Monotorizar Google Drive

Esta herramienta nos da varios gráficos con información sobre el uso. En la siguiente imagen, a modo de ejemplo, nos indica los tipos de documento que hay almacenado en el Drive de nuestro dominio. Se puede ver que los documentos en formato Drive empiezan a ser bastante numerosos, aunque todavía no son mayoritarios.

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Podemos ver lo mismo, pero con los ficheros que nuestros usuarios tienen almacenados en su ordenador, en la carpeta de Google Drive.

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La aplicación ofrece otros gráficos interesantes: número de documentos, últimos creados, usuarios con más cuota ocupada …

Para instalar la aplicación, basta con ir a Google Marketplace y instalarla:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Una vez instalada, accediendo a la dirección https://freetools.spanning.com/stats/ se podrán consultar todos los gráficos.

Combinar documentos de Drive, con Google apps script

scriptGoogle ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados ​​en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.
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Google Drive: ¿compartir carpetas o documentos?

La idea es muy senzilla. Dirección, por ejemplo, crea una estructura de carpetas y asigna permisos a cada una (empezando por la carpeta superior, ya que los permisos se heredan de la carpeta superior). Un ejemplo sería:

  • Curos 2013-2014
    • Grupos
    • Horarios
    • RED (reuniones de equipos docentes)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guardias
    • Creditos de síntesis
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que hay que compartir es Curso 2013-2014 y, si se han asignado los permisos, las demás carpetas serán accesibles automáticamente. Si la carpeta Curso 2013-2014 se comparte con todos los profesores, mejor a través de un grupo (Compartiendo documentos y calendario con grupos de Google), todos recibirán un correo con el enlace. Al abrir la carpeta, veurán su contenido y un botón que les permite añadir esta carpeta a su unidad, para tenerla localizada siempre fácilmente. gdrive1Ya no será necesario compartir los documents individualmente. Poniéndolos en la carpeta correspondiente todos tendrá acceso inmediato y de forma organizada.

Eso si, cuando se cuelga un documento no se envía ningún correo. Si se quiere avisar, habrá que utilizar la opción Manda un correo a los colaboradores, que se encuentra dentro del botón Más (si se ha seleccionado el documento). gdrive2De la misma forma, se pueden crear carpetas para Departamentos, para Grupos de alumnos, etc.

Además, si un profesor nuevo se incorpora al centro, solo hay que proporcionarle el enlace de la carpeta inicial y automáticamente tendrá todos los documents anteriores ordenados perfectamente.

Me parece una manera senzilla de que todo el mundo tenga ordenados los documentos compartidos.

Mapas conceptuales y diagramas con Lucidchart

Aplicaciones de este estilo hay unas cuantas, como CmapTools o Gliffy, pero yo me quedo con esta por tres razones: la primera es que permite una cantidad increíble de diagramas diferentes, la segunda es que tiene una versión educativa totalmente gratuita y la tercera es su integración total con las cuentas de Google y Google apps for Education, compartiendo y trabajando colaborativamente.

Gran cantidad de formas

Cuando se entra a la aplicación con un usuario, aparecen las formas por defecto, pero se tiene la opción de añadir muchas más.

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Se pueden encontrar las típicas formas de los diagramas y muchas más. Formas de arquitectura (para hacer planos), de circuitos eléctricos, de redes de ordenadores …

Además, se pueden importar las imágenes que se deseen.

Versión educativa

Si su centro no tiene Google apps for education y tampoco se dispone de ningún usuario de Google, se pueden registrar normalmente en https://www.lucidchart.com/users/registerPersonal. Elijan la versión Free que está limitada en espacio y compartición.

Una vez registrados pueden acceder a https://www.lucidchart.com/education y pedir que les actualicen la cuenta (Request free upgrage). Al cabo de pocas horas tendrán la cuenta actualizada y sin limitaciones.

