Categoria: Professors

Rebre alertes quan es contestin formularis de Google

Posted on by Jaume Feliu

Primer veiem com crear aquestes notificacions.

Es crea un formulari i el seu full de respostes. Per crear aquest full de respostes cal seleccionar el botó Tria la destinació de les respostes.

googleform2

Després es tanca el formulari i s’obre el full de respostes. En el menú Eines, hi ha l’opció Regles de notificació.

googleform3

Podreu definir avisos per unes quantes situacions, i decidir si voleu un correu per cada situació o bé un resum diari.

googleform4

Un cop vist el seu funcionament, poso tres aplicacions dels formularis que sense aquests avisos per correu serien poc viables, ja que hauríem d’estar constantment mirant si algú ha contestat o no. Algunes d’elles es podrien fer directament per correu, però si s’utilitza un formulari ens assegurem que quin respon el formulari ens indica els camps obligatoris que nosaltres volem.

  • Comunicació d’incidències de manteniment: si tenim una site d’organització interna de centre (opció molt recomanable), hi podem incrustar un formulari per tal que els professors avisin d’incidències (ja siguin de manteniment informàtic, d’aules …). El responsable, que és qui haurà creat el formulari, rebrà un correu cada cop que algú contesti el formulari indicant una incidència.
  • Petició d’entrevistes dels pares: Els pares poden demanar entrevista amb els tutors amb un formulari. Així ja trien el dia i hora que els va bé, dins dels que els oferim. Si a més en el formulari hem usat formlimiter (un google script que explicaré en propers articles), podrem fer que els horaris on ja tenim entrevistes amb pares no surtin al formulari.
  • Faltes en contra la normativa de convivència: Si el centre utilitza faltes de disciplina per imposar sancions als alumnes que no compleixen la normativa de convivència, es poden utilitzar formularis per mantenir-ne un registre. El professor que imposi una falta només ha d’omplir un formulari amb les dades i automàticament queda registrat i s’avisa al tutor que correspon.

Només n’he posat tres a tall d’exemple però, evidentment, en un centre educatiu es poden trobar moltes més aplicacions. I no només en l’àmbit de gestió, sinó en activitats amb els alumnes. Si algú fa servir aquests avisos dels formularis per altres aplicacions, estaré content si ho compartiu en els comentaris.

Mapes conceptuals i diagrames amb Lucidchart

Posted on by Jaume Feliu

Aplicacions d’aquest estil n’hi ha unes quantes,  com ara Cmaptools o Gliffy, però jo em quedo amb aquesta per tres raons: la primera és que permet una quantitat increíble de diagrames diferents; la segona  és que té una versió educativa totalment gratuïta; i la tercera és la seva integració total amb els comptes de Google i Google apps for Education, compartint i treballant col·laborativament.

Gran quantitat de formes

Quan entreu a l’aplicació amb el vostre usuari us apareixeran les formes per  defecte, però teniu l’opció d’afegir-ne moltes més.

lcd2

Trobareu les típiques formes dels diagrames i moltes més. Formes d’arquitectura (per fer plànols), de circuits elèctrics, de xarxes d’ordinadors…

A més, es poden importar les imatges que vulgueu.

Versió educativa

Si el vostre centre no té Google apps for education i vosaltres no teniu cap usuari de Google, podeu registrar-vos normalment a https://www.lucidchart.com/users/registerPersonal. Trieu la versió Free que està limitada en espai i compartició.

Un cop estigueu registrats podeu accedir a https://www.lucidchart.com/education i demanar que us actualitzin el compte (Request free upgrage). Al cap de poques hores tindrem el compte actualitzat i sense limitacions.

Integració total amb Google

Si també s’usa Google drive, és ideal connectar el compte de LucidChart amb el de  Google apps, així es treballa des de Drive. Si s’ha fet aquesta integració, quan es vol crear un diagrama es pot anar al Google Drive i amb el botó CREA apareix LucidChart.

lcd3

Si en crear l’usuari, enlloc de crear un usuari per a LucidChart es tria l’opció d’usar l’usuari de Google, això ja és automàtic.

