Seguint amb la sèrie d’articles sobre la consola d’administració de Google apps for education, avui faig una repassada a una opció molt útil i que, per les preguntes que rebo, no és massa coneguda. Es tracta de les auditories. La consola et permet saber què està passant en molts aspectes, sempre guardant la privacitat de dades. On està un arxiu del Drive? Quants usuaris l’han obert? Qui ha esborrat un esdeveniment del calendari compartit? I un munt de coses més.
Per accedir a aquestes auditories, cal triar l’opció INFORMES.
A partir d’aquí, ja és molt senzill. A la part esquerra tenim el menú auditories. I els serveis on està disponibles.
Centrem-nos en un servei, que ens servirà d’exemple, el Drive. Si el seleccionem, podrem veure qui va realitzar alguna de les següents accions:
- Vista (obrir el document)
- Afegir a una carpeta
- Canviar el nom
- Canviar permisos
- Canvis en la configuració dels editors
- Creació, eliminació, impressió o descàrrega
- Enviar a la Paperera
En la captura de pantalla, es pot veure quan i qui va accedir a un arxiu concret. La cerca s’ha fet buscant per nom de l’arxiu.
De la mateixa manera, es podrien fer cerques amb altres criteris. No cal cercar sempre per nom d’arxiu, també es pot cercar per usuari. Així podriem veure quins arxius ha vist un usuari en un interval de dates.
Tot i poder conèixer aquestes dades, la privacitat del contingut segueix intacte, ja que si no s’ha donat permís a l’administrador, aquest no podrà veure el contingut.
Podem veure algun altre servei, com ara el registre de correus.
En aquest cas, ens permet veure qui va enviar o rebre correus en una període determinat. La pantalla correspon els correus rebuts per un usuari:
Igual que abans, la privacitat està garantida, almenys pel que fa al contingut dels missatges, ja que l’administrador no els pot llegir. Pot tenir més detalls del correu, fent clic a sobre, però no pot llegir el contingut.
Les auditories no són una eina d’ús habitual, almenys en el meu centre, però sí que són molt útils en determinats moments. Aquí només les he presentades, però us animo a que hi aneu fent proves i en pugueu veure les seves característiques.
