Combinar documents del Drive, amb Google apps script

Compartiu!

scriptGoogle ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència.

En aquest bloc intento donar eines TIC que no requereixin coneixements molt profunds d’informàtica. En aquest cas dels Google script, per crear-los de zero caldrien coneixements de programació en Javascript, però aquí veurem com aprofitar-los sense saber-ne, agafant scripts creats per terceres persones.

Com deia, la idea és simple. Crear una plantilla en un document de text, indicant que algunes dades les agafi d’un full de càlcul. D’aquesta manera prepararem una carta model i l’script ens crearà automàticament una carta personalitzada per a cada alumne (o família).
A més, els documents resultants es poden enviar per correu electrònic automàticament.

Per poder-ho fer utilitzarem un Google script que s’anomena autoCrat.

Els passos són molt senzills:

  • Primer de tot crearem un document de text en el Google Drive amb el model, posant els camps que vulguem personalitzar entre signes << >>.
    Per exemple:

combinar1

  • Després crearem un full de càlcul de Google Drive, on posarem en columnes els camps inserits al document de text.

combinar2

  • En aquest full de càlcul, inserirem l’script. Per fer-ho, seleccionem el menú Eines, i triem Galeria de scripts. Cercarem l’script autoCrat V1-Espanol

combinar3

  • Instal·larem l’script (haurem de donar permisos a l’script perquè pugui accedir al nostre Drive i al nostre correu).
  • Un cop instal·lat, veurem que en el full de càlcul ha aparegut un nou menú, de nom autoCrat.
  • Utilitzar-lo és molt senzill, ja que està tot guiat i en castellà. Primer s’indicarà el nom del document de text que ens fa de model, després el full de càlcul on estan les dades, després ens permetrà posar alguna condició per filtrar quines dades es combinaran, assignarem cada camp a una columna del full i finalment indicarem si s’envia per correu o no i si es creen documents Drive o PDF.

Al final del procés, se’ns hauran creat tants documents com alumnes tinguem a la llista, amb el següent aspecte:

combinar4

Scripts de Google interessants pel món de l’educació n’hi ha molts. En propers articles intentaré comentar-ne d’altres que jo utilitzo.

Compartiu!

18 Responses to “Combinar documents del Drive, amb Google apps script”

  1. No uses autocrat en español. Es una versión antigua y funciona mucho mejor el autocrat original.
    Yo también he usado este script Y he contado mis experiencias en este blog:http://ticieso.blogspot.com.es/search/label/autocrat?m=0

    • A ha dit:

      Lo mismo si lo pones en cristiano, te puede entender, responder e incluso ayudar a mejorar unos cuantos cientos de miles de personas más; pero como sois tontos del culo o sea: catalanistas, pues os jodeis y os perdéis todas esas aportaciones y difusión del saber, que por otra parte pienso que debe ser la prioridad absoluta para un docente. Pero no hay caso. Allá vosotros y vuestra “ínsula”

      • Jaume Feliu ha dit:

        Lástima que en lugar de insultar no se te haya ocurrido ver que en la parte superior derecha hay un menú que permite cambiar el idioma.
        Cada artículo lo hago en catalán y en castellano.
        Y teniendo en cuenta que no obtengo ningún beneficio económico y que me lleva un tiempo, un agradecimiento no hubiera estada de más.

        • Beba Lago ha dit:

          Muchas gracias. Es cierto, a partir del tercer punto cambia a En aquest full de càlcul…y ya no se entiende, por más que pinches la versión de idioma correspondiente. Es una lástima, porque iba muy bien encaminado, sencillo y claro.

          • Jaume Feliu ha dit:

            Ah! Ahora lo entiendo. No me había fijado que me salté una parte de la traducción. Menos mal que tu tienes más educación. No hay problema, lo arreglo ahora mismo.

          • Jaume Feliu ha dit:

            Arreglado, pero del artículo hace dos años y Google ha realizado algunos cambios en los scripts, ahora llamados Add-on.

  2. Jaume Feliu ha dit:

    Yo suelo utilizar la versión en inglés que, como dices, tiene versión más actual. Aun así, la versió en español siempre me ha funcinado perfectamente. Y muchos profesores poco ágiles con las TIC (o sea muchos) agradecen mucho que esté en español. De aquí que haya recimendado la versión antigua.
    Eso si, hubiese faltado un apunte recomendando la versión inglesa para las personas que no les supone una dificultad añadida.
    Gracias por el apunte.

    • Ramon Lozano ha dit:

      Hola Jaume,

      Ante todo moltes gràcies!

      Me ha ido genial tu tutorial, pero hay un tema que aun no he conseguido resolver. En el documento Spreadsheet, tengo una columa en la que tengo imágenes (la inserto con la función IMAGE()) y al generar el document DOCS o PDF donde debería aparecer la imagen no sale nada. ¿Sabes como resolverlo? (por cierto uso última versión también en inglés)

      Gracias de nuevo!

      • Jaume Feliu ha dit:

        Hola Ramon,

        según leí hace una semanas, de momento Autocrat no soporta la inserción de imágenes, pero en la nueva versión lo soportará. Está en fase beta. A ver si no tardan mucho.

  3. germinal ha dit:

    Hola soy nuevo en esto y me haría falta un código para crear en drive documento con el adjunto de gmail.
    Muchas gracias

  4. Xavi ha dit:

    Sabeu com cridar l’autocrat des d’un script?
    Com limitar la generació del document d’autocrat amb una sola fila del spreadsheet?

    Gràcies

    • Jaume Feliu ha dit:

      Que jo sàpiga, no és pot cridar cap complement (add-on) des d’un google apps script. I dícilment es podrà més endavant, ja que hauria de ser el desenvolupador del complement qui desenvolupés funcions per cridar-lo. I Google ho hauria de permetre.
      Pel que fa a la limitació, no t’acabo d’entendre. Autocrat permet filtrar quins registres es volen processar.
      I, en tot cas, sempre es pot crear un full nou, filtrar les dades que es volen i configurar autocrat per utilitzar-lo amb aquest full creat.

  5. Guiem ha dit:

    A l’article escrius: “Al final del proceso, se habrán creado tantos documentos como alumnos tengamos en la lista”

    Pregunta: Es pot generar un sol document amb tantes pàgines com alumnes hi hagi?
    Gràcies Jaume per les teves aportacions

    • Jaume Feliu ha dit:

      Sí. L’article ja comença a ser una mica antic. Aquest estiu han tret la versió 3 de l’autocrat i ja permet crear un sol document amb una pàgina (o les que calgui) per alumne.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *