Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.

Combinar documents del Drive, amb Google apps script

scriptGoogle ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència. Continue reading “Combinar documents del Drive, amb Google apps script”

Google Drive: compartir carpetes o documents?

La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:

  • Curs 2013-2014
    • Grups
    • Horaris
    • RED (reunions d’equip docent)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guàrdies
    • Crèdits de síntesi
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. gdrive1Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.

Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). gdrive2De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.

A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.

Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.

Mapes conceptuals i diagrames amb Lucidchart

Aplicacions d’aquest estil n’hi ha unes quantes,  com ara Cmaptools o Gliffy, però jo em quedo amb aquesta per tres raons: la primera és que permet una quantitat increíble de diagrames diferents; la segona  és que té una versió educativa totalment gratuïta; i la tercera és la seva integració total amb els comptes de Google i Google apps for Education, compartint i treballant col·laborativament.

Gran quantitat de formes

Quan entreu a l’aplicació amb el vostre usuari us apareixeran les formes per  defecte, però teniu l’opció d’afegir-ne moltes més.

lcd2

Trobareu les típiques formes dels diagrames i moltes més. Formes d’arquitectura (per fer plànols), de circuits elèctrics, de xarxes d’ordinadors…

A més, es poden importar les imatges que vulgueu.

Versió educativa

Si el vostre centre no té Google apps for education i vosaltres no teniu cap usuari de Google, podeu registrar-vos normalment a https://www.lucidchart.com/users/registerPersonal. Trieu la versió Free que està limitada en espai i compartició.

Un cop estigueu registrats podeu accedir a https://www.lucidchart.com/education i demanar que us actualitzin el compte (Request free upgrage). Al cap de poques hores tindrem el compte actualitzat i sense limitacions.

Integració total amb Google

Si també s’usa Google drive, és ideal connectar el compte de LucidChart amb el de  Google apps, així es treballa des de Drive. Si s’ha fet aquesta integració, quan es vol crear un diagrama es pot anar al Google Drive i amb el botó CREA apareix LucidChart.

lcd3

Si en crear l’usuari, enlloc de crear un usuari per a LucidChart es tria l’opció d’usar l’usuari de Google, això ja és automàtic.

Integració total amb Google apps for Education

Per evitar que cada alumne i cada professor es creein un compte (o l’enllacin al del Google) i demanin l’actualització del compte, es pot integrar automàticament al domini de Google apps for education. D’aquesta forma s’instal·la a tots els usuaris del domini i no caldrà que ningú es registri. Tothom ho trobarà a la barra al costat de Gmail, Drive, Calendar…

Per fer-ho l’administrador haurà d’instal·lar l’aplicació al domini de Google apps amb el següent enllaç:
https://www.google.com/enterprise/marketplace/viewListing?productListingId=4179+16050908505450606803&pli=1

Després haurà de demanar l’actualització per al seu compte d’administrador, així no caldrà pagar: https://www.lucidchart.com/education

Als usuaris ja existents al Google apps for education, els apareixerà a la barra negre de Google, on hi ha el Gmail, Drive, Calendar …

lcd4

Si fan clic a Lucidchart, els demanarà permís per accedir al seu nom i adreça i si li concedeixen els quedarà instal·lat.

Quan des de Drive accedeixin a fer un nou document, els apareixerà també Lucidchart i serà com un arxiu més de Google Drive. Es podrà compartir, obrir i modificar simultàniament per més d’un usuari, i desar a les carpetes del Drive.

Els usuaris que es crein nous al Google apps, no cal ni que doni permís a LucidChart, ja el tenen integrat del tot.

Treball off-line

Per arrodonir-ho, us podeu descarregar la següent aplicació per a Chrome:
https://chrome.google.com/webstore/detail/lucidchart-diagram-app/djejicklhojeokkfmdelnempiecmdomj?utm_source=chrome-ntp-icon
Amb ella, si esteu fent un diagrama que només utilitzeu vosaltres, podreu seguir-lo treballant sense connexió a Internet.

En resum, una bona eina per utilitzar tot el centre per a fer esquemes, mapes conceptuals i diagrames.

Eines 2.0: unificació dins del centre

La idea és senzilla. Mirar quines tasques fan als alumnes a diverses assignatures (presentacions, documents online, diagrames, mapes conceptuals, edició d’àudio i de vídeo…). I un cop feta la llista, triar quina eina 2.0 o eina d’escriptori farem servir tot el professorat.

Hi haurà professors que no els agradarà la idea i els semblarà que això uniformitza i els treu autonomia, però simplifiquem la vida als alumnes. I, curiosament, el rebuig acostuma a ser per dificultat del professorat d’acostumar-se a eines que no ha utilitzat. Si ja s’està acostumat a una, és difícil canviar. I és exactament el que fem fer als alumnes, a cada assignatura haver d’aprendre una eina diferent.

Pensant sempre que la tecnologia, i en aquest cas les eina 2.0, és un mitjà i mai una finalitat (exceptuant les assignatures d’informàtica), val la pena posar-se d’acord. I no només en un equip docent, sinó a tot el centre. A part de la simplificació pels alumnes a nivell d’ús, també els ajudem a nivell de recordar noms d’usuari i de contrasenyes.

Pot semblar una cosa òbvia i lògica, però la veritat és que no és una cosa massa estesa en els centres docents, on massa vegades “cada maestrillo tiene su librillo“. I posar-se d’acord, no sempre és senzill. Així que paciència.

En propers articles explicaré les eines que jo utilitzo per a tasques comunes, pensant en facilitat pels alumnes, en els objectius que volem aconseguir amb el seu ús i també amb la integració amb d’altres serveis (xarxes socials, Google apps…).