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Cuando se utiliza Google Drive en una organización y se comparten carpetas, podemos tener algún problema: algunos archivos pueden, en apariencia, desaparecer. Es lo que se llama archivos huérfanos.
Ya he hablado en otras ocasiones que es mejor compartir carpetas que no archivos. De hecho, si se puede, es mejor utilizar Unidades de equipo.
Uno de los peligros de compartir carpetas con permisos de escritura es que alguien borre un archivo por error. Imaginemos una estructura compleja de carpetas. Supongamos 1 carpeta principal. A partir de aquí, 10 o 12 subcarpetas. En cada una de ellas 4 o 5 más … y así unos cuantos niveles. En cada carpeta puede haber 10 o 15 archivos… Total, que si todo está bien ordenado, perfecto, tenemos la documentación del centro ordenada y localizable, pero un montón de archivos y carpetas.
En algunas carpetas, habrá personas que tendrán permiso de sólo lectura y otros que podrán escribir y borrar. Y aquí viene el problema. ¿Qué pasa si, por error, alguien borra un archivo? En Drive, los archivos no se pueden borrar, pero desaparecen.
Si la ha borrado el propietario, ningún problema, el archivo ha ido a la papelera y será sencillo de encontrar y recolocar en su lugar.
Pero, ¿y si quien lo ha borrado no es el propietario? El archivo desaparece de la carpeta y, por tanto, le desaparece a todos los usuario(propietario incluido). No se ha borrado, pero no se ve por ninguna parte. ¿Como lo podemos recuperar?
Hay dos formas y las dos las debe realizarlas el propietario.
Directamente con el buscador, por nombre del archivo
- Si el propietario se da cuenta, es muy sencillo. Simplemente busca el archivo con el buscador de su Drive. Aunque no esté en ninguna carpeta, aparecerá en la búsqueda y lo podrá recolocar en la carpeta que toque.
Utilizando parámetros en el buscador, sin el nombre del archivo
- No siempre el propietario se da cuenta que ha desaparecido un archivo. Ya hemos visto que, fácilmente, podemos tener cientos (o miles) de documentos. ¿Como saber que alguien ha borrado alguno? Igual ni se ha dado cuenta que lo ha borrado.
Se puede utilizar el buscador, pero con unos parámetros especiales: is: unorganized owner: me
De este modo, sin indicar el nombre, aparecerán todos aquellos archivos que no están en ninguna carpeta y que nosotros somos los propietarios. Es importante la segunda parte, owner: me. Si no se indica, aparecerán todos los archivos que no estén en ninguna carpeta, sea quien sea el propietario. Básicamente, nos aparecerán todos los archivos que hay en Compartidos conmigo y que no hayamos movido a una carpeta de nuestro Drive. Vamos, que la lista puede ser muy larga.
Agregando el owner: me, sólo salen los archivos que nosotros hemos creado y que no están en una carpeta. ¿Y como podemos tener archivos que no están en ninguna carpeta? Seguramente que los pusimos en una carpeta compartida y alguien los borró por error.
Así que, si se desea estar seguro de que nadie mueve archivos nuestros de carpetas compartidas, de vez en cuando, hay que realizar una búsqueda de estos archivos. Si no aparece nada en la búsqueda, podremos estar tranquilos que todo sigue en su sitio.
