%%sitename%%

Traspassant tota la informació entre dos comptes de Google

Posted on 15 de maig de 201416 de setembre de 2017 by Jaume Feliu

La veritat és que no ho tenen fàcil per recuperar tot el que tenen i passar-ho a un altre compte. El procés que els recomano és llarg i cal anar fent-lo servei per servei. Existeix una aplicació de Google que serveix per fer còpia de tot un compte, que s’anomena Google Take out, però té un problema força greu. Serveix per a fer còpies, però no té cap aplicació per restaurar-les. Així que pel que volem no ens serveix 🙁

No queda altre remei que anar servei per servei per traspassar la informació. Anem a veure els serveis més importants.

Correu

Per al correu els recomano que facin dues accions.

Primer, que vagin al compte que tenen de l’institut i accedeixin a la configuració.

Que triïn l’opció Reenviament i POP/IMAP i accedeixin a la primera opció, Afegeix una adreça de reenviament. Caldrà indicar la seva nova adreça de Gmail i així, a partir d’aquell moment, qualsevol correu que rebin a l’adreça de l’institut s’enviarà també al nou correu.

Segon, que vagin al compte de correu nou i accedeixin a la configuració. Que triïn l’opció Comptes i importació. Al final de tot poden afegir un compte de correu POP3.

Els demanarà que introdueixin l’adreça de correu i automàticament els apareixerà una pantalla on hauran alguns paràmetres. Com a nom d’usuari, cal indicar l’adreça de correu de l’institut. Com a contrasenya la que tenien a l’institut. Com a servidor de correu, pop.gmail.com. Com a port el 995. Cal marcar la casella En recuperar correu, utilitza una connexió segura (SSL).

Després demanarà si volem poder enviar correu amb aquest nom, però cal indicar que no.

Si ho posen tot correctament, tots els correus que tenien al compte de l’institut aniran passant al nou correu de Gmail, a la Safata d’entrada (segons el nombre de correus pot trigar minuts o fins i tot hores).

Contactes

Aquest és més senzill. Han d’entrar al compte de l’institut i anar als seus contactes

i triar, dins l’opció Més, l’opció Exporta.

Han de triar Tots els contactes i el format CSV de Google. Això farà que se’ls descarregui un fitxer, de nom google.csv.

Un cop tenen aquest fitxer, poden anar al seu nom compte de Gmail, i entrar a contactes. Triar l’opció Més i dins, l’opció Importa. Seleccionen el fitxer que han descarregat i llestos, ja tenen els contactes traspassats.

Sites

Per traspassar les sites, és força pesat, ja que ho han de fer una per una. Cal entrar a cada una de les sites, triar l’opció Comparteix

Després han de compartir la site amb la nova adreça de Gmail. És recomanable compartir-ho amb permís de Propietari.

Un cop compartit, cal entrar al compte del Gmail. Per accedir a la Site, cal seguir l’enllaç que haurà arribat pel correu, ja que la site no apareixerà a la llista de Sites (ni amb el cerdador). La causa és que s’ha creat en el domini de l’institut, i per tant, només els apareix als usuaris d’aquest domini.

El procés encara no ha finalitzat. Només hem fet que la nova adreça pugui treballar amb la site, però en eliminar l’usuari de l’institut, s’eliminaria la site.

Per tant, cal fer-nos una còpia de la site. Per fer-ho, cal entrar a la gestió de la site (amb la nova adreça de Gmail)

baixar una mica la barra de desplaçament vertical fins poder veure el botó de copiar

Es tria un nom per la site i ara sí, la site ens apareix a la nostra llista de sites de l’usuari del Gmail. I si s’elimina l’usuari de l’institut aquesta còpia no s’esborra.

Si la site té documents de Drive insertats, la cosa es complica força més. En copiar la site, tot funciona, però quan els documents s’esborrin, en la sites es deixaran de veure. En aquest cas, haurem de fer el següent pas (traspassar el google drive) i després, substituir document per document de la site.

Google Drive

Una opció seria fer el mateix que amb les sites. Compartir els documents i fer-ne còpia, però és una opció poc viable, ja que el nombre de documents pot ser molt elevat.

La que jo recomano als alumnes és descarregar-se tots els documents i tornar-los a pujar al nou drive. A continuació detallo com es fa, però abans cal tenir en compte tres inconvenients d’aquesta solució:

Si els documents els tenien compartits amb altres companys, aquesta compartició desapareixerà.
Els documents que estan fets en format Google Drive directament (documents, fulls de càlcul o presentacions) es descarregaran en el format que triem (OpenOffice o Microsoft Office). Aquesta conversió de format pot fer que hi hagi alguns desajustos.
L’exportació s’ha de fer de 2 GB en 2 GB. Per tant, si els alumnes tenen moltes GB en docuemets, hauran de fer l’exportació per passos.

