Quan s’utilitza Google Drive en una organització i es comparteixen carpetes, podem tenir algun problema: alguns fitxers poden, en aparença, desaparèixer. És el que s’anomena arxius orfes.
Ja he parlat en altres ocasions que és millor compartir carpetes que no pas arxius. De fet, si es pot, és millor utilitzar Unitats d’equip.
Un dels perills de compartir carpetes amb permisos d’escriptura és que algú esborri un arxiu per error. Imaginem una estructura complexa de carpetes. Suposem 1 carpeta principal. A partir d’aquí, 10 o 12 subcarpetes. En cada una d’elles 4 o 5 més… i així uns quant nivells. A cada carpeta hi pot haver 10 o 15 arxius… Total, que si tot està ben ordenat, perfecte, tenim la documentació del centre ordenada i localitzable, però un munt d’arxius i carpetes.
En algunes carpetes, hi haurà persones que tindran permís de només lectura i altres que podran escriure i esborrar. I aquí ve el problema. Què passa si, per error, algú esborra un arxiu? A Drive, els arxius no es poden esborrar, però desapareixen.
Si l’ha esborrat el propietari, cap problema, ha anat a la paperera i serà senzill de trobar i recol·locar a lloc.
Però, i si qui l’ha esborrat no és el propietari? L’arxiu desapareix de la carpeta i, per tant, li desapareix a tothom (propietari inclòs). No s’ha esborrat, però no es veu per enlloc. Com el podem recuperar?
Hi ha dues maneres i les dues les ha de fer el propietari.
Directament amb el cercador pel nom de l’arxiu
- Si el propietari se n’adona, és molt senzill. Només cal que busqui l’arxiu amb el cercador del seu Drive. Encara que no estigui en cap carpeta, apareixerà a la cerca i el podrà recol·locar a la carpeta que toqui.
Utilitzant paràmetres en el cercador sense el nom de l’arxiu
- No sempre el propietari s’adona que ha desaparegut un arxiu. Ja hem vist que, fàcilment, podem tenir centenars (o milers) de documents. Com saber que algú n’ha esborrat algun? Igual ni se n’ha adonat que l’ha esborrat.
Es pot utilitzar el cercador, però amb uns paràmetres especials: is:unorganized owner:me
D’aquesta manera, sense indicar el nom, apareixeran tots aquells arxius que no estan a cap carpeta i que nosaltres en som els propietaris. És important la segona part, owner:me. Si no s’indica, apareixeran tots els arxius que no estiguin a cap carpeta, sigui qui sigui el propietari. Bàsicament, ens apareixeran tots els arxius que hi ha a Compartits amb mi i que no haguem mogut a cap carpeta del nostre Drive. Vaja, que la llista pot ser molt llarga.
Si afegim el owner:me, només surten els arxius que nosaltres hem creat i que no estan a una carpeta. I com podem tenir arxius que no estan a cap carpeta? Segurament perquè els vam posar en una carpeta compartida i algú els va esborrar per error.
Així que, si voleu estar segurs que ningú mou arxius vostres de carpetes compartides, de tant en tant, feu una cerca d’aquests arxius. Si no apareix res a la cerca, estareu ben tranquils que tot segueix a lloc.
