Organitzant el Google Drive

Compartiu!

Cadascú ordena els fitxers com li va millor, però si cal tenir en compte algunes normes bàsiques que ens poden ajudar.

Els documents que fem servir, els hem de tenir arxivats a La meva unitat, els haguem creat nosaltres o ens els hagin compartit.

Per poder fer-ho correctament, primer hem de crear a La meva unitat un estructura lògica de carpetes i subcarpetes.
Per crear aquesta estructura, hi ha infinitat de maneres. Les més habitual són dues. Hi ha qui ho fa per cursos, i dins de cada curs subdivideix en temes.
I també hi ha qui directament divideix La meva unitat en carpetes per a temes diferents directament.
Sigui com sigui, el més important és tenir una organització clara de com ordenem els documents i de què hi desarem a cada carpeta.
Creem els documents a la carpeta/tes corresponents
Quan creem un document nou ho podem fer directament a la carpeta que hagi d’anar, així trobar-lo no requerirà cap esforç. Si és un document que tenim a l’ordinador i l’hem de pujar al Drive, ho podem fer arrossegant-lo directament a la carpeta que li correspon.
Movem els documents que ens comparteixen a la carpeta corresponent.
Si ens comparteixen un document (ja sigui directament o per grups) rebrem un correu avisant-nos. Si qui comparteix omet aquest enviament, el trobarem a Compartir amb mi si ens l’han compartit directament.  Si ens l’han compartit a través d’un grup, recordeu que sense el mail no podrem trobar el document de cap manera (consulteu l’article Compartint documents i calendaris amb grups de Google)
Sigui com sigui, un cop hem localitzat el document i l’hem obert, hem de decidir si ens caldrà consultar-lo en un futur. Si és així, convé endreçar-lo a La meva unitat.
Amb el document obert, utilitzeu el botó carpeta que hi ha just al costat del títol.
Fàcilment podem triar a quina carpeta el volem desar.
Si es segueix aquest procediment següent:
  • Rebem el correu avisant que ens han compartit un document.
  • Obrim el document.
  • Si cal utilitzar-lo en un futur, movem el document a la carpeta de la nostra unitat que vulguem, amb el botó carpeta.

trobar documents en un futur no serà cap problema.

Movem carpetes compartides.
De la mateixa manera que hem mogut fitxers, també podem moure carpetes compartides. Si ens comparteixen una carpeta amb subcarpetes i fitxers a dins i ho haurem de consultar més endavant, una molt bona idea és arrossegar-la a la nostra unitat, dins de la carpeta que tinguem creada que vulguem.
ATENCIÓ que això té un perill per a centres que ja estiguin funcionant. Si fins ara no hem arrossegat carpetes a la meva unitat, ens podem trobar amb la situació que ens hagin compartit una carpeta i nosaltres hi haguem pujat més fitxers.
Si aquesta carpeta es mou, com que a dins hi ha fitxers que són nostres, aquests fitxers es considera que canvien de lloc i per tant la resta d’usuaris no podrà veure’ls.
Per tant, si no voleu que desapareguin fitxers, NO moveu carpetes que tinguin a dins fitxers vostres.
Si us trobeu en aquest cas, la millor manera de localitzar aquestes carpetes, és usar l’opció Destacar.
Si destaqueu alguna carpeta us sortirà quan cliqueu a la dreta destacats.
I l’aplicació del Google Drive que s’instal·la a l’ordinador?
Aquesta aplicació l’únic que fa és sincronitzar una carpeta de l’ordinador amb La meva unitat. Per tant, en fa còpia de seguretat de tot el que tinguem al Google Drive (compte que els documents que estiguin en format Google Drive no els copia, només copia un enllaç). I ens permet fer modificacions a fitxers quan no tenim internet a l’ordinador que es sincronitzaran automàticament quan l’ordinador es connecti. Vaja, funciona com un Dropbox.

Compartiu!

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *