Permitir copias de formularios (y de documentos y presentaciones)

caCatalà (Catalán) enEnglish (Inglés)

Google Drive tiene algunos trucos un poco escondidos que es bueno conocer. Algunos de ellos los uso sin saber demasiado quien me los explicó o donde los leí. Y uno de ellos es el de permitir crear copias de un formulario sin que nadie pueda editar el formulario original.

Pero empecemos por ver cómo forzar un copia de un documento. Vamos a crear un enlace que, al hacer clic, ofrezca la posibilidad de crear una copia de un documento.

Basta con abrir el documento y copiar su dirección. Por ejemplo:

https://docs.google.com/document/d/1plVHr-s9nRYT_IqecvSDAbdJXgz5FVNKTJqx1FSY8ak/edit

El enlace que fuerza la copia se construye cambiando el final de la dirección. Hay que sustituir el /edit por un /copy.

https://docs.google.com/document/d/1plVHr-s9nRYT_IqecvSDAbdJXgz5FVNKTJqx1FSY8ak/copy

Eso sí, para que funcione debemos compartir el documento con permiso de lectura para cualquier persona que tenga el enlace.

Y, justamente eso, es lo que dificulta realizarlo con formularios. Un formulario no tiene permiso de lectura. Cuando se crea un formulario, no hay que compartirlo con lectura. Un formulario siempre está compartido con todas las personas que tengan el enlace, y no se puede evitar (como máximo se puede restringir a los usuarios del dominio si se utiliza en un entorno G Suite for Education).

Un primera prueba sería repetir el mismo procedimiento que en los documentos. Sustituir el final por /copy. Pero solo esto, no funciona, nos aparece la pantalla que indica que no tenemos permisos

¿Cuál es entonces la solución? Primero hay que crear una carpeta compartida en modo de lectura para cualquier persona que tenga el enlace.

Luego hay que mover el formulario a esta carpeta (de esta manera es como si le diéramos al formulario permiso de lectura adicional).

Finalmente, abrimos el formulario y copiamos su dirección. Ahora sí, si cambiamos el final de la dirección /edit por /copy, todo el mundo que siga el enlace tendrá la oportunidad de crearse una copia del formulario y editar la copia. En cambio, no podrá tocar el formulario original (como máximo lo podrá responder).

El enlace tendrá una forma similar a la siguiente:

https://docs.google.com/forms/d/1aJ248ncctz7scju_Glmwgm4QsRM2_E5iXy1LrfYVz1w/edit

caCatalà (Catalán) enEnglish (Inglés)

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.