Perfils amb Google Chrome

Per utilitzar-ho és tan senzill com seleccionar el botó de configuració (tres ratlles horitzontals situades a la part superior dreta del navegador) i tria l’opció configuració.

Buscar l’apartat usuaris i triar Afegir nou usuari. Podreu triar nom del perfil i icona que l’identifica.
Us demanarà de vincular un usuari de gmail (o de google apps for education) per tal de sincronitzar aquest perfil en qualsevol ordinador que useu. Si el vinculeu és millor, però no pas imprescindible.
Ara ja podeu configurar la pàgina d’inici, fixar pestanyes, iniciar sessió al correu, facebook, twitter i marcar que no tanqui sessió, etc.
En obrir el Chrome, a la part superior esquerra us sortirà la icona que heu triat pel perfil. Si li feu clic, se us desplegaran tots els perfils que heu creat (que poden ser tants com vulgueu) i podeu seleccionar quin voleu obrir en una altre finestra.
D’aquesta manera, podreu tenir diferents finestres del navegador obertes simultàniament amb perfils diferents.
És ideal si teniu molts correus (el personal, el professional nominal, el professional del càrrec) o si compartiu l’ordinador amb més persones.
A més, si utilitzeu el Google apps amb més d’una adreça de correu (per exemple un personal, nomprof@nominstitut.cat i un de càrrec, coordinadortic@nominstitut.cat) es fa imprescindible, ja que sinó no podreu accedir als documents del Drive dels dos simultàniament.
Si fossin dominis diferents, si que Google permet afegir comptes i des de un sol perfil de Chrome obrir dos correus i dos Drive.
Però si el domini dels comptes és el mateix, Google permet obrir dos correus però no dos Drive. Per tenir oberts el Drive de dos correus diferents del mateix domini haureu de crear els perfils.

Usuaris específics per a càrrecs de l’institut

Al principi, això pot semblar una mica caòtic, però a la llarga portarà millores en l’organització, sobretot per dues raons. La primera és que el canvi de persones en els càrrecs serà molt millor. I la segona, és que la persona que tingui un càrrec tindrà molt més organitzats el seus documents i el seu correu.

I més tenint en compte que aquests correus no serveixen només per al mail sinó que s’utilitzen per a tots els servis de Google.
Caldrà formar bé el professorat per tal que sàpiga quin correu ha d’utilitzar en cada moment. Insisteixo, no només per enviar mails sinó també per compartir documents. Però si ho aconseguim, evitarem un munt de canvis de permisos i de documents perduts.
En iniciar el curs, es canvien les contrasenyes dels usuaris dels càrrecs i se’ls donen als professors que aquell any ocuparan el càrrec en qüestió. Sense haver de fer res més, automàticament aquell professor podrà:
  • Accedir a tots els documents creats anteriorment per l’usuari del càrrec.
  • Editar documents que, com a professor, només tenia permís per visualitzar.
  • Modificar els grups de Google on l’usuari del càrrec sigui el propietari.
  • Visualitzar i modificar sites que s’hagin creat amb l’usuari del càrrec.
  • Modificar calendaris que com a professor només podia visualitzar.
És important remarcar la formació del professorat a l’hora de compartir fitxers. Cal tenir molt clar si es comparteix amb un professor o amb el càrrec que ocupa un professor, ja que si es barreja, llavors el caos si que pot ser monumental.
Per exemple, si el director d’un centre és professor de Ciències Naturals, haurem d’utilitzar el seu correu nominal (nomprofessor@nominstitut.cat) per aquells correu i documents interns del departament. També seria bona idea utilitzar el correu nominal del professor per compartir informació amb els alumnes. En canvi, per correus i documents d’organització de centre caldria utilitzar l’usuari del càrrec, direccio@nominstitut.cat.
Tenint un Google drive ben organitzat (veure article Organitzant el Google drive), utilitzant els grups per compartir documentació i calendaris (veure article Compartint documents i calendaris amb grups de Google) i utilitzant usuaris per a càrrecs, l’inici de curs hauria de ser molt senzill, i no hauríem de tenir cap problema amb persones i càrrecs que no tenen permisos per veure documents o calendaris que els fan falta.