Integració total amb Google apps for Education

Per evitar que cada alumne i cada professor es creein un compte (o l’enllacin al del Google) i demanin l’actualització del compte, es pot integrar automàticament al domini de Google apps for education. D’aquesta forma s’instal·la a tots els usuaris del domini i no caldrà que ningú es registri. Tothom ho trobarà a la barra al costat de Gmail, Drive, Calendar…

Per fer-ho l’administrador haurà d’instal·lar l’aplicació al domini de Google apps amb el següent enllaç:
https://www.google.com/enterprise/marketplace/viewListing?productListingId=4179+16050908505450606803&pli=1

Després haurà de demanar l’actualització per al seu compte d’administrador, així no caldrà pagar: https://www.lucidchart.com/education

Als usuaris ja existents al Google apps for education, els apareixerà a la barra negre de Google, on hi ha el Gmail, Drive, Calendar …

lcd4

Si fan clic a Lucidchart, els demanarà permís per accedir al seu nom i adreça i si li concedeixen els quedarà instal·lat.

Quan des de Drive accedeixin a fer un nou document, els apareixerà també Lucidchart i serà com un arxiu més de Google Drive. Es podrà compartir, obrir i modificar simultàniament per més d’un usuari, i desar a les carpetes del Drive.

Els usuaris que es crein nous al Google apps, no cal ni que doni permís a LucidChart, ja el tenen integrat del tot.

Treball off-line

Per arrodonir-ho, us podeu descarregar la següent aplicació per a Chrome:
https://chrome.google.com/webstore/detail/lucidchart-diagram-app/djejicklhojeokkfmdelnempiecmdomj?utm_source=chrome-ntp-icon
Amb ella, si esteu fent un diagrama que només utilitzeu vosaltres, podreu seguir-lo treballant sense connexió a Internet.

En resum, una bona eina per utilitzar tot el centre per a fer esquemes, mapes conceptuals i diagrames.

Perfils amb Google Chrome

Posted on by Jaume Feliu

Per utilitzar-ho és tan senzill com seleccionar el botó de configuració (tres ratlles horitzontals situades a la part superior dreta del navegador) i tria l’opció configuració.

Buscar l’apartat usuaris i triar Afegir nou usuari. Podreu triar nom del perfil i icona que l’identifica.
Us demanarà de vincular un usuari de gmail (o de google apps for education) per tal de sincronitzar aquest perfil en qualsevol ordinador que useu. Si el vinculeu és millor, però no pas imprescindible.
Ara ja podeu configurar la pàgina d’inici, fixar pestanyes, iniciar sessió al correu, facebook, twitter i marcar que no tanqui sessió, etc.
En obrir el Chrome, a la part superior esquerra us sortirà la icona que heu triat pel perfil. Si li feu clic, se us desplegaran tots els perfils que heu creat (que poden ser tants com vulgueu) i podeu seleccionar quin voleu obrir en una altre finestra.
D’aquesta manera, podreu tenir diferents finestres del navegador obertes simultàniament amb perfils diferents.
És ideal si teniu molts correus (el personal, el professional nominal, el professional del càrrec) o si compartiu l’ordinador amb més persones.
A més, si utilitzeu el Google apps amb més d’una adreça de correu (per exemple un personal, nomprof@nominstitut.cat i un de càrrec, coordinadortic@nominstitut.cat) es fa imprescindible, ja que sinó no podreu accedir als documents del Drive dels dos simultàniament.
Si fossin dominis diferents, si que Google permet afegir comptes i des de un sol perfil de Chrome obrir dos correus i dos Drive.
Però si el domini dels comptes és el mateix, Google permet obrir dos correus però no dos Drive. Per tenir oberts el Drive de dos correus diferents del mateix domini haureu de crear els perfils.