Per fer l’exportació, només cal entrar al Drive del compte de l’institut, seleccionar totes les carpetes (si no es passen de 2GB) i triar l’opció Baixa que apareix al menú Més.

Apareixerà un quadre de diàleg on els alumnes han d’indicar a quin format volen convertir els documents que es descarregaran.

Un cop baixat el fitxer comprimit, l’han de descomprimir i pujar tots els fitxers al Google Drive del nou compte. Per fer-ho, els recomano que instal·lin l’aplicació Google Drive per ordinador. D’aquesta manera els arxius aniran pujant automàticament.

Calendaris

El procés per traspassar calendaris és prou senzill, però també s’ha de realitzar calendari per calendari.

Primer de tot, els alumnes han d’entrar al compte d el’institut i accedir als calendaris. Seleccionar la fletxa desplegable del costat del nom del calendari i seleccionar Configuració del calendari.

Tot seguir, seleccionar el botó ICAL que apareix al costat d’Adreça privada.

S’obrirà una finestra amb un enllaç. Fent clic a l’enllaç es descarregarà un fitxer.

Un cop tenen aquest fitxers, els alumnes han d’anar al nou usuari de Google i accedir als Calendaris.

Cal seleccionar Altres calendaris, que es troba situat a la part inferior esquerra de la pantalla i seleccionar Importa calendari.

Es demana on esta el fitxer i a quin calendari es volen importen els esdeveniments, que per defecte és el de l’usuari. I llestos, els calendaris ja estan traspassats.

Blogger

Al meu centre no és habitual que els alumnes es creïn blocs amb el blogger, ja que utilitzem molt més les sites. Tot i això, si algun alumne se n’ha creat algun, traspassar-lo també és senzill.

Només cal que entrin a la configuració del blog amb el compte de l’institut i triïn l’opció Altres. Es fa clic sobre Exporta el bloc i s’obté un fitxer.

Després han de crear-se un blog amb el compte nou de Google i fer el mateix procés triant l’opció Importa blog. I ja estarà el blog al nou usuari.

Youtube

Aquest és el que té pitjor solució, ja que no té cap manera exportar ni res similar. L’única opció consisteix en descarregar-se els vídeos del compte de l’institut i tonar-los a pujar al canal del nou usuari.

Els problemes, a part que si hi ha molt vídeos pot ser molt pesat, són dos: 1) es perden totes les estadístiques., per tant, el nombre de visualitzacions 2) com que és un nou vídeo, qualsevol enllaç que s’hagués fet a aquell vídeo (en una site o similar) deixaria de funcionar.

Google+

Com que la majoria de cercles que els alumnes creen és amb alumnes de l’institut, no té gaire sentit intentar exportar cercles. Per tant, pel Google+ només els recomano que es descarreguin les imatges que hagin pogut pujar i res més.

I fins aquí tot el procés que han de realitzar els alumnes que perden un compte de Google apps for education. És una mica pesat, però seguint la guia ho fan sense problemes i no perden cap dada important.

Aquest mateix procés realitzen alguns professors, ja que si han estat alguns anys al centre, també han utilitzat molt el compte de Google apps for education del centre i no volen perdre les dades.

Espero que pugui ser d’utilitat.

Extensió Ad block Plus (ABP) per a Chrome i Firefox

Posted on 6 de maig de 201416 de setembre de 2017 by Jaume Feliu

Si utilitzeu el navegador Firefox, l’adreça per instal·lar-la és: https://adblockplus.org/es/firefox

La versió per a Chrome està a: https://adblockplus.org/es/chrome

Un cop instal·lat, en la barra del navegador ens apareixerà el botó ABP. En la versió de Chrome, ens indica el nombre d’anuncis que ha blocat.

Els resultats són força bons. Aquí teniu un exemple capturat avui mateix de la pàgina inicial del Youtube. Fixeu-vos que sense l’extensió, els alumnes s’haguessin trobat un anunci on surt una beguda d’alta graduació alcohòlica.

Sense extensió ABP

Amb extensió ABP

Si el vostre centre té un domini de Google apps for education, l’administrador d’aquest domini pot fer que automàticament aquesta extensió s’instal·li a tots els alumnes. En el següent article ho explicava fa un temps: Instal·lar aplicacions al navegador Chrome dels alumnes

Versió de CoRubrics per a dominis amb Google apps for Education (GAFE)

Posted on 26 d'abril de 201416 de setembre de 2017 by Jaume Feliu

Fa uns mesos vaig crear una plantilla d’un full de càlcul fet amb Google Drive que tenia un script associat, CoRubris, que permet automatitzar l’avaluació amb rúbriques. El següent article n’explicava el funcionament: CoRubrics, una plantilla per avaluar amb rúbriques.

