Google scripts per facilitar la gestió de documents amb els alumnes

La idea sempre és la mateixa, qui crea les coses (documents o carpetes) i les comparteix és el professor (vaja, l’script que el professor utilitza). Així evitem que l’alumne ho pugui esborrar i ens queda tot ben organitzat.

Primer script: gClassFolders

Si instal·lem aquest script en un full de càlcul on hi hagi les adreces de correu dels alumnes d’un curs, ens crearà automàticament una carpeta per cada alumne dins la carpeta que nosaltres li indiquem. A més, cada carpeta la compartirà amb l’alumne corresponent.

D’aquesta manera, l’alumne podrà desar aquesta carpeta a la seva unitat i posar-nos allà tots els documents que li demanem. Ja no caldrà que ens vagi compartint document per document, només caldrà que anem a la seva carpeta i hi trobarem tots els seus documents.

Si voleu seguir pas a pas com s’utilitza, aquí en teniu un bon article:

Gestionas las carpetas de tus alumnos

Segon script: Doctopus

La idea d’aquest script és semblant a l’anterior, però treballant amb documents enlloc de carpetes. El professor crearà un document model i, a partir d’un full de càlcul amb l’adreça dels alumnes, l’script ens crearà dins la carpeta que triem un document per cada alumne idèntic al model. I, a més, li compartirà.

D’aquest forma, enlloc de tenir tots els documents d’un alumne en un carpeta com en l’anterior script, aquí tindrem una carpeta amb tots els documents dels alumnes d’una tasca que hem encomanat.

L’alumne rebrà un correu avisant-lo que li hem compartit un document i se’l podrà desar a la carpeta de la seva unitat que cregui convenient.

El gran avantatge d’aquest script és que els propietaris dels documents som els professors i per tant, l’alumne no els podrà esborrar mai.

Si voleu seguir pas a pas com s’utilitza, aquí en teniu un bon article amb dos vídeos inserits molt clarificadors:

Rebre alertes quan es contestin formularis de Google

Primer veiem com crear aquestes notificacions.

Es crea un formulari i el seu full de respostes. Per crear aquest full de respostes cal seleccionar el botó Tria la destinació de les respostes.

googleform2

Després es tanca el formulari i s’obre el full de respostes. En el menú Eines, hi ha l’opció Regles de notificació.

googleform3

Podreu definir avisos per unes quantes situacions, i decidir si voleu un correu per cada situació o bé un resum diari.

googleform4

Un cop vist el seu funcionament, poso tres aplicacions dels formularis que sense aquests avisos per correu serien poc viables, ja que hauríem d’estar constantment mirant si algú ha contestat o no. Algunes d’elles es podrien fer directament per correu, però si s’utilitza un formulari ens assegurem que quin respon el formulari ens indica els camps obligatoris que nosaltres volem.

  • Comunicació d’incidències de manteniment: si tenim una site d’organització interna de centre (opció molt recomanable), hi podem incrustar un formulari per tal que els professors avisin d’incidències (ja siguin de manteniment informàtic, d’aules …). El responsable, que és qui haurà creat el formulari, rebrà un correu cada cop que algú contesti el formulari indicant una incidència.
  • Petició d’entrevistes dels pares: Els pares poden demanar entrevista amb els tutors amb un formulari. Així ja trien el dia i hora que els va bé, dins dels que els oferim. Si a més en el formulari hem usat formlimiter (un google script que explicaré en propers articles), podrem fer que els horaris on ja tenim entrevistes amb pares no surtin al formulari.
  • Faltes en contra la normativa de convivència: Si el centre utilitza faltes de disciplina per imposar sancions als alumnes que no compleixen la normativa de convivència, es poden utilitzar formularis per mantenir-ne un registre. El professor que imposi una falta només ha d’omplir un formulari amb les dades i automàticament queda registrat i s’avisa al tutor que correspon.

Només n’he posat tres a tall d’exemple però, evidentment, en un centre educatiu es poden trobar moltes més aplicacions. I no només en l’àmbit de gestió, sinó en activitats amb els alumnes. Si algú fa servir aquests avisos dels formularis per altres aplicacions, estaré content si ho compartiu en els comentaris.

Què es diu del nostre centre per la xarxa?

Una solució per estar-ne al dia, és que algú del centre realitzi periòdicament cerques a internet amb paraules claus (tipus el nom de l’institut). Però avui en dia, aquesta solució manual és poc eficient i es millorable.

Una forma molt més automàtica, és utilitzar el servei Google alerts, que ens enviarà mails amb les actualitzacions de les cerques que programem. Si hem iniciat sessió amb el nostre usuari de google, de forma molt senzilla podem posar les paraules claus a cercar, el tipus de resultats i la freqüència.

Un forma automàtica de rebre correus amb les noves informacions que apareixen a la xarxa sobre el nostre centre.