Organizando Google Drive

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Cada uno ordena los archivos como le va mejor, pero si hay que tener en cuenta algunas normas básicas que nos pueden ayudar.

Los documentos que usamos, deben estar archivados en Mi unidad. Deben estar los que nosaotros hemos creado y los que nos han compartido.
Para poder hacerlo correctamente, primero debemos crear en Mi unidad un estructura lógica de carpetas y subcarpetas.

Para crear esta estructura hay infinidad de maneras. Las más habituales son dos. Hay quien lo hace por cursos, y dentro de cada curso subdivide en temas.

Y también hay quien directamente divide Mi unidad en carpetas para temas diferentes.
Sea como sea, lo más importante es tener una organización clara de cómo ordenamos los documentos y de qué guardaremos en cada carpeta.
Creamos los documentos a la carpeta/as correspondientes
Cuando creamos un nuevo documento lo podemos hacer directamente en la carpeta que tenga que ir, así encontrarlo no requerirá ningún esfuerzo. Si es un documento que tenemos en el ordenador y lo tenemos que subir al Drive, lo podemos hacer arrastrándolo directamente a la carpeta que le corresponde.
Movemos los documentos que nos comparten a la carpeta correspondiente.
Si nos comparten un documento (ya sea directamente o por grupos) recibiremos un correo avisándonos. Si quien comparte omite este envío, lo encontraremos en Compartido conmigo si nos lo han compartido directamente. Si nos lo han compartido a través de un grupo, recuerde que sin el mail no podremos encontrar el documento de ninguna manera (consulte el artículo Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google)
Sea como sea, una vez hemos localizado el documento y lo hemos abierto, tenemos que decidir si nos será necesario en un futuro. Si es así, conviene guardarlo en Mi unidad.
Con el documento abierto, utilice el botón carpeta que hay justo al lado del título.
Fácilmente podemos elegir en qué carpeta lo queremos guardar.
Si se sigue este procedimiento:
  • Recibimos el correo avisando que nos han compartido un documento.
  • Abrimos el documento.
  • Si es necesario utilizarlo en un futuro, movemos el documento a la carpeta de nuestra unidad que queramos, con el botón carpeta.

encontrar documentos en un futuro no será ningún problema.

Movemos carpetas compartidas.
De la misma manera que hemos movido archivos, también podemos mover carpetas compartidas. Si nos comparten una carpeta con subcarpetas y archivos dentro y lo tendremos que consultar más adelante, una muy buena idea es arrastrarla a nuestra unidad, dentro de la carpeta que tengamos creada que queramos.
ATENCIÓN que esto tiene un peligro para centros que ya estén funcionando con Drive. Si hasta ahora no hemos arrastrado carpetas a mi unidad, nos podemos encontrar con la situación que nos hayan compartido una carpeta y nosotros hayamos subido más archivos.
Si esta carpeta se mueve, como que dentro hay archivos que son nuestros, estos archivos se considera que cambian de lugar y por lo tanto el resto de usuarios no podrá verlos.
Por tanto, si no desea que desaparezcan archivos, NO mueva carpetas que tengan dentro ficheros creados por usted.
Si se encuentra en este caso, la mejor manera de localizar estas carpetas, es usar la opción Destacar.
Si destaca alguna carpeta le saldrá al hacer clic a la derecha, en destacados.
¿Y la aplicación de Google Drive que se instala en el ordenador?
Esta aplicación lo único que hace es sincronizar una carpeta del ordenador con Mi unidad. Por tanto, nos sirve como copia de seguridad de todo lo que tengamos en Google Drive (atención que los documentos que estén en formato Google Drive no los copia, sólo copia un enlace). Y nos permite hacer modificaciones a archivos cuando no tenemos internet en el ordenador que se sincronizarán automáticamente cuando el ordenador se conecte. Vaya, funciona como un Dropbox.

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