Usuaris per a famílies en un domini Google apps for education

Compartiu!

family-76781_640Fa ja uns quants anys que treballo amb Google apps for education. De fet, n’he fet la implementació en dos instituts i he assessorat a un tercer a fer-la. I no ha estat fins aquest curs que m’he decidit a donar un usuari a cada família. El motiu de no fer-ho abans era senzill: si no oferim als pares prou coses importants, tindran l’usuari però no l’utilitzaran i, per tant, no serà útil. En aquest article explicaré els serveis que oferim a les famílies i que, fins ara, fa que més del 80% accedeixin amb l’usuari almenys un cop per setmana.

El primer que vaig fer va ser crear una Site (amb tecnologia Google Sites) on només puguin accedir les famílies amb el seu usuari. Aquesta Zona de famílies està enllaçada al web del centre.

fam1

És en aquesta Site on posem els serveis que les famílies tenen. Els bàsics i que més clar tenia que hi havien de ser són:

  • Correu electrònic: totes les comunicacions amb la família es fan en aquest correu que els proporcionem. D’aquesta manera evitem el problema de correus retornats, canvis de mail… A més, els recomanem a les famílies que, si en disposen, se’l configurin al seu smartphone.
  • Calendaris: tenim dos calendaris per a les famílies. Un de general del centre, amb les festes, vacances, inici de trimestre, lliurament de notes, etc. i un altre del grup del seu fill, on poden veure sortides i deures. Tots els professors posem els deures en aquest calendari i així les famílies poden veure quin deures, lliurament de treballs, dates de projectes o controls que tenen els alumnes.
    Aquest calendari també ajuda als professors a anar més coordinats, ja que tots podem veure quines tasques tenen els alumnes i decidir si en posem o no per evitar sobrecarregar-los.

No teníem clar que utilitzessin el correu, ja que tampoc enviem massa comunicacions. Així, que hem augmentat les funcionalitats del correu:

  • Avís per mail d’absències i retards: amb un script que vaig crear, cada matí passem llista i si algun alumne arriba tard i no ve a classe, enviem un mail a la família al correu de centre avisant. D’aquesta manera sempre està la família informada. L’script és públic i es pot trobar en aquesta adreça.
  • Avís d’incidències: de la mateixa manera, un altre script envia mails a les famílies si hi ha incidències. Bàsicament faltes de comportament, deures que l’alumne no ha fet o material que no ha portat. En la mateixa adreça també es pot trobar.

Amb aquests serveis bàsics, crèiem que les famílies ja es configurarien el correu però igual no accedirien mai a la Zona de famílies. Així que hi he afegit algunes funcionalitats:

  • Informe de l’alumne: amb un altre script que vaig dissenyat, que també és públic i es pot trobar en aquesta adreça,  quan les famílies accedeixen a aquest apartat de la Zona de famílies, els apareix un resum d’absències i retardsm justificats i no justificats, i la llista d’incidències. Tota la informació l’han rebut per mail, però és bo que en qualsevol moment en puguin veure un resum.
  • Informes d’avaluacions: accedint a aquest apartat, cada família pot veure els informes d’avaluació del seu fill. Tan el d’avaluació inicial com de les avaluacions trimestrals. Aquest apartat és més senzills que els anteriors, ja que no cal cap script. Comparteixo una carpeta amb totes les famílies, ho copia tots els informes d’avaluació, elimino els permisos a les famílies dels informes i, arxiu per arxiu, dono permís només a la famílies corresponent. Ja només queda anar a la Site i inserir la carpeta del Drive.
    Com que les famílies tenen permís a la carpeta no hi ha problema. I només apareixen els informes del seu fill, ja que són els únics on tenen permís de visualització.
  • Novetats: a la pàgina principal, hi posem novetats que creiem que poden ser interessants per les famílies, però que no són imprescindibles. Així evitem carregar el correu electrònic i podem afegir-hi recomanacions.
  • Fotografies: intentem registrar moltes de les activitats que fan els alumnes. Tot i tenir els drets d’imatge signats per les famílies, no ens sembla massa correcte penjar centenars de fotos publicament. Així que al web públic en pengem només un parell per activitat. A l’estil dels informes d’avaluació, a la zona de famílies tenim una carpeta per cada grup on hi pengem les fotografies completes de les activitats en subcarpetes. Cada família només pot accedir a les fotografies del grup del seu fill.
  • Altres informacions: finalment tenim alguns apartat d’enllaços d’interès, de les dates més destacades, etc.

Segur que anirem afegint més funcions. I si algú en fa alguna que no haguem apuntat, estaré molt content que ho digueu als comentaris. Així segur que anirem millorant el servei que oferim a les famílies.

Certament que hi ha sistemes comercials que fan aquestes funcions i moltes més, però sense invertir ni un euro ens sembla que hem aconseguit un sistema prou interessant per tal que les famílies estiguin informades i, a més, puguin participar i dir la seva, ja que el correu l’utilitzen molt per comunicar-se amb els tutors.

Compartiu!

4 Responses to “Usuaris per a famílies en un domini Google apps for education”

  1. arturo ha dit:

    quisiera saber mas sobre el tema, me parece interesante para institutos

    • Jaume Feliu ha dit:

      Hola Arturo.
      Pues, la verdad, no sé que más exponer sobre el tema. He explicado lo que he configurado en mi instituto y he compartido los scripts que uso.
      Si puedes concretar, gustosamente te contestaré.

  2. Juan Manuel ha dit:

    Hola, Señores de Tecnocentres.

    Estoy haciendo un scrips con googles-apps, donde quiero que todos los emails de un mismo thread el cual contiene el mismo subject (llegan varios en un mismo día, con el mismo suject, pero con distinto horarios). Y a estos emails los quiero pasar de la etiqueta que esta a otra etiqueta. Me podrían ayudar?

    Gracias
    Saludos.

    • Jaume Feliu ha dit:

      Hola Juan,

      Tecnocentros es un espacio dónde una sólo profesor, yo mismo, publico y explico mi experiencia. De ahí que puedo ayudar a personas que aplican scripts que yo he creado, pero no puedo asesorar a otras personas que quiren realizar otros scripts, ya que no dispongo de tanto tiempo 🙁

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *