Si teniu un domini de G Suite (antic Google apps) for education, teniu accés a un panell de control molt potent, on es poden configurar moltes opcions. A vegades, per desconeixement, fem proves, activem opcions i podem tenir alguna sorpresa. És el cas del Google group for business que, si s’activa, s’ha de vigilar amb la configuració dels grups per no tenir problemes de privacitat.
Si accedim al nostre panell de control de G Suite, apartat Aplicacions / G Suite, podrem veure les aplicacions que estan actives. Per defecte, Groups for business no hi és. Si es vol afegir, cal fer clic al signe + que hi ha a la part superior dreta. Un cop afegit, apareixerà ja a la llista.
Per a què serveix?
Si s’activa, els usuaris poden accedir a l’adreça groups. google.com com a domini. Cada usuari veurà els grups als que pertany i podran recuperar qualsevol missatge que s’hagués enviat al grup. A més, qualsevol propietari del grup podrà, des d’aquesta adreça, gestionar els membres del grup. De tal manera que l’administrador s’allibera de la feixuga tasca d’anar actualitzant els membres del grup.
Quin problema té?
El problema està en la configuració per defecte dels grups. Quan un administrador crea un grup des del panell de control
per defecte, el tipus de grup que crea és EQUIPO (Dominio)
I això que vol dir? Que tots els usuaris del domini (professors, alumnes, famílies…), tot i que no rebin els correus d’aquest grup perquè no en formin part, poden accedir al web del grup i veure tots els missatges.
En realitat és molt senzill. Només cal que accedeixi a la següent adreça, i veurà el grup que vulgui:
https://groups.google.com/a/NOM_DEL_DOMINI/forum/#!forum/NOM_DEL_GRUP
on NOM_DEL_DOMINI és el domini d’internet (en el meu cas salasixandri.cat) i el NOM_DEL_GRUP és el nom que surt quan li escrivim un correu. Així que fàcilment es poden saber les dues dades per qualsevol grup de qualsevol domini.
Imagineu-vos els problemes que pot causar. Algun alumne espavilat se n’adona i veu tots els correus del grup de professors.
Solucions
La més fàcil és no utilitzar Groups for business. Però, com que té utilitats força útils, vegem-ne alguna altra. No ens serveix eliminar-lo només dels alumnes, ja que algun professors podria veure els correus de direcció, per exemple.
La solució ideal és revisar el tipus de grups que tenim i canviar-los tots perquè no siguin del tipus EQUIPO.
Accedint a la configuració del grup, trobarem l’opció Configuració d’accés
Un cop dins, podem seleccionar quin usuaris poden veure els temes, els membres… Només cal eliminar Tots els membres de l’organització de les visualitzacions.
Desconec perquè el tipus per defecte porta activada la visualització per tothom. Sembla més lògic assegurar la privacitat evitant-ho. Però, en tot cas, hem vist que de forma força senzilla es pot limitar.
He revisado esta configuración en los grupos que he creado y ya vienen configurados para solo mostrar y publicar mensajes a los miembros del grupo, he adquirido hace pocas semanas el servicio así que debe ser por eso, saludos
Es posible que en los nuevos dominios ya esté configurado correctament de inicio. Mucho mejor. Gracias por avisar.