{"id":1660,"date":"2017-07-15T16:43:48","date_gmt":"2017-07-15T14:43:48","guid":{"rendered":"http:\/\/tecnocentres.org\/controlar-y-revisar-usuarios-en-un-dominio-g-suite-google-vault\/"},"modified":"2017-07-15T16:43:48","modified_gmt":"2017-07-15T14:43:48","slug":"controlar-y-revisar-usuarios-en-un-dominio-g-suite-google-vault","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tecnocentres.org\/es\/blog\/2017\/07\/15\/controlar-y-revisar-usuarios-en-un-dominio-g-suite-google-vault\/","title":{"rendered":"Controlar y revisar usuarios en un dominio G Suite: Google Vault"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-1424 alignleft\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/vault.png\" alt=\"\" width=\"165\" height=\"154\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/vault.png 968w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/vault-300x280.png 300w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/vault-768x717.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 165px) 100vw, 165px\" \/>En un centro educativo es importante saber qu\u00e9 hacen los alumnos con las herramientas digitales. En una entrada anterior <a href=\"http:\/\/tecnocentres.org\/es\/consola-de-administracion-de-google-apps-for-education-2-auditorias\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">explicaba las opciones de auditor\u00eda<\/a> que hay desde la consola de administraci\u00f3n del dominio. Pero, a veces, necesitamos algo m\u00e1s. \u00bfPodemos ver qu\u00e9 correos env\u00eda un usuario? \u00bfPodemos ver archivos que no ha compartido con nadie? Los administradores s\u00ed pueden con la herramienta <a href=\"https:\/\/ediscovery.google.com\/discovery\/?ei=FCRqWfLsBsiiwAK5-aeYCQ&amp;ved=0EKkuCBYoEg\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><em>Google Vault<\/em><\/a>. En este art\u00edculo veremos alguna funcionalidad, pero no pretende ser una descripci\u00f3n exhaustiva de la herramienta.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aunque no seamos administradores, tambi\u00e9n es importante conocer qu\u00e9 puede hacer nuestro administrador. \u00bfPuede la direcci\u00f3n de un centro mirar los correos profesionales de sus profesores? La respuesta es que en un dominio G suite, s\u00ed.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">L\u00f3gicamente, espiar a los profesores es una actividad, como m\u00ednimo, \u00e9ticamente reprobable. Pero poder acceder a lo que los alumnos crean con el correo del centro cuando hay indicios de mal uso, no es s\u00f3lo recomendable, sino que para m\u00ed es una obligaci\u00f3n del centro.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vamos a ver c\u00f3mo se puede realizar\u00a0y qu\u00e9 posibilidades ofrece. La aplicaci\u00f3n que lo permite es <a href=\"https:\/\/ediscovery.google.com\/discovery\/?ei=FCRqWfLsBsiiwAK5-aeYCQ&amp;ved=0EKkuCBYoEg\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Google Vault<\/a>, disponible para dominios G Suite for education.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Seg\u00fan Google, la finalidad de la herramienta es Archivar, Retener con fines legales, Buscar, Exportar y crear Informes de auditor\u00eda.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Para entendernos, nos permite realizar b\u00fasquedas de Correos, archivos de Drive y temas de Grupos y exportar los resultados. A diferencia de los informes de auditor\u00eda de la consola de adminstraci\u00f3n, aqu\u00ed podremos acceder al contenido del correo (aunque no sea para nosotros), a los documentos que tiene un usuario en Drive (aunque no los haya compartido) y a los temas de un grupo (aunque no formemos parte). L\u00f3gicamente, todo esto s\u00f3lo lo podr\u00e1 realizar\u00a0<strong>el administrador<\/strong>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Entramos en la herramienta y lo primero que hay que realizar\u00a0es la configuraci\u00f3n del tiempo que <em>Vault<\/em> almacena correos y documentos. Accedemos al men\u00fa <em><strong>Conservaci\u00f3n de datos<\/strong><\/em> que hay en la izquierda y elegimos el tiempo que queremos. Como tenemos espacio ilimitado, yo recomiendo <em>Conservar indefinidamente.<\/em><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1410\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/1.png\" alt=\"\" width=\"1223\" height=\"353\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/1.png 1223w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/1-300x87.png 300w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/1-768x222.png 768w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/1-1024x296.png 1024w\" sizes=\"auto, (max-width: 1223px) 100vw, 1223px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Es importante remarcar que se conservar\u00e1n aunque <strong>el usuario los borre.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vamos a utilizar la herramienta para buscar correos que haya escrito alg\u00fan usuario (alumno). En el men\u00fa de la izquierda elegiremos <em><strong>Asuntos<\/strong> <\/em>y seleccionaremos el bot\u00f3n <strong><em>Crear.<\/em><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1411\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/2.png\" alt=\"\" width=\"175\" height=\"244\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Nos pedir\u00e1 un nombre de asunto y, si queremos, una descripci\u00f3n. Una vez introducido, el men\u00fa de la izquierda cambiar\u00e1.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1412\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/3.png\" alt=\"\" width=\"164\" height=\"228\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Podr\u00edamos crear reglas espec\u00edficas de Retenciones, aunque habiendo indicado que todo se conserve indefinidamente no tiene mucho sentido. Centr\u00e9monos en la herramienta <em><strong>Buscar.<\/strong><\/em><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Al seleccionarla nos aparecen los criterios de b\u00fasqueda. Qu\u00e9 queremos buscar (correo, drive o grupos), de quien (usuario u organizaci\u00f3n) y entre qu\u00e9 fechas.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1413\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/4.png\" alt=\"\" width=\"509\" height=\"401\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/4.png 606w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/4-300x236.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 509px) 100vw, 509px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En la parte inferior, junto al bot\u00f3n <strong><em>Buscar<\/em><\/strong> hay una flecha con diferentes opciones a realizar.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1414\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/5.png\" alt=\"\" width=\"283\" height=\"233\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/5.png 440w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/5-300x247.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 283px) 100vw, 283px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Para empezar podemos elegir <strong>Buscar<\/strong>. M\u00e1s adelante, podemos <em>Exportar los resultados<\/em> si lo necesitamos.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">He hecho una prueba en mi dominio, buscando mis correos de un d\u00eda para mostrar c\u00f3mo se obtienen los resultados.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1415\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/6.png\" alt=\"\" width=\"524\" height=\"224\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/6.png 676w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/6-300x128.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 524px) 100vw, 524px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En la lista aparecen tanto los correos que ha enviado el usuario, como los que ha recibido. Atenci\u00f3n, aunque el usuario haya borrado los correos, tambi\u00e9n aparecer\u00e1n en la lista.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ahora, si queremos, podemos ver el contenido de un correo concreto haciendo un click en el asunto.<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1416\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/7.png\" alt=\"\" width=\"433\" height=\"137\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/7.png 433w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/7-300x95.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 433px) 100vw, 433px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Del mismo modo podr\u00edamos haber buscado los documentos del usuario, ya sea porque los ha creado \u00e9l o porque se los han compartido.<br \/>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-1417\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/8.png\" alt=\"\" width=\"898\" height=\"249\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/8.png 898w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/8-300x83.png 300w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/8-768x213.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 898px) 100vw, 898px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\">Al igual que en los correos, podr\u00edamos hacer click sobre el que nos interese y ver la vista previa (sin poder modificarlo).<br \/>\n<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1418\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/9.png\" alt=\"\" width=\"523\" height=\"288\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/9.png 848w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/9-300x165.png 300w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/9-768x423.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 523px) 100vw, 523px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Evidentemente la herramienta es mucho m\u00e1s potente y permitir\u00e1 exportar estos datos, guardar las b\u00fasquedas que hemos hecho&#8230; La idea del art\u00edculo s\u00f3lo era hacer una presentaci\u00f3n y ser conscientes de lo que puede ver el administrador.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En cuanto a los alumnos, sin duda es una herramienta excelente. Ante un indicio de mal uso de la herramienta, el administrador podr\u00e1 investigar lo que ha pasado. No est\u00e1 de m\u00e1s ser sincero con los alumnos y explicarles esta posibilidad. Al menos yo es de las primeras cosas que les cuento. El centro les proporciona un usuario, pero deben saber que es supervisado y que cualquier acci\u00f3n que realicen puede ser vista por el administrador.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Otro tema es con los profesores. Aqu\u00ed hay un tema legal mucho m\u00e1s delicado, ya que a pesar que sean cuentas profesionales, los profesores seguimos teniendo derecho a la intimidad. En todo caso, legal o no, tambi\u00e9n es bueno conocer la posibilidad que tiene el administrador del dominio de ver correos y documentos que los profesores creamos. Y si el administrador no es alguien de direcci\u00f3n, la cosa se complica m\u00e1s, ya que podr\u00eda acceder a correos que de ninguna manera deber\u00eda ver. Pero esto ya ser\u00eda un mal uso de la herramienta <em>Vault<\/em> y queda lejos de la pretensi\u00f3n de este art\u00edculo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En un centro educativo es importante saber qu\u00e9 hacen los alumnos con las herramientas digitales. En una entrada anterior explicaba las opciones de auditor\u00eda que hay desde la consola de administraci\u00f3n del dominio. 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