Usuarios específicos para cargos del instituto

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Al principio, esto puede parecer un poco caótico, pero a la larga traerá mejoras en la organización, sobre todo por dos razones. La primera es que el cambio de personas en los cargos será mucho mejor. Y la segunda, es que la persona que tenga un cargo tendrá mucho más organizados sus documentos y su correo.

Y más teniendo en cuenta que estos correos no sirven sólo para el mail sino que se utilizan para todos los servios de Google.
Se deberá formar bien al profesorado para que sepa qué correo debe utilizar en cada momento. Insisto, no sólo para enviar mails sino también para compartir documentos. Pero si lo conseguimos, evitaremos un montón de cambios de permisos y de documentos perdidos.
Al iniciar el curso, se cambian las contraseñas de los usuarios de los cargos y se dan a los profesores que ese año ocuparán el cargo en cuestión. Sin tener que hacer nada más, automáticamente ese profesor podrá:
  • Acceder a todos los documentos creados anteriormente por el usuario del cargo.
  • Editar documentos que, como profesor, sólo tenía permiso para visualizar.
  • Modificar los grupos de Google donde el usuario del cargo sea el propietario.
  • Visualizar y modificar sites que se hayan creado con el usuario del cargo.
  • Modificar calendarios que como profesor sólo podía visualizar.
Es importante remarcar la formación del profesorado a la hora de compartir archivos. Hay que tener muy claro si se comparte con un profesor o con el cargo que ocupa un profesor, ya que si se mezcla, entonces el caos si que puede ser monumental.
Por ejemplo, si el director de un centro es profesor de Ciencias Naturales, deberemos utilizar su correo nominal (nombreprofesor@nombreinstituto.es) para aquellos correo y documentos internos del departamento. También sería buena idea utilizar el correo nominal del profesor para compartir información con los alumnos. En cambio, por correos y documentos de organización de centro habría que utilizar el usuario del cargo, direccion@nombreinstituto.es.
Teniendo Google Drive bien organizado (ver articulo Organitzando Google drive), utilizando los grupos para compartir documentación y calendarios (ver artícul Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google) y utilizando usuarios para cargos, el inicio de curso debería ser muy sencillo, y no deberíamos tener ningún problema con personas y cargos que no tienen permisos para ver documentos o calendarios que les hacen falta.

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