Google ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència. Continue reading “Combinar documents del Drive, amb Google apps script”
Categoria: Organització
Google Drive: compartir carpetes o documents?
La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:
- Curs 2013-2014
- Grups
- Horaris
- RED (reunions d’equip docent)
- 1r ESO
- 2n ESO
- 3r ESO
- 4t ESO
- Guàrdies
- Crèdits de síntesi
- 1r ESO
- 2n ESO
- 3r ESO
- …
La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. 
Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.
Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). 
De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.
A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.
Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.
Eines 2.0: unificació dins del centre
La idea és senzilla. Mirar quines tasques fan als alumnes a diverses assignatures (presentacions, documents online, diagrames, mapes conceptuals, edició d’àudio i de vídeo…). I un cop feta la llista, triar quina eina 2.0 o eina d’escriptori farem servir tot el professorat.
Hi haurà professors que no els agradarà la idea i els semblarà que això uniformitza i els treu autonomia, però simplifiquem la vida als alumnes. I, curiosament, el rebuig acostuma a ser per dificultat del professorat d’acostumar-se a eines que no ha utilitzat. Si ja s’està acostumat a una, és difícil canviar. I és exactament el que fem fer als alumnes, a cada assignatura haver d’aprendre una eina diferent.
Pensant sempre que la tecnologia, i en aquest cas les eina 2.0, és un mitjà i mai una finalitat (exceptuant les assignatures d’informàtica), val la pena posar-se d’acord. I no només en un equip docent, sinó a tot el centre. A part de la simplificació pels alumnes a nivell d’ús, també els ajudem a nivell de recordar noms d’usuari i de contrasenyes.
Pot semblar una cosa òbvia i lògica, però la veritat és que no és una cosa massa estesa en els centres docents, on massa vegades “cada maestrillo tiene su librillo“. I posar-se d’acord, no sempre és senzill. Així que paciència.
En propers articles explicaré les eines que jo utilitzo per a tasques comunes, pensant en facilitat pels alumnes, en els objectius que volem aconseguir amb el seu ús i també amb la integració amb d’altres serveis (xarxes socials, Google apps…).
Perfils amb Google Chrome
Per utilitzar-ho és tan senzill com seleccionar el botó de configuració (tres ratlles horitzontals situades a la part superior dreta del navegador) i tria l’opció configuració.
Buscar l’apartat usuaris i triar Afegir nou usuari. Podreu triar nom del perfil i icona que l’identifica.
Us demanarà de vincular un usuari de gmail (o de google apps for education) per tal de sincronitzar aquest perfil en qualsevol ordinador que useu. Si el vinculeu és millor, però no pas imprescindible.
Ara ja podeu configurar la pàgina d’inici, fixar pestanyes, iniciar sessió al correu, facebook, twitter i marcar que no tanqui sessió, etc.
En obrir el Chrome, a la part superior esquerra us sortirà la icona que heu triat pel perfil. Si li feu clic, se us desplegaran tots els perfils que heu creat (que poden ser tants com vulgueu) i podeu seleccionar quin voleu obrir en una altre finestra.
D’aquesta manera, podreu tenir diferents finestres del navegador obertes simultàniament amb perfils diferents.
És ideal si teniu molts correus (el personal, el professional nominal, el professional del càrrec) o si compartiu l’ordinador amb més persones.
A més, si utilitzeu el Google apps amb més d’una adreça de correu (per exemple un personal, nomprof@nominstitut.cat i un de càrrec, coordinadortic@nominstitut.cat) es fa imprescindible, ja que sinó no podreu accedir als documents del Drive dels dos simultàniament.
Si fossin dominis diferents, si que Google permet afegir comptes i des de un sol perfil de Chrome obrir dos correus i dos Drive.
Però si el domini dels comptes és el mateix, Google permet obrir dos correus però no dos Drive. Per tenir oberts el Drive de dos correus diferents del mateix domini haureu de crear els perfils.
Usuaris específics per a càrrecs de l’institut
Al principi, això pot semblar una mica caòtic, però a la llarga portarà millores en l’organització, sobretot per dues raons. La primera és que el canvi de persones en els càrrecs serà molt millor. I la segona, és que la persona que tingui un càrrec tindrà molt més organitzats el seus documents i el seu correu.
I més tenint en compte que aquests correus no serveixen només per al mail sinó que s’utilitzen per a tots els servis de Google.
Caldrà formar bé el professorat per tal que sàpiga quin correu ha d’utilitzar en cada moment. Insisteixo, no només per enviar mails sinó també per compartir documents. Però si ho aconseguim, evitarem un munt de canvis de permisos i de documents perduts.
En iniciar el curs, es canvien les contrasenyes dels usuaris dels càrrecs i se’ls donen als professors que aquell any ocuparan el càrrec en qüestió. Sense haver de fer res més, automàticament aquell professor podrà:
- Accedir a tots els documents creats anteriorment per l’usuari del càrrec.
- Editar documents que, com a professor, només tenia permís per visualitzar.
- Modificar els grups de Google on l’usuari del càrrec sigui el propietari.
- Visualitzar i modificar sites que s’hagin creat amb l’usuari del càrrec.
- Modificar calendaris que com a professor només podia visualitzar.
- …
És important remarcar la formació del professorat a l’hora de compartir fitxers. Cal tenir molt clar si es comparteix amb un professor o amb el càrrec que ocupa un professor, ja que si es barreja, llavors el caos si que pot ser monumental.
Per exemple, si el director d’un centre és professor de Ciències Naturals, haurem d’utilitzar el seu correu nominal (nomprofessor@nominstitut.cat) per aquells correu i documents interns del departament. També seria bona idea utilitzar el correu nominal del professor per compartir informació amb els alumnes. En canvi, per correus i documents d’organització de centre caldria utilitzar l’usuari del càrrec, direccio@nominstitut.cat.
Tenint un Google drive ben organitzat (veure article Organitzant el Google drive), utilitzant els grups per compartir documentació i calendaris (veure article Compartint documents i calendaris amb grups de Google) i utilitzant usuaris per a càrrecs, l’inici de curs hauria de ser molt senzill, i no hauríem de tenir cap problema amb persones i càrrecs que no tenen permisos per veure documents o calendaris que els fan falta.