Organitzant el Google Drive

Cadascú ordena els fitxers com li va millor, però si cal tenir en compte algunes normes bàsiques que ens poden ajudar.

Els documents que fem servir, els hem de tenir arxivats a La meva unitat, els haguem creat nosaltres o ens els hagin compartit.

Per poder fer-ho correctament, primer hem de crear a La meva unitat un estructura lògica de carpetes i subcarpetes.
Per crear aquesta estructura, hi ha infinitat de maneres. Les més habitual són dues. Hi ha qui ho fa per cursos, i dins de cada curs subdivideix en temes.
I també hi ha qui directament divideix La meva unitat en carpetes per a temes diferents directament.
Sigui com sigui, el més important és tenir una organització clara de com ordenem els documents i de què hi desarem a cada carpeta.
Creem els documents a la carpeta/tes corresponents
Quan creem un document nou ho podem fer directament a la carpeta que hagi d’anar, així trobar-lo no requerirà cap esforç. Si és un document que tenim a l’ordinador i l’hem de pujar al Drive, ho podem fer arrossegant-lo directament a la carpeta que li correspon.
Movem els documents que ens comparteixen a la carpeta corresponent.
Si ens comparteixen un document (ja sigui directament o per grups) rebrem un correu avisant-nos. Si qui comparteix omet aquest enviament, el trobarem a Compartir amb mi si ens l’han compartit directament.  Si ens l’han compartit a través d’un grup, recordeu que sense el mail no podrem trobar el document de cap manera (consulteu l’article Compartint documents i calendaris amb grups de Google)
Sigui com sigui, un cop hem localitzat el document i l’hem obert, hem de decidir si ens caldrà consultar-lo en un futur. Si és així, convé endreçar-lo a La meva unitat.
Amb el document obert, utilitzeu el botó carpeta que hi ha just al costat del títol.
Fàcilment podem triar a quina carpeta el volem desar.
Si es segueix aquest procediment següent:
  • Rebem el correu avisant que ens han compartit un document.
  • Obrim el document.
  • Si cal utilitzar-lo en un futur, movem el document a la carpeta de la nostra unitat que vulguem, amb el botó carpeta.

trobar documents en un futur no serà cap problema.

Movem carpetes compartides.
De la mateixa manera que hem mogut fitxers, també podem moure carpetes compartides. Si ens comparteixen una carpeta amb subcarpetes i fitxers a dins i ho haurem de consultar més endavant, una molt bona idea és arrossegar-la a la nostra unitat, dins de la carpeta que tinguem creada que vulguem.
ATENCIÓ que això té un perill per a centres que ja estiguin funcionant. Si fins ara no hem arrossegat carpetes a la meva unitat, ens podem trobar amb la situació que ens hagin compartit una carpeta i nosaltres hi haguem pujat més fitxers.
Si aquesta carpeta es mou, com que a dins hi ha fitxers que són nostres, aquests fitxers es considera que canvien de lloc i per tant la resta d’usuaris no podrà veure’ls.
Per tant, si no voleu que desapareguin fitxers, NO moveu carpetes que tinguin a dins fitxers vostres.
Si us trobeu en aquest cas, la millor manera de localitzar aquestes carpetes, és usar l’opció Destacar.
Si destaqueu alguna carpeta us sortirà quan cliqueu a la dreta destacats.
I l’aplicació del Google Drive que s’instal·la a l’ordinador?
Aquesta aplicació l’únic que fa és sincronitzar una carpeta de l’ordinador amb La meva unitat. Per tant, en fa còpia de seguretat de tot el que tinguem al Google Drive (compte que els documents que estiguin en format Google Drive no els copia, només copia un enllaç). I ens permet fer modificacions a fitxers quan no tenim internet a l’ordinador que es sincronitzaran automàticament quan l’ordinador es connecti. Vaja, funciona com un Dropbox.