Organizando Google Drive

Cada uno ordena los archivos como le va mejor, pero si hay que tener en cuenta algunas normas básicas que nos pueden ayudar.

Los documentos que usamos, deben estar archivados en Mi unidad. Deben estar los que nosaotros hemos creado y los que nos han compartido.
Para poder hacerlo correctamente, primero debemos crear en Mi unidad un estructura lógica de carpetas y subcarpetas.

Para crear esta estructura hay infinidad de maneras. Las más habituales son dos. Hay quien lo hace por cursos, y dentro de cada curso subdivide en temas.

Y también hay quien directamente divide Mi unidad en carpetas para temas diferentes.
Sea como sea, lo más importante es tener una organización clara de cómo ordenamos los documentos y de qué guardaremos en cada carpeta.
Creamos los documentos a la carpeta/as correspondientes
Cuando creamos un nuevo documento lo podemos hacer directamente en la carpeta que tenga que ir, así encontrarlo no requerirá ningún esfuerzo. Si es un documento que tenemos en el ordenador y lo tenemos que subir al Drive, lo podemos hacer arrastrándolo directamente a la carpeta que le corresponde.
Movemos los documentos que nos comparten a la carpeta correspondiente.
Si nos comparten un documento (ya sea directamente o por grupos) recibiremos un correo avisándonos. Si quien comparte omite este envío, lo encontraremos en Compartido conmigo si nos lo han compartido directamente. Si nos lo han compartido a través de un grupo, recuerde que sin el mail no podremos encontrar el documento de ninguna manera (consulte el artículo Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google)
Sea como sea, una vez hemos localizado el documento y lo hemos abierto, tenemos que decidir si nos será necesario en un futuro. Si es así, conviene guardarlo en Mi unidad.
Con el documento abierto, utilice el botón carpeta que hay justo al lado del título.
Fácilmente podemos elegir en qué carpeta lo queremos guardar.
Si se sigue este procedimiento:
  • Recibimos el correo avisando que nos han compartido un documento.
  • Abrimos el documento.
  • Si es necesario utilizarlo en un futuro, movemos el documento a la carpeta de nuestra unidad que queramos, con el botón carpeta.

encontrar documentos en un futuro no será ningún problema.

Movemos carpetas compartidas.
De la misma manera que hemos movido archivos, también podemos mover carpetas compartidas. Si nos comparten una carpeta con subcarpetas y archivos dentro y lo tendremos que consultar más adelante, una muy buena idea es arrastrarla a nuestra unidad, dentro de la carpeta que tengamos creada que queramos.
ATENCIÓN que esto tiene un peligro para centros que ya estén funcionando con Drive. Si hasta ahora no hemos arrastrado carpetas a mi unidad, nos podemos encontrar con la situación que nos hayan compartido una carpeta y nosotros hayamos subido más archivos.
Si esta carpeta se mueve, como que dentro hay archivos que son nuestros, estos archivos se considera que cambian de lugar y por lo tanto el resto de usuarios no podrá verlos.
Por tanto, si no desea que desaparezcan archivos, NO mueva carpetas que tengan dentro ficheros creados por usted.
Si se encuentra en este caso, la mejor manera de localizar estas carpetas, es usar la opción Destacar.
Si destaca alguna carpeta le saldrá al hacer clic a la derecha, en destacados.
¿Y la aplicación de Google Drive que se instala en el ordenador?
Esta aplicación lo único que hace es sincronizar una carpeta del ordenador con Mi unidad. Por tanto, nos sirve como copia de seguridad de todo lo que tengamos en Google Drive (atención que los documentos que estén en formato Google Drive no los copia, sólo copia un enlace). Y nos permite hacer modificaciones a archivos cuando no tenemos internet en el ordenador que se sincronizarán automáticamente cuando el ordenador se conecte. Vaya, funciona como un Dropbox.

Rúbricas con el nuevo formato de Google Forms

Con el nuevo formato esto cambia. Se crea un archivo para el formulario y otro independiente para las respuestas. Así la reutilización es inmediata.

