Utilitzar calendaris de GAFE (Google apps for education) per reservar aules i recursos

El procés de configuració no és senzill, però un cop feta la configuració inicial, la utilització posterior si que és senzilla.

Configuració inicial


L’administrador del GAFE ha d’entrar al panell de control i accedir a les propietats dels calendaris. Allà tindrà la pestanya Recursos (Resources) on podrà crear un calendari per un recurs. En l’exemple, he creat un calendari per a una aula d’informàtica.

calendar2

Un cop creat, l’administrador és qui l’ha de compartir. Per fer-ho, primer l’ha de trobar, cosa que no serà senzilla.

Ha d’accedir als seus calendaris i seleccionar la fletxa de la dreta d’Altres calendaris. I triar l’opció Navega per calendaris interessants:

calendar3

Ara ha de seleccionar la pestanya Més i triar Recursos interessants per nom del domini

calendar4

Finalment li apareixerà la llista de calendaris de recursos que hagi creat. Només ha de subscriure’s. Si ho fa, ja tindrà el calendari afegit al seus calendaris, com un calendari qualsevol. Si hi ha hores en que la sala ja està ocupada per classes ordinàries, l’administrador les podrà afegir de la forma habitual que s’afegeixen esdeveniments.

Ara toca compartir-lo amb tots els professors del centre. S’ha de fer igual que qualsevol altra calendari i s’ha de donar permís per veure tota la informació dels esdeveniments.

Si es comparteix professors per professors, a aquests els apareixerà directament dins els seus calendaris, en l’apartat Altres calendaris. Si es comparteix a un grup de Google, per veure’l els professors hauran de fer el mateix procediment que l’administrador (Navegar pels calendaris interessants, pestanya més…), tot i que per poder reservar recursos no és necessari que els professors s’afegeixin el calendari.

Fins aquí la configuració inicial.

Utilització dels calendaris de recursos


Quan un professor vol reservar una aula, ha de crear un esdeveniment al seu calendari el dia i hora en que vol fer la reserva.

Si edita l’esdeveniment, a la part dreta pot triar l’opció Sales. Si l’aula està lliure en aquella hora, podrà seleccionar-la i quan desi l’esdeveniment quedarà reservada.

calendar5

Si l’aula ja estigués reservada per algun altre professor, l’aula no apareixeria.

Com deia, la utilització del calendari és molt senzilla, tot i que serà necessària una formació pel professorat. Però val la pena, ja que crec important tenir les eines de gestió centralitzades en una mateixa plataforma. Simplifica les coses al professorat.

Rebre alertes quan es contestin formularis de Google

Primer veiem com crear aquestes notificacions.

Es crea un formulari i el seu full de respostes. Per crear aquest full de respostes cal seleccionar el botó Tria la destinació de les respostes.

googleform2

Després es tanca el formulari i s’obre el full de respostes. En el menú Eines, hi ha l’opció Regles de notificació.

googleform3

Podreu definir avisos per unes quantes situacions, i decidir si voleu un correu per cada situació o bé un resum diari.

googleform4

Un cop vist el seu funcionament, poso tres aplicacions dels formularis que sense aquests avisos per correu serien poc viables, ja que hauríem d’estar constantment mirant si algú ha contestat o no. Algunes d’elles es podrien fer directament per correu, però si s’utilitza un formulari ens assegurem que quin respon el formulari ens indica els camps obligatoris que nosaltres volem.

  • Comunicació d’incidències de manteniment: si tenim una site d’organització interna de centre (opció molt recomanable), hi podem incrustar un formulari per tal que els professors avisin d’incidències (ja siguin de manteniment informàtic, d’aules …). El responsable, que és qui haurà creat el formulari, rebrà un correu cada cop que algú contesti el formulari indicant una incidència.
  • Petició d’entrevistes dels pares: Els pares poden demanar entrevista amb els tutors amb un formulari. Així ja trien el dia i hora que els va bé, dins dels que els oferim. Si a més en el formulari hem usat formlimiter (un google script que explicaré en propers articles), podrem fer que els horaris on ja tenim entrevistes amb pares no surtin al formulari.
  • Faltes en contra la normativa de convivència: Si el centre utilitza faltes de disciplina per imposar sancions als alumnes que no compleixen la normativa de convivència, es poden utilitzar formularis per mantenir-ne un registre. El professor que imposi una falta només ha d’omplir un formulari amb les dades i automàticament queda registrat i s’avisa al tutor que correspon.

Només n’he posat tres a tall d’exemple però, evidentment, en un centre educatiu es poden trobar moltes més aplicacions. I no només en l’àmbit de gestió, sinó en activitats amb els alumnes. Si algú fa servir aquests avisos dels formularis per altres aplicacions, estaré content si ho compartiu en els comentaris.

Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.

Combinar documents del Drive, amb Google apps script

scriptGoogle ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència. Continue reading “Combinar documents del Drive, amb Google apps script”

Google Drive: compartir carpetes o documents?

La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:

  • Curs 2013-2014
    • Grups
    • Horaris
    • RED (reunions d’equip docent)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guàrdies
    • Crèdits de síntesi
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. gdrive1Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.

Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). gdrive2De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.

A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.

Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.