Organitzant el Google Drive

Posted on by Jaume Feliu

Cadascú ordena els fitxers com li va millor, però si cal tenir en compte algunes normes bàsiques que ens poden ajudar.

Els documents que fem servir, els hem de tenir arxivats a La meva unitat, els haguem creat nosaltres o ens els hagin compartit.

Per poder fer-ho correctament, primer hem de crear a La meva unitat un estructura lògica de carpetes i subcarpetes.
Per crear aquesta estructura, hi ha infinitat de maneres. Les més habitual són dues. Hi ha qui ho fa per cursos, i dins de cada curs subdivideix en temes.
I també hi ha qui directament divideix La meva unitat en carpetes per a temes diferents directament.
Sigui com sigui, el més important és tenir una organització clara de com ordenem els documents i de què hi desarem a cada carpeta.
Creem els documents a la carpeta/tes corresponents
Quan creem un document nou ho podem fer directament a la carpeta que hagi d’anar, així trobar-lo no requerirà cap esforç. Si és un document que tenim a l’ordinador i l’hem de pujar al Drive, ho podem fer arrossegant-lo directament a la carpeta que li correspon.
Movem els documents que ens comparteixen a la carpeta corresponent.
Si ens comparteixen un document (ja sigui directament o per grups) rebrem un correu avisant-nos. Si qui comparteix omet aquest enviament, el trobarem a Compartir amb mi si ens l’han compartit directament.  Si ens l’han compartit a través d’un grup, recordeu que sense el mail no podrem trobar el document de cap manera (consulteu l’article Compartint documents i calendaris amb grups de Google)
Sigui com sigui, un cop hem localitzat el document i l’hem obert, hem de decidir si ens caldrà consultar-lo en un futur. Si és així, convé endreçar-lo a La meva unitat.
Amb el document obert, utilitzeu el botó carpeta que hi ha just al costat del títol.
Fàcilment podem triar a quina carpeta el volem desar.
Si es segueix aquest procediment següent:
  • Rebem el correu avisant que ens han compartit un document.
  • Obrim el document.
  • Si cal utilitzar-lo en un futur, movem el document a la carpeta de la nostra unitat que vulguem, amb el botó carpeta.

trobar documents en un futur no serà cap problema.

Movem carpetes compartides.
De la mateixa manera que hem mogut fitxers, també podem moure carpetes compartides. Si ens comparteixen una carpeta amb subcarpetes i fitxers a dins i ho haurem de consultar més endavant, una molt bona idea és arrossegar-la a la nostra unitat, dins de la carpeta que tinguem creada que vulguem.
ATENCIÓ que això té un perill per a centres que ja estiguin funcionant. Si fins ara no hem arrossegat carpetes a la meva unitat, ens podem trobar amb la situació que ens hagin compartit una carpeta i nosaltres hi haguem pujat més fitxers.
Si aquesta carpeta es mou, com que a dins hi ha fitxers que són nostres, aquests fitxers es considera que canvien de lloc i per tant la resta d’usuaris no podrà veure’ls.
Per tant, si no voleu que desapareguin fitxers, NO moveu carpetes que tinguin a dins fitxers vostres.
Si us trobeu en aquest cas, la millor manera de localitzar aquestes carpetes, és usar l’opció Destacar.
Si destaqueu alguna carpeta us sortirà quan cliqueu a la dreta destacats.
I l’aplicació del Google Drive que s’instal·la a l’ordinador?
Aquesta aplicació l’únic que fa és sincronitzar una carpeta de l’ordinador amb La meva unitat. Per tant, en fa còpia de seguretat de tot el que tinguem al Google Drive (compte que els documents que estiguin en format Google Drive no els copia, només copia un enllaç). I ens permet fer modificacions a fitxers quan no tenim internet a l’ordinador que es sincronitzaran automàticament quan l’ordinador es connecti. Vaja, funciona com un Dropbox.