Usuarios para familias en un dominio Google apps for education

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family-76781_640Hace ya varios años que trabajo con Google apps for education. De hecho, he realizado la implementación en dos institutos y he asesorado a un tercero a realizarla. Y no ha sido hasta este curso que me he decidido a dar un usuario a cada familia. El motivo de no hacerlo antes era sencillo: si no ofrecemos a las familias suficientes servicios interesantes, tendrán el usuario pero no lo utilizarán y, por tanto, no será útil. En este artículo explicaré los servicios que ofrecemos a las familias y que, hasta ahora, hace que más del 80% accedan con el usuario al menos una vez por semana.

Lo primero que hice fue crear una Site (con tecnología Google Sites) donde sólo puedan acceder las familias con su usuario. Esta Zona de familias está enlazada en la web del centro.

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Es en esta Site donde ponemos los servicios que las familias tienen. Los básicos y que más claro tenía que debían estar son:

  • Correo electrónico: todas las comunicaciones con las familias se hacen en este correo que les proporcionamos. De esta manera evitamos el problema de correos devueltos, cambios de mail … Además, les recomendamos a las familias que, si disponen, se lo configuren en su smartphone.
  • Calendarios: tenemos dos calendarios para las familias. Uno general del centro, con las fiestas, vacaciones, inicio de trimestres, entregas de notas, etc. y otro del grupo de su hijo, donde pueden ver salidas y deberes. Todos los profesores ponemos los deberes en este calendario y así las familias pueden ver qué deberes, entrega de trabajos, fechas de proyectos o controles tienen los alumnos.
    Este calendario también ayuda a los profesores a ir más coordinados, ya que todos podemos ver qué tareas tienen los alumnos y decidir si ponemos o no para evitar sobrecargarlos.

No teníamos claro que utilizaran el correo, ya que tampoco enviamos demasiadas comunicaciones. Así, hemos aumentado las funcionalidades del correo:

  • Aviso por mail de ausencias y retrasos: con un script que creé, cada mañana pasamos lista y si algún alumno llega tarde o no viene a clase, se envía un mail a la familia al correo de centro avisando. De esta manera siempre está la familia informada. El script es público y se puede encontrar en esta dirección.
  • Aviso de incidencias: de la misma manera, otro script envía mails a las familias si hay incidencias. Básicamente faltas de comportamiento, deberes que el alumno no ha hecho o material que no ha traído. En la misma dirección también se puede encontrar.

Con estos servicios básicos, creíamos que las familias ya se configurarían el correo pero igual no accederían nunca a la Zona de familias. Así que he añadido algunas funcionalidades:

  • Informe del alumno: con otro script que diseñé, que también es público y se puede encontrar en esta dirección, cuando las familias acceden a este apartado de la Zona de familias, les aparece un resumen de ausencias y retrasos, justificados y no justificados, y la lista de incidencias. Toda la información la han recibido por mail, pero es bueno que en cualquier momento puedan ver un resumen.
  • Informes de evaluaciones: accediendo a este apartado, cada familia puede ver los informes de evaluación de su hijo. Tanto el de evaluación inicial como los de las evaluaciones trimestrales. Este apartado es más sencillos que los anteriores, ya que no hay ningún script. Comparto una carpeta con todas las familias, copio todos los informes de evaluación dentro, elimino los permisos a las familias de los informes y, archivo por archivo, doy permiso sólo a la familia correspondiente. Ya sólo queda ir a la Site e insertar la carpeta del Drive.
    Como las familias tienen permiso a la carpeta no hay problema. Y sólo aparecen los informes de su hijo, ya que son los únicos donde tienen permiso de visualización.
  • Novedades: en la página principal, ponemos novedades que creemos que pueden ser interesantes para las familias, pero que no son imprescindibles. Así evitamos cargar el correo electrónico y podemos añadir recomendaciones.
  • Fotografías: intentamos fotografiar y grabar muchas de las actividades que realizan los alumnos. A pesar de tener los derechos de imagen firmados por las familias, no nos parece demasiado correcto colgar cientos de fotos públicamente. Así que en la web pública sólo colgamos un par por actividad. Al estilo de los informes de evaluación, en la zona de familias tenemos una carpeta para cada grupo donde colgamos las fotografías completas de las actividades en subcarpetas. Cada familia sólo puede acceder a las fotografías del grupo de su hijo.
  • Otras informaciones: finalmente tenemos algunos apartados con enlaces de interés, con las fechas más destacadas, etc.

Seguro que iremos añadiendo más funciones. Y si alguien tiene implementada alguna que no haya indicado, estaré muy contento de que lo diga en los comentarios. Así seguro que iremos mejorando el servicio que ofrecemos a las familias.

Ciertamente que hay sistemas comerciales que hacen estas funciones y muchas más, pero sin invertir ni un euro nos parece que hemos conseguido un sistema suficientemente interesante para que las familias estén informadas y, además, puedan participar y opinar sobre el funcionamiento del centro, ya que el correo lo utilizan mucho para comunicarse con los tutores.

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