Organitzar la documentació del centre amb Unitats compartides

Español (Spanish) English (English)

Fa uns anys vaig escriure un article explicant per què no utilitzaria les unitats compartides. Després dels darrers canvis que Google hi ha fet i que s’estan propagant pels dominis de G Suite for Education, crec que ja ha arribat el moment d’utilitzar-les per organitzar la documentació del centre.

Bàsicament, presenten dos avantatges respecte a una carpeta compartida.

  • Els documents que s’hi creen o s’hi desen, no tenen propietari. Els arxius pertanyen a la unitat compartida. Això ens evita problemes amb professorat que deixa el centre o que simplement canvia de responsabilitats. Podrem retirar-li els permisos d’edició (i fins i tot de lectura) sense cap problema.
  • Hi ha un rol, anomenat Col·laborador que permet llegir i afegir arxius, però que no permet eliminar-ne. D’aquesta manera evitarem que ningú esborri res per error. Només ho podran fer els Gestors.

I per què no les utilitzava fins ara? Senzillament per la gestió dels permisos. Per fi, Google ha afegit la possibilitat de tenir permisos diferents en les carpetes i subcarpetes d’una unitat. Encara no és una meravella, ja que només permet afegir permisos (mai reduir-ne), però ho crec suficient per aprofitar els seus avantatges.

Organitzar el Drive correctament no té una única opció. Al contrari, cada centre es pot organitzar de manera molt diferent i totes poden funcionar. A continuació explico la manera que jo crec més òptima.

Pas previ: usuaris i grups

Per l’organització que proposo, és necessari tenir creats usuaris per al professorat (i PAS si s’escau). A més, jo recomano molt que els càrrecs (direcció, cap d’estudis, coordinacions, etc.) tinguin un usuari específic. També cal tenir grups creats. La idea serà compartir carpetes i subcarpetes només amb grups i amb càrrecs específics. D’aquesta manera, crearem l’estructura de documents, configurarem els permisos i no caldrà canviar-los més. Gestionant grups i usuaris específics, tothom veurà els documents que necessita. I no podrà modificar el que no li cal.

Primer pas: decidir el nombre d’unitats compartides

Per prendre aquesta decisió cal tenir clar que tots els usuaris que afegim a una Unitat compartida podran veure TOTS els arxius, carpetes i subcarpetes. Podrem decidir si poden o no fer modificacions a partir d’un nivell de carpetes, però permís de lectura en tindran en totes.

Per això és possible que amb una sola Unitat organitzativa no n’hi hagi prou. L’equip directiu pot voler tenir arxius privats i, per tant, seria lògic que tinguessin una Unitat Compartida a part. El mateix per altres col·lectius.

Malgrat això, jo sóc partidari de deixar la informació no confidencial disponible per a tot el professorat. Mai se sap quan serà interessant que puguin veure algun document que, estrictament, no està relacionat amb el que normalment desenvolupa.

En tot cas, segur que una carpeta de centre amb la documentació bàsica (PEC, NOFC, actes, projectes, etc.) hi ha de ser.

Segon pas: crear la Unitat compartida i definir els rols inicials

Proposo crear la Unitat compartida de centre amb un usuari de càrrec (direcció, administrador, etc.). Un cop creada, cal afegir tots els usuaris de càrrec i tots els grups que tindran permís. Cal evitar afegit usuaris individuals (que no siguin de càrrec). Inicialment, tots els usuaris de càrrec i tots els grups els assignarem el rol de Lector.

Tercer pas: crear les carpetes i subcarpetes dins de la Unitat compartida

Aquí hi ha moltes estructures possibles diferents. Hi ha centres que ho fan per cursos, centres que ho fan per temes, centres que han estat certificats amb la normativa ISO corresponent i han de tenir una estructura concreta, etc.

Lògicament, dins de cada carpeta hi haurà més subcarpetes. I dins les subcarpetes, més subcarpetes, etc. I dins les subcarpetes hi posarem els diferents arxius.

Quart pas: assignar permisos a cada carpeta i subcarpeta

Ara ve la part més feixuga i llarga, però que només realitzarem una sola vegada. Un cop feta, no caldrà canviar-ho més. La gestió a partir del moment que ho tinguem fet, serà afegint i eliminant usuaris de grups.

Cal tenir  present com funcionen els permisos en les carpetes i subcarpetes d’Unitats compartides. Hem fet que tots els grups i usuaris de càrrec tinguin rol de Lector en la Unitat compartida. Això vol dir que tenen permís de lectura en totes les carpetes, subcarpetes i arxius de la Unitat.

Aquests permisos els podem canviar. Podem seleccionar qualsevol subcarpeta i canviar el rol d’un grup concret o d’un usuari de càrrec. El rol el podem canviar a Pot comentar, Col·laborador i Gestor de continguts. Si el grup ha de tenir permís d’escriptura, el rol Col·laborador és molt interessant, ja que podrà realitzar totes les accions habituals, però no podrà eliminar arxius.

ATENCIÓ: quan canviem el rol d’un usuari de càrrec o d’un grup en una carpeta o subcarpeta i li donem més permisos, aquest rol es transmet a totes les subcarpetes i arxius que hi hagi en el seu interior. I això no es pot canviar. L’usuari o grup tenen un rol en una carpeta determinada. Si li donem més privilegis en una subcarpeta, a partir d’allà tindrà aquells privilegis en totes les subcarpetes i arxius següents.

