Compartint documents i calendaris amb grups de Google

esEspañol (Spanish) enEnglish (English)


Aquests grups permeten diverses funcions, però les més usuals són dues: 1) Enviar correus a moltes persones posant només una adreça 2) Compartir documents i calendaris amb moltes persones amb una sola adreça.
Aquesta segona funcionalitat és la que tractaré en aquest article.

Abans però, un apunt. Si un usuari crea grups, aquests grups només els veu ell. Per tant, cada professor hauria de crear-se els seus propis grups. Això implicaria que treballar amb grups fos poc pràctic ja que cada cop que hi ha un incorporació tots els professors s’haurien de modificar els grups.
Si teniu el Google apps for education, aquests grups els pot crear l’administrador. D’aquesta manera tothom els pot utilitzar i només cal que una persona en faci el manteniment. A més, l’administrador pot designar per cada grup un usuari propietari, que serà el responsable d’administrar-lo.

Però suposem que ja estan els grups creats. Podem tenir grups per moltes coses: per tots els professors d’un claustre, per un equip docent, per un grup classe d’alumnes, pels caps de departament…

Quines peculiaritats té compartir amb grups?
Compartir amb grups és molt senzill. Entrem al document que vulguem compartir, triem el botó Comparteix i afegim l’adreça electrònica del grup. Tots els membres rebran l’enllaç per correu electrònic i hi tindran accés.
El problema apareix quan s’afegeix algú a un grup. Suposem que arriba un alumne nou o un professor substitut de llarga durada. El responsable corresponent, entra al grup que pertoca i afegeix el nou usuari.
El problema està en que malgrat estigui al grup i malgrat el grup tingui documents compartits, el nou usuari no hi té accés.

No sé quina és la raó de fer-ho així, però vaig parlar amb la gent de Google Irlanda i m’ho van confirmar. Quan es comparteix un document (igual passa amb els calendaris) amb un grup, els membres del grup només hi tindran accés si el primer cop hi accedeixen a través de l’enllaç.
Això el primer cop sol passar, ja que s’envia per mail l’enllaç del document a tothom. Però si algú esborrés el mail sense haver seguit l’enllaç, estaria igual que els usuaris nous. Per més que volgués no podria accedir al document. Cercant-lo amb l’eina de cerca no li sortiria, ni tampoc buscant-lo a la carpeta de Tots els documents.
Un cop es segueix l’enllaç un cop, llavors ja apareix al cercador i a la carpeta de Tots els documents, però abans no.

Quines solucions tenim?
Després de donar-hi voltes, la solució més senzilla que he trobat és compartir Carpetes enlloc de documents. Es crea una carpeta, per exemple, amb el nom Documents de curs. I a partir d’aquí es van creant les subcarpetes que es cregui necessari. Guàrdies, Reunions d’equip docent, Avaluacions…
Enlloc de compartir els documents un per un, es comparteixen les carpetes. De fet, compartint la carpeta de més alt nivell és suficient. I aquesta carpeta és comparteix exclusivament a grups.
Cada subcarpeta es torna a compartir a grups amb els permisos específics.

Ja podem anar penjant tots els documents que vulguem a dins de les subcarpetes que agafaran els permisos de la carpeta on són.

Amb això, aconseguim que quan vingui un usuari nom, només li haguem d’enviar un sol enllaç. El de la carpeta de més alt nivell.
Seguint aquest enllaç, ja podrà veure totes les subcarpetes i tots els documents (que tingui permís).

Si utilitzeu calendaris, aquí si que no ens quedarà més remei que enviar-li un enllaç per cada un dels calendaris que tingui compartits. Però, habitualment, un centre no té massa calendaris.

Per lligar-ho tot, al nostre centre el que hem acabat fent ha estat crear un Site de Google (que hem anomenat Escriptori del professor) on hi ha tota la informació que necessita un professor. Hi hem posat enllaços als calendaris, a les carpetes compartides, hi hem posat les dates del curs, enllaços directes a les plataformes digitals de les editorials, als webs més usuals (SAGA, ATRI…), informacions d’equips docents…

Al web del centre hem posat l’enllaç a aquest site i quan arriba un professor nou, li donem un correu electrònic del nostre domini, el posem dins el grup que li correspon i li expliquem que entri a través del web del centre a l’escriptori. I allà ja ho troba tot.

esEspañol (Spanish) enEnglish (English)