En la configuración del formulario, se indica qué hoja de cálculo de Google Drive servirá para las respuestas (puede ser una existente o una nueva). Cuando los usuarios respondan el formulario, en la hoja de cálculo aparecerán las respuestas.
Cuando se quiera volver a utilizar el formulario, sólo habrá que entrar e indicar que las respuestas vayan a otra hoja de cálculo.
Esto es aplicable, entre otras muchas cosas, la evaluación por rúbricas. Por la experiencia que tengo de los últimos cursos, entre el profesorado la evaluación por rúbricas es muy bien acogida, pero su utilización se ve frenada por la complicación de utilizar herramientas informáticas para recoger datos y gestionarlos de forma eficiente.

Con este nuevo formato de Google Forms, crear plantillas para los profesores es bastante sencillo.

  • Se pueden crear formularios que sean las rúbricas consensuadas por el claustro, para las puedan utilizar los alumnos para coevaluar o el profesor para evaluar a los alumnos.
  • Se pueden crear hojas de cálculos donde se haga el análisis de estas rúbricas: que se pueda ver qué respuestas ha recibido cada alumno, si ha mejorado respecto a una evaluación anterior, ver agrupaciones por grupo clase, calcular una nota de aquella rúbrica (aunque esto presenta muchas dificultades, ya que pasar de la evaluación cualitativa en la cuantitativa no es nada sencillo) …
Si el centro tiene estas plantillas creadas, el profesor sólo tiene que hacerse una copia del formulario rúbrica que quiere utilizar, hacerse una copia de la hoja de cálculo de análisis de respuestas y configurarlo para que las respuestas vayan a la hoja correcta.
La idea es prepararlo todo para que el profesorado no tenga que perder tiempo (y motivación) preparando hojas de cálculo y formularios, sino que realmente invierta el tiempo en aplicarlo en el aula.

Indentificarnos en Moodle con nuestro usuario de Google apps

Así, por ejemplo, si queremos utilizar la aplicación Prezi y no queremos tener otro usuario y otra contraseña, podemos identificarnos con nuestro usuario de Facebook. A través del protocolo, seremos redirigidos a la web de Facebook y, si damos permiso, Facebook comprobará que los datos son correctos y nos volverá a la web de Prezi ya identificados.


Esto mismo lo podemos utilizar para evitar que un alumno tenga un usuario en Google apps for education y otro en Moodle. Podemos configurar Moodle para que, utilizando el protocolo OAuth 2, utilice usuarios de Google apps for education.
Es importante tener en cuenta que activar esta opción no deshabilita las otras identificaciones. Por tanto, los usuarios que no se modifiquen seguirán entrando con usuario y contraseña sin ningún problema.

Para conseguir esta funcionalidad, tendremos que instalar en el servidor Moodle una extensión llamada Oauth2 Authenticacion. Este conector también permite utilizar usuarios de Facebook o de WindowsLive, pero aquí nos centraremos en los usuarios de Google apps for education.

Las instrucciones de los desarrolladores son muy sencillas, pero cuando se implementa no resultan tan sencillas para las personas poco expertas. Así que citaré los pasos que nos recomiendan y comentaré los añadidos que hay que hacer:

1. – Descargar la extensión de la dirección https://moodle.org/plugins/view.php?plugin=auth_googleoauth2
Esta extensión sirve para las versión 2.1 y superior (incluida la última, la 2.5)

2. – Añadir el conector en la carpeta / auth/googleoauth2 / del servidor
Se puede hacer por FTP o a través de alguna aplicación de su hosting.

3. – Dentro del menú de Administración de Moodle, habilitar la extensión Google OAuth 2 (Administración del sitio> Extensiones> Identificación> Gestión de la identificación)

4. – En la configuración del conector OAuth 2 (Administración del sitio> Extensiones> Identificación> Google OAuth 2), introducir el Google cliente ID y Google secreto.
Aquí surge la primera dificultat para los inexpertos en la materia. Para conseguir estos datos, hay que ir a la dirección  https://code.google.com/apis/console. En ésta dirección, si tenemos Google apps for education, encontraremos los dadtos que necesitamos (en la captura he borrado parte de los datos por seguridad).
Los desarrolladores no lo avisan, pero ya que estamos en ésta página de la API de Google, aprovecharemos y cambiaremos un par de cosas más. Con el botón Edit branding information, introduciremos  la Home page URL del sitio Moodle. Y con el enlace Edit settings, se puede poner la Redirect URLs. Tiene que ser la dirección de vuestro Moodle, añadiendo  auth/googleoauth2/google_redirect.php
Ara ya tenemos configurado Moodle y Google para que se puedan pasar identificaciones.
5- Cambiar la plantilla HTML de entrada, añadiendo código.
Nos falta modificar la páina de Moodle dónde se pide usuario y contraseña. En esta página (si vuestro tema no utilitza una específica), está en login/index_form.html
Editamos este archivo y añadimos el siguiente código al final (en negrita está la dirección de la imagen que los usuariomos deben clicar).