I si intentem canviar els permisos d’un arxiu o subcarpeta per tal d’afegir-li permisos quan en la carpeta superior no els té, apareixerà un missatge indicant que també es canviaran a les carpetes superiors.

Per tant hem de pensar bé a partir de quin nivell, l’usuari o grup ha de tenir permisos de Col·laborador. A partir d’aquell nivell, en tots els subnivells els tindrà.

Cinquè pas: canvis de permisos

Si hem seguit aquesta estructura, quan algú canvia de càrrec o de responsabilitats, o quan arriba professorat nou o en marxa, no cal canviar cap permís de l’estructura. Afegint usuaris a grups o eliminant-los estarem donant permisos a les carpetes corresponents.

I si qui canvia és un càrrec, només cal canviar la contrasenya i passar-li l’usuari de càrrec a la nova persona.

Acabem: i com passen d’una estructura amb carpetes compartides a una amb una Unitat compartida?

La veritat és que, com en molts canvis, la tasca no és senzilla. L’administrador pot entrar a la carpeta compartida, seleccionar totes les carpetes i arrossegar-les a la Unitat Compartida. Segons el nombre de carpetes i arxius, aquest procés pot trigar molta estona (fins i tot hores). Fins aquí la part fàcil.

Quin és el problema? En el moment d’arrossegar-ho ja ens avises: que no es copien els permisos.

Per tant, s’haurà d’anar carpeta per carpeta per afegir els permisos necessaris a cada grup o a cada usuari específic. Això fa que ens calgui pensar bé en quin moment hem de fer el canvi.

Si som un centre que comencem a organitzar l’estructura, molt millor començar ja amb Unitats compartides. Si som un centre on ja tenim una estructura complexa amb molts permisos diferents, potser cal esperar a realitzar el canvi en algun moment amb poca càrrega lectiva. En tot cas, cal tenir-ho present i anar-ho planificant.

Español (Spanish) English (English)

4 thoughts on “Organitzar la documentació del centre amb Unitats compartides

  1. Hola Jaume! Interessant la teva proposta, una qüestió, quan parles de crear usuaris i grups, et refereixes a qui tingui G Suite for Education? és a dir, si el centre educatiu no té G Suite, també pot treballar en unitats compartides però els usuaris i grups aleshores són persones i grups (almenys és el que em surt si treballo amb la XTEC). Gràcies per l’aclariment!

    1. Hola Montse,

      per l’organització que proposo és millor que el centre tingui un G Suite propi. Si no el té i utilitza el de l’xtec, tindrà alguns inconvenients.
      El primer serà amb els usuaris de càrrec. L’xtec dóna un usuari per professor/a i un per centre, però no en dona per a càrrecs. Així que no podràs crear-ne.
      Aixà té l’inconvenient d’haver de treballar només amb grups. Si en alguna carpeta de la Unitat es volgués que només pogués escriure el director, caldria crear un grup nou que només tingués el director com a membre i assignar-li el permís al grup director (i no a l’usuari xtec del profe que està fent de director).
      El dia que aquest/a profes deixi la direcció, se’l treurà del grup i es posarà al nou director al grup. Si s’hagués donat permís a la carpeta a l’usuari xtec del profe que feia de director, en plegar caldria recordar quina o quines carpetes eren i treure-li els permisos. Si no, el profe seguiria tenint accés a carpetes del director.
      El segon inconvenient és la creació de grups. L’xtec ho permet, pero tots els usuaris en poden crear. Caldria acordar que sigui només l’usuari de centre (a838XXXXXX@xtec.cat) qui els crea i fa arribar el nom que ha posar a tot el professorat.

      Com veus, amb l’xtec també es pot fer, però té més dificultat.

  2. Hola Jaume!
    Nosaltres ho fem com tu proposes i ens va molt bé. Un apunt, només. En comptes dels usuaris de càrrec, pots utilitzar un grup per a cada càrrec (o per a tot l’equip directiu, per exemple). Així no cal transferir contrasenyes, sinó només canviar el(s) component(s) del grup. L’avantatge principal és que els càrrecs poden utilitzar el seu correu nominal, i mantenir el seu espai privst a “La meva unitat”, que no es transferirà amb el canvi de càrrec.

    1. És una bona opció, Ivan. Per la documentació del Drive funciona perfecte. A mi m’agrada més amb usuaris de càrrec també pel tema del correu. Moltes gestions es fan amb el correu (compres, famílies, etc.). Quan hi ha un traspàs de càrrec, perdre tot aquest històric crec que no és bo. Amb usuaris de càrrec, en traspassar-lo també traspasses el correu que la persona anterior hagués desat. Sé que això pot portar polèmica, però si tothom és conscient d’això des del principi, funciona bé.
      Jo mateix vaig traspassar el càrrec al juny, i a la nova persona li ha anat molt bé poder consultar correus antics.

      Això sí, les persones que tenen un usuari de càrrec també tenen un usuari de profe personal. Per tant, el que considerin que no és del càrrec i que, per tant, volen que quedi privat (tant sigui al Drive com al correu) ho gestionen amb aquest altre usuari.

      Vaja, opcions múltiples per a tots els gustos i colors. Gràcies per exposar el vostre sistema.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir els comentaris brossa. Apreneu com es processen les dades dels comentaris.