Ha tingut força bona acollida i ara n’he fet una versió per als centres que tinguin un domini de Google apps for Education (GAFE), que permet una millora que alguns professors m’han demanat.

Continue reading “Versió de CoRubrics per a dominis amb Google apps for Education (GAFE)”

Creant un Google apps script

Posted on 11 d'abril de 201416 de setembre de 2017 by Jaume Feliu

Primer de tot cal tenir en compte que els Google apps script es basen en Javascript. No cal ser-ne un expert programador, ans al contrari, però si que s’ha de dominar una mica la sintaxi del llenguatge. Per tant, si no coneixeu la sintaxi del Javascript, jo us recomano que aneu al següent enllaç i realitzeu les activitats que us proposen. Són 16 mòduls que es poden fer en unes 10 hores, però tampoc cal que els feu tots. Amb els 5 o 6 primers ja fareu. http://www.codecademy.com/tracks/javascript

Un cop coneguda la sintaxi del Javscript, centrem-nos en un exemple d’script. En aquest cas, farem un script per aconseguir que un formulari arribi per correu electrònic a la persona que el contesta.

Al web del meu centre tenim un formulari per si algú de la comunitat educativa vol fer arribar a la direcció alguna queixa o suggeriment. És un formulari fet amb Google que només té 4 camps: Nom i Cognoms / Adreça de correu / Curs (només si és alumne o família) / Descripció de la queixa o suggeriment.

El que ha de fer l’script que us vull presentar és enviar una còpia de les respostes a la persona contesti el formulari. Si teniu un GAFE això es pot fer obligant a l’usuari a iniciar sessió, però en aquest cas volem que contestin el formulari persones que no estan al nostre GAFE (famílies, empreses…).

Primer de tot, lògicament, cal crear el formulari de Google i accedir al full de càlcul on aniran a parar les respostes del formulari.

Dins d’aquest full de càlcul, accedirem a Eines / Editor d’script

Crearem un script en blanc i escriurem el següent codi:

/**
* Envia les respostes d'un formulari 
* per mail 
*/ 

function onChange() { 
//Preparem els destinataris i el cos del missatge 
var cap="Heu enviat correctament una queixa o suggeriment a l'INS L'Estatut. A continuació podeu veure les dades que heu indicat:"; 
var titol= "Confirmació queixa o suggeriment"; 

var cosmissatge=cap; 
var dest = ""; 
var camp = ""; 
var llibreActual = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); 
var fullrespostes = llibreActual.getSheets()[0]; 
var rangresp = fullrespostes.getDataRange(); 
var ul_fila= rangresp.getNumRows(); 
var trobat=0; 
//Recollim la darrera fila del full de respostes
for (j=1; j<rangresp.getNumColumns()+1;j++){ 
camp = rangresp.getCell(ul_fila,j).getValue(); 
for (i=0;i<camp.length;i++){ if (camp.charAt(i)==='@'){ 
trobat=1; 
} 
}
if (trobat===1){ 
dest=camp; 
trobat=0; 
} else { 
cosmissatge= cosmissatge+rangresp.getCell(1,j).getValue()+": "+camp+" "; 
}
}
//Enviem els missatges 
GmailApp.sendEmail(dest, titol, '',{ htmlBody: cosmissatge}); 
};

Analitzem una mica aquest codi i veiem enllaços interessants per seguir aprofundint. L’inici només serveix per definir variables (Títol del correu que s’enviarà / Capçalera del correu) i altres variables de programació. Cal fer esment a tres concretes:

var llibreActual = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); 
var fullrespostes = llibreActual.getSheets()[0]; 
var rangresp = fullrespostes.getDataRange();

Per entendre aquestes, ens anirà molt bé l’ajuda de Google. La trobareu a https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/spreadsheet-app Aquí se’ns mostren tots els objectes propis de les aplicacions de Google i les seves propietats. En les variables que he definit a l’script, la variable llibreActual és un llibre de càlcul sencer. Concretament el llibre actiu. La variable fullrespostes, és el primer full de càlcul del llibre. La variable rangresp és un conjunt de cel·les, totes les que tenen dades. Haguéssim pogut obtenir directament la darrera variable, rangresp, fent

var rangresp = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets()[0].getDataRange()

però així d’entrada potser hagués estat més difícil d’entendre. Tots els scripts es basen en això, objectes i propietats. Amb l’ajuda de Google, podem trobar qualsevol cosa de les aplicacions de Google (valors cel·les, destinataris de correus, nombre de files, text d¡un document…). Seguint amb l’exemple,

var ul_fila= rangresp.getNumRows(); 
var trobat=0; 
//Recollim la darrera fila del full de respostes
for (j=1; j<rangresp.getNumColumns()+1;j++){ 
camp = rangresp.getCell(ul_fila,j).getValue(); 
for (i=0;i<camp.length;i++){ if (camp.charAt(i)==='@'){ 
trobat=1; 
} 
}
if (trobat===1){ 
dest=camp; 
trobat=0; 
} else { 
cosmissatge= cosmissatge+rangresp.getCell(1,j).getValue()+": "+camp+""; 
}
}

mirem cel·la per cel·la de la darrera fila. Per això definim una variable ul_fila que és el nombre de files del rang amb dades. Justament l’última té la resposta que volem enviar. Fixeu-vos que podem mirar el valor de cada cel·la fent un bucle for, així les mirarem totes. Per accedir al valor, utilitzem les propietats getCell (per fixar la cel·la) i getValue (per obtenir-ne el valor). Com que no sabem en quin camp l’usuari posarà el mail, el que fem és mirar lletra per lletra si aquella cel·la té el símbol @. Per fer-ho, utilitzem un segon for, que va comparant cada lletra amb l’@.

Ja només resta crear el cos del missatge, on hi posarem el nom del camp (que està a la primera fila) i a continuació la resposta.

L’script acaba enviant el correu

//Enviem els missatges 
GmailApp.sendEmail(dest, titol, '',{ htmlBody: cosmissatge});

Per fer-ho utilitzem un altre objecte de Google. No és de fulls de càlcul, sinó de correu. En un altre apartat de la pàgina d’ajuda de Google podem trobar els objectes del Gmail: https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/

Un cop fet l’script i entès el seu funcionament, només ens falta programar que s’executi cada cop que algú respongui el formulari. Això ho farem amb els disparadors.

Configurarem que l’script que acabem de crear, s’executi cada cop que algú respongui el formulari.

Aquí és important quin usuari està activant el disparador, ja que aquest serà l’usuari que enviarà el mail. Si estem creant l’script amb usuari de professor, però volem que el mail l’enviï un usuari de centre, caldrà compartir el full amb l’usuari de centre en mode edició i que aquest activi el disparador.

Si voleu veure com funciona aquest script a la pràctica, a continuació teniu el formulari. Si el contesteu, rebreu un correu meu amb la confirmació.

https://docs.google.com/a/insestatut.cat/forms/d/1k_0VSP6qP0S5f66MWe0vwztw-EzJi4sXVcFRhS14zx8/viewform

Crec que els Google apps scripts són una gran eina, ja que ens pot servir per infinitat d’operacions (copiar dades entre fulls, combinar informació de documets i fulls de càlcul i enviar-ho per mail…).. Si sabeu una mica de programació no us serà gens difícil entrar en la seva forma de funcionar i podreu fer el que vulgueu. Són ideals per automatitzar processos que d’altre manera s’han de fer de forma manual.

Instal·lar aplicacions al navegador Chrome dels alumnes

Posted on 4 d'abril de 201416 de setembre de 2017 by Jaume Feliu

Anem a veure com ho ha de fer l’Administrador del GAFE. Des del Tauler de Control del domini, ha d’accedir a la part inferior, on indica Més controls.

Es desplegarà una barra amb més icones i caldrà triar l’opció Altres Serveis de Google.

A continuació, Administració de Chrome.

Al final de tot, Configuració Avançada

I finalment arribem a l’opció per indicar quines aplicacions volem que s’instal·lin automàticament:

Fent clic a l’enllaç Administrar aplicacions preinstal·lades, s’accedirà al tauler per afegir-ne. Com podeu veure, en el meu domini en tinc 9.

Un cop afegides, també podeu fixar-les a la barra d’aplicacions. L’opció la trobareu una mica per sota l’opció d’Afegir-les.

Però un cop està configurada la preinstal·lació automàtica, els alumnes (i professors) on poden trobar aquestes aplicacions?

Hi ha diverses maneres, però la que jo utilitzo més és la següent. Dins el Chrome, obrir una pestanya nova:

i després triar aplicacions

A l’alumne se li carregarà una pàgina amb totes les aplicacions. Les que l’Administrador li hagi preinstal·lat, i les que ell mateix decideixi instal·lar-se (si l’administrador ha permès la instal·lació d’aplicacions a l’usuari)

Per mi és una opció molt interessant, ja que no cal que els alumnes cerquin aplicacions pel Chrome Store que no coneixen. A més, permet que fàcilment, dins del centre, tothom utilitzi les mateixes aplicacions, ja que ja les té al seu navegador.

A més, les aplicacions tenen un altre avantatge. No depenen de l’ordinador, si no l’usuari que ha iniciat sessió al Chrome. Per tant, sigui quin sigui l’ordinador des del que s’accedeix, si s’inicia sessió en el Chrome, les aplicacions s’instal·len automàticament i l’usuari les té disponibles per a treballar-hi.