<?php
//get previous auth provider
$allauthproviders = optional_param('allauthproviders', false, PARAM_BOOL);
$cookiename = 'MOODLEGOOGLEOAUTH2_'.$CFG->sessioncookie;
if (empty($_COOKIE[$cookiename])) {
$authprovider = '';
} else {
$authprovider = $_COOKIE[$cookiename];
}
?>
<center>
<?php
echo get_string('signinwithanaccount','auth_googleoauth2');
?>
<div style="width:'1%'">
<?php
$displayprovider = ((empty($authprovider) || $authprovider == 'google' || $allauthproviders) && get_config('auth/googleoauth2', 'googleclientid'));
$providerdisplaystyle = $displayprovider?'display:inline-block;':'display:none;';
?>
<div class="singinprovider" style="<?php echo $providerdisplaystyle; ?>">
<a href="https://accounts.google.com/o/oauth2/auth?client_id=<?php echo get_config('auth/googleoauth2', 'googleclientid'); ?>&redirect_uri=<?php echo $CFG->wwwroot; ?>/auth/googleoauth2/google_redirect.php&scope=https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email&response_type=code">
<img width="118" height="52" src="direccion_de_la_imagen_del_boton" />
</a>
</div>
</center>

La página para identificarse quedará, según el tema y la imagen que seleccioneis, de una forma parecida a:
Pulsando el botón, el alumno (o profesor) utilizará su usuario de Google apps for education. Si el usuario no existe en Moodle, automáticamente lo creará.
Si ya existe, deberá realizar un último paso para modificarle el perfil indicando que desea que utilice el Google OAuth 2.

6 – Modificar el perfil de los usuarios ya creados y elegir identificación Google Oath2.

Los usuarios creados previamente, si no se realiza ningún cambio, seguirán entrando con usuario y contraseña. Si se queire que utilicen el usuari de Google apps for education, se deberá entrar en su perfil de Moodle y asegurarse de dos cosas:

  • Que, en el campo dirección electrónica tenga la dirección correcta de su usuario de Google apps for education.
  • Que, en el método de indentificación, tenga elegido Google Oauth2.

Google apps y los menores de 13 años

Si tenemos un Google apps for education, por defecto este problema no lo tenemos. El servicio de Google+ viene desactivado y, por tanto, podemos crear usuarios de correo (con acceso a Google drive y Google sites) sin ningún problema con la edad.

Pero cuidado, que si activamos el servicio de Google+ podemos tener problemas. De hecho, hace cosa de un mes decidí habilitar el servicio para hacer pruebas con las comunidades virtuales. Todo funcionaba correctamente. Creé una comunidad virtual con los alumnos de 4 º y ya empezamos a usarla.

Pero de rebote, algunos alumnos de 2 º de ESO, vieron que estaba actividado y se crearon un perfil en Google+. Muy bien por su iniciativa y autonomía, ya que nadie les había explicado que estaba activado ni cómo configurarlo.

Problema: al crearse un perfil de Google+ y no tener la edad correspondiente, Google les desactiva el usuario. Esto no se instantáneo, han pasado un par de semanas, pero los usuarios han acabado desactivados.
Por suerte, como es un Google apps for education el administrador puede volver a activarlos. De hecho, lo que puede hacer es cambiarles la edad, jurando que la nueva edad es cierta y mayor que 13 años.

Solución: para evitar tener que mentir con la edad, lo que hay que hacer es desactivar el Google+ para todos y activarlo sólo para un grupos de alumnos, los de 3 º y 4 º de ESO. ¡Ah, y también por los profes!
Para poder hacerlo, dentro del panel de control de Google apps for education, en el apartado de los Usuarios, deberá crear suborganizaciones. Una vez creadas, acceda a la pestaña servicios de la suborganització y active el servicio de Google+.