Google ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.
En este bloque intento dar herramientas TIC que no requieran conocimientos muy profundos de informática. En este caso de los Google script, para crearlos de cero serían necesarios conocimientos de programación en JavaScript, pero aquí veremos cómo aprovecharlos sin tenerlos, aprovechando scripts creados por terceras personas.
Como decía, la idea es simple. Crear una plantilla en un documento de texto, indicando que algunos datos las recoja de una hoja de cálculo. De esta manera prepararemos una carta modelo y el script nos creará automáticamente una carta personalizada para cada alumno (o familia).
Además, los documentos resultantes se pueden enviar por correo electrónico automáticamente.
Para poder realizarlo utilizaremos un Google script que se llama autoCrat.
Los pasos son muy sencillos:
- Primero de todo vamos a crear un documento de texto en Google Drive que servirá de plantilla, poniendo los campos que queramos personalizar entre signos << >>.
Por ejemplo:
- Después crearemos una hoja de cálculo de Google Drive, donde pondremos en columnas los campos insertados en el documento de texto.
- En esta hoja de cálculo, insertaremos el script. Para realizar-lo, seleccionemos el menú Herramientas, y elegimos Galeria de scripts. Buscaremos el script autoCrat V1-Espanol
- Instalaremos el script (tendremos que dar permisos al script para que pueda acceder a nuestro Drive y en nuestro correo).
- Una vez instalado, veremos que en la hoja de cálculo ha aparecido un nuevo menú, de nombre autocrat.
- Utilizarlo es muy sencillo, ya que está guiado y en castellano. Primero se indicará el nombre del documento de texto que nos hace de modelo, después la hoja de cálculo donde están los datos, luego nos permitirá poner alguna condición para filtrar qué datos se combinarán, asignaremos cada campo a una columna de la hoja y finalmente indicaremos si se envía por correo o no y si se crean documentos Drive o PDF.
Al final del proceso, se habrán creado tantos documentos como alumnos tengamos en la lista, con el siguiente aspecto:
Scripts de Google interesantes para el mundo de la educación hay muchos. En próximos artículos intentaré comentar en otros que yo utilizo.
quisiera saber como pasar con autocrat una imagen que esta ubicada en google drive.
Por lo que yo sé, Autocrat de momento no permite usar imágenes como campos para insertar en el documento.
Hola.
Y saben como configurar esos jobs para que se ejecuten solos? Es decir, cada vez que haya un nuevo registro en el formulario, se ejecute
el job?
Hola, Hugo,
Autocrat permite crear disparadores automáticos. Revisa sus opciones