Integración total con Google

Si también se usa Google drive, es ideal conectar la cuenta de LucidChart con la del Google, así se trabaja desde Drive. Si se ha hecho esta integración, cuando se quiere crear un diagrama se puede ir a Google Drive y con el botón CREAR aparece LucidChart.

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Si al crear el usuario, en lugar de crear un usuario para LucidChart se elige la opción de usar el usuario de Google, esta integración ya es automática.

Integración total con Google apps for Education

Para evitar que cada alumno y cada profesor se cree una cuenta (o la enlacen a la de Google) y pidan la actualización de la cuenta, se puede integrar automáticamente en un dominio de Google apps for education. De esta forma se instala en todos los usuarios del dominio y no será necesario que nadie se registre. Todo el mundo lo encontrará en la barra junto a Gmail, Drive, Calendar …

Para ello el administrador deberá instalar la aplicación en el dominio de Google apps con el siguiente enlace:
https://www.google.com/enterprise/marketplace/viewListing?productListingId=4179+16050908505450606803&pli=1

Después deberá solicitar la actualización para su cuenta de administrador, así no habrá que pagar: https://www.lucidchart.com/education

A los usuarios ya existentes en Google apps for education, les aparecerá en la barra negra de Google, donde hay Gmail, Drive, Calendar …

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Si hacen clic en Lucidchart, les pedirá permiso para acceder a su nombre y dirección y si lo conceden, les quedará instalado.

Cuando desde Drive accedan a hacer un nuevo documento, les aparecerá también Lucidchart y será como un archivo más de Google Drive. Se podrá compartir, abrir y modificar simultáneamente por más de un usuario, y guardar en las carpetas del Drive.

Los usuarios que se creen nuevos en Google apps, no hace falta ni que dé permiso a LucidChart, ya lo tienen integrado del todo.

Trabajo off-line

Para redondearlo, se puede descargar la siguiente aplicación para Chrome:
https://chrome.google.com/webstore/detail/lucidchart-diagram-app/djejicklhojeokkfmdelnempiecmdomj?utm_source=chrome-ntp-icon
Con ella, si está haciendo un diagrama que sólo utilicemos nosotros, se podrá seguir trabajando sin conexión a Internet.

En resumen, una buena herramienta para que la utilice todo el centro para hacer esquemas, mapas conceptuales y diagramas.

Herramientas 2.0: unificación en el centro

La idea es sencilla. Mirar qué tareas realizan los alumnos en varias asignaturas (presentaciones, documentos online, diagramas, mapas conceptuales, edición de audio y de vídeo …). Y una vez hecha la lista, elegir qué herramienta 2.0 o herramienta de escritorio usaremos todo el profesorado.

Habrá profesores que no les gustará la idea y les parecerá que esto uniformiza y les quita autonomía, pero simplificamos la vida a los alumnos. Y, curiosamente, el rechazo suele ser por la dificultad del profesorado en acostumbrarse a herramientas que no ha utilizado. Si ya estamos acostumbrados a una, es difícil cambiar. Y es exactamente lo que hacemos a los alumnos: en cada asignatura que aprender una herramienta diferente.

Pensando siempre que la tecnología, y en este caso las herramienta 2.0, es un medio y nunca un fin (exceptuando las asignaturas de informática), merece la pena ponerse de acuerdo. Y no sólo en un equipo docente, sino en todo el centro. Aparte de la simplificación para los alumnos a nivel de uso, también les ayudamos a nivel de recordar nombres de usuario y de contraseñas.

Puede parecer algo obvio y lógico, pero la verdad es que no es tan habitual en los centros docentes, donde demasiadas veces «cada maestrillo tiene su librillo«. Y ponerse de acuerdo, no siempre es sencillo. Así que paciencia.

En próximos artículos explicaré las herramientas que yo utilizo para tareas comunes, pensando en facilidad para los alumnos, en los objetivos que queremos conseguir con su uso y también con la integración con otros servicios (redes sociales, Google apps …) .