Consola de administración de G Suite (2): auditorías

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Siguiendo con la serie de artículos sobre la consola de administración de Google apps for education, hoy hago un repaso a una opción muy útil y que, por las preguntas que recibo, no es demasiado conocida. Se trata de las auditorías. La consola te permite saber qué está pasando en muchos aspectos, siempre guardando la privacidad de datos. ¿Donde está un archivo de Drive? ¿Cuántos usuarios lo han abierto? ¿Quien ha borrado un evento del calendario compartido? Y un montón de cosas más.

Para acceder a estas auditorías, hay que elegir la opción INFORMES.

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A partir de aquí, ya es muy sencillo. En la parte izquierda tenemos el menú auditorías. Y los servicios donde está disponibles.

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Centrémonos en un servicio, que nos servirá de ejemplo: Drive. Si lo seleccionamos, podremos ver quien realizó alguna de las siguientes acciones:

  • Vista (abrir el documento)
  • Añadir a una carpeta
  • Cambiar el nombre
  • cambiar permisos
  • Cambios en la configuración de los editores
  • Creación, eliminación, impresión o descarga
  • Enviar a la Papelera

En la captura de pantalla, se puede ver cuándo y quién accedió a un archivo concreto. La búsqueda se ha realizado buscando por nombre del archivo.

informes

Del mismo modo, se podrían realizar búsquedas con otros criterios. No hay que buscar siempre por nombre de archivo, también se puede buscar por usuario. Así podríamos ver qué archivos ha visto un usuario en un intervalo de fechas.

A pesar de poder conocer estos datos, la privacidad del contenido sigue intacto, ya que si no se ha dado permiso al administrador, éste no podrá ver el contenido.

Podemos ver algún otro servicio, como el registro de correos.

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En este caso, nos permite ver quién enviaó o recibió correos en una período determinado. La pantalla corresponde a los correos recibidos por un usuario:

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Al igual que antes, la privacidad está garantizada, al menos en cuanto al contenido de los mensajes, ya que el administrador no los puede leer. Puede tener más detalles del correo, haciendo clic encima, pero no puede leer el contenido.

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Las auditorías no son una herramienta de uso habitual, al menos en mi centro, pero sí son muy útiles en determinados momentos. Aquí sólo las he presentadas, pero os animo a realizar pruebas para ver sus potencialidades.

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