Google Drive: compartir carpetes o documents?

Compartiu!

La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:

  • Curs 2013-2014
    • Grups
    • Horaris
    • RED (reunions d’equip docent)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guàrdies
    • Crèdits de síntesi
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. gdrive1Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.

Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). gdrive2De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.

A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.

Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.

Compartiu!

2 Responses to “Google Drive: compartir carpetes o documents?”

  1. Muy buena explicación, correcta y sencilla, que es lo difícil.
    Nosotros usamos este método.
    Recomiendo dar a las carpetas superiores permisos más bajos que a las contenidas en ellas.
    Si dentro de la de orden superior metemos varias y a éstas les damos permisos diferentes pueden aparecer, o no, en los usuarios con acceso a la carpeta de orden superior. Esto puede suponer una ventaja para el administrador.
    Mi amigo Martín G. Valle detectó un problema en este tipo de estructura de carpetas y es que en algunos casos interesa que el propietario de los documentos contenidos en ellas sea el centro (p.ej. programaciones didácticas).
    Ese caso lo resolvimos con autocrat.
    Otro apunte interesante puede ser que en centros con Google Apps Educación es conveniente crear un usuario “virtual” que sea el contenedor de esas carpetas y el propietario de los documentos de interés general. Esta es la opción que estamos implementando en mi centro.
    un abrazo Jaume
    Pedro

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *