{"id":1550,"date":"2014-03-17T06:30:56","date_gmt":"2014-03-17T06:30:56","guid":{"rendered":"http:\/\/tecnocentres.org\/cosas-a-tener-en-cuenta-si-compartimos-estructuras-de-carpetas-en-google-drive\/"},"modified":"2014-03-17T06:30:56","modified_gmt":"2014-03-17T06:30:56","slug":"cosas-a-tener-en-cuenta-si-compartimos-estructuras-de-carpetas-en-google-drive","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tecnocentres.org\/es\/blog\/2014\/03\/17\/cosas-a-tener-en-cuenta-si-compartimos-estructuras-de-carpetas-en-google-drive\/","title":{"rendered":"Cosas a tener en cuenta si compartimos estructuras de carpetas en Google Drive"},"content":{"rendered":"<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ya aviso de entrada que lo que voy a contar no ser\u00e1 sencillo de entender. Si no se est\u00e1 familiarizado con compartir estructuras de carpetas entre usuarios y se conocen los permisos que Google permite, no ser\u00e1 sencillo que se pueda seguir la explicaci\u00f3n. Si se est\u00e1 familiarizado, no prometo nada, pero intentar\u00e9 ser claro.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Compartir una estructura de carpetas solo puede tener un inconveniente: que en algunas carpetas demos permiso de edici\u00f3n a muchos usuarios (normalmente a todo el claustro de profesores).<br \/>\nSi la estructura se utiliza en un solo sentido, es decir, unos pocos usuarios cuelgan informaci\u00f3n (normalmente el equipo directivo) y un grupo numeroso de usuarios s\u00f3lo visualizan esta informaci\u00f3n (normalmente el profesorado), <strong>no hay ning\u00fan problema<\/strong>. Como los profesores s\u00f3lo pueden ver las carpetas y ficheros, si el equipo directivo tiene claro el funcionamiento del Drive, todo funciona correctamente. Los profesores pueden arrastrarse la estructura de carpetas a su unidad o destacarla para encontrarla con facilidad.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">El problema est\u00e1 cuando, en algunas carpetas, el profesorado tiene permiso de escritura, porque tendr\u00e1 que subir archivos (programaciones, listas de alumnos, actas de reuniones&#8230;). En este caso hay que vigilar, ya que sin tener ninguna intenci\u00f3n, los profesores pueden hacer que algunas carpetas desaparezcan del Drive de todos los dem\u00e1 profesores. Y que s\u00f3lo la pueda encontrar el propietario, a trav\u00e9s del buscador.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vayamos por partes y explico un caso concreto de carpetas compartidas con edici\u00f3n que pueden desaparecer. Supongamos que el equipo directivo crea la siguiente estructura de carpetas para compartir con todos los profesores del centro. Supongamos tambi\u00e9n que tenemos cuatro grupos creados : profes , profes_eso , profes_batx y profes_ciclos.<\/p>\n<p>Entre par\u00e9ntesis indico el permiso que tienen los profesores (entiendo que el equipo directivo tiene permiso de edici\u00f3n en todas partes):<\/p>\n<ul>\n<li>Organitzaci\u00f3n general curso XX (profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>Evaluaciones\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>ESO\u00a0(profes_eso visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>BATX\u00a0(profes_batx visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>Ciclos\u00a0(profes_ciclos visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Disciplina\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>ESO\u00a0(profes eso edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>1o ESO (profes eso edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>2o ESO\u00a0(profes eso edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>3o ESO\u00a0(profes eso edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>4o ESO\u00a0(profes eso edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>BATX\u00a0(profes batx edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>1o Batx\u00a0(profes batx edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>2o Batx\u00a0(profes batx edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Ciclos\u00a0(profes ciclos edici\u00f3n \/ profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Guardias\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>Horarios\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)\n<ul>\n<li>ESO\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>BATX\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<li>Ciclos\u00a0(profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Poyectos de centro (profes visualizaci\u00f3n)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hay que fijarse que hay unas carpetas (Disciplina) donde los profesores pueden editar, as\u00ed pueden colgar documentos explicando las incidencias que tienen en el aula o similar.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Si los profesores entras en el apartado <em>Compartidos conmigo<\/em> de su Google Drive ver\u00e1n las carpetas compartidas. Y, ojo, que no s\u00f3lo ver\u00e1n la carpeta <em>Organizaci\u00f3n general curso XX,<\/em> sino que tambi\u00e9n ver\u00e1n las carpetas donde tienen permiso de edici\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd4.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter  wp-image-532\" alt=\"gd4\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd4.png\" width=\"600\" height=\"274\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd4.png 505w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd4-300x137.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00bfQu\u00e9 debe hacer el profesor?<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Primera opci\u00f3n: arrastrar toda la carpeta <em>Organizaci\u00f3n general curso XX<\/em> en su unidad de Drive.<\/strong> No hay problema, en esta carpeta solo tiene permiso de visualizaci\u00f3n. Una vez all\u00ed, podr\u00e1 desplegar las carpetas y arrastrar archivos que ya tenga en otras carpetas de su unidad dentro de la estructura de carpetas (donde tiene edici\u00f3n).<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd5.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter  wp-image-533\" alt=\"gd5\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd5.png\" width=\"600\" height=\"466\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd5.png 833w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd5-300x233.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Inconveniente:<\/strong> si el profesor tiene instalada la aplicaci\u00f3n Google Drive en su ordenador, de golpe se le empiezan a bajar un mont\u00f3n de documentos en su disco duro. Seg\u00fan sea el centro, estos documentos pueden tener un tama\u00f1o importante.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Segunda opci\u00f3n: destacar la carpeta <em>Organizaci\u00f3n general curso XX<\/em> <\/strong>(por encontrarla con facilidad) <strong>y arrastrar a su carpeta s\u00f3lo aquellas carpetas donde deba poner documentos.<\/strong> As\u00ed evitamos que se le copien un mont\u00f3n de documentos en el disco duro.<br \/>\nEn el caso de un profe de ESO (pongamos de 1 \u00ba) ser\u00eda la carpeta Disciplina\/ESO\/1r de ESO.<br \/>\n<strong>Y aqu\u00ed tenemos el problema.<\/strong><br \/>\nComo en la carpeta superior (Disciplina \/ ESO) tiene permiso de edici\u00f3n, si mueve esta carpeta, la est\u00e1 moviendo para todos los usuarios. O sea que est\u00e1 sacando la carpeta de la estructura de carpetas. \u00c9l la tendr\u00e1 en su unidad, pero el resto de profesores dejar\u00e1n de verla. Incluso el propietario dejar\u00e1 de verla (aunque utilizando el buscador podr\u00e1 encontrarla y colocarla de nuevo en su sitio).<br \/>\nPuesto que Google ya ve que esto es peligroso, al usuario le muestra un mensaje. Pero habitualmente los profesores dicen <em>Mover<\/em>\u00a0y listos.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd6.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter  wp-image-534\" alt=\"gd6\" src=\"http:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd6.png\" width=\"600\" height=\"222\" srcset=\"https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd6.png 580w, https:\/\/tecnocentres.org\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/gd6-300x111.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hay que tener en cuenta que es dif\u00edcil formar a los profesores. Si el profesor arrastra a su unidad una carpeta de la estructura que est\u00e1 dentro de una carpeta donde s\u00f3lo tiene permiso de visualizaci\u00f3n, todo funciona bien.<br \/>\nEl problema est\u00e1 en arrastrar a su unidad una carpeta de la estructura que est\u00e1 dentro de una carpeta donde tiene permiso de edici\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong style=\"text-align: left;\">Y, normalmente, el profesor no tiene ni idea si tiene permiso de edici\u00f3n o de visualizaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong style=\"text-align: left;\">Soluciones<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: center;\">\n<li style=\"text-align: justify;\">Hay centros que optan por pedir a su profesorado que no arrastre una carpeta compartida a su unidad (a no ser que expl\u00edcitamente se lo indiquen). Pero esta soluci\u00f3n, desde el punto de vista de la seguridad, no es aceptable. Siempre puede haber alg\u00fan profesor que por ignorancia arrastre la carpeta que no toca y la haga desaparecer.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">Otra soluci\u00f3n es <strong>no<\/strong> compartir carpetas con permiso de edici\u00f3n para los profesores. Pero as\u00ed perdemos uno de los grandes ventajas de Google Drive: poder compartir informaci\u00f3n entre todos los miembros del centro en todas direcciones. Y que todo el mundo la pueda localizar f\u00e1cilmente.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">La tercera soluci\u00f3n es que las carpetas donde los profesores tengan permiso de edici\u00f3n no tengan subcarpetas. Es decir, s\u00f3lo pueden ser de edici\u00f3n las \u00faltimas carpetas de la estructura . De esta manera no hay peligro de hacer desaparecer carpetas.<br \/>\nAlguien me dir\u00e1 que entonces lo que se puede hacer desaparecer son los documentos que haya en estas \u00faltimas carpetas. Y tendr\u00e1 raz\u00f3n. Pero arrastrar documentos sueltos ya es m\u00e1s dif\u00edcil que se realice.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">La \u00faltima, y la m\u00e1s complicada pero m\u00e1s segura, es que primero se compartan con permiso de edici\u00f3n las carpetas donde los profesores (o subgrupos de profesores) deben tener derecho. Se comparten las carpetas, sin ponerlas dentro de la estructura.<br \/>\nAquellos con quienes hemos compartido la carpeta, la arrastran a su unidad.<br \/>\nUna vez esto ya ha sido hecho, entonces el propietario ya puede arrastrar la carpeta dentro de la estructura y dar permiso de visualizaci\u00f3n al resto.<br \/>\nComo los que la necesitan ya se la han arrastrado, ya no lo vuelven a hacer y por lo tanto, no sacan la carpeta de la estructura.<br \/>\nY los otros, los que solo deben visionar, la podr\u00e1n encontrar dentro de la estructura.<br \/>\nEvidentemente tampoco es una soluci\u00f3n perfecta, ya que si durante el curso los permisos deben cambiar, las cosas se nos complican.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">No hay ninguna soluci\u00f3n perfecta, al menos de momento. Lo ideal ser\u00eda que Google permitiera compartir una carpeta con permiso de edici\u00f3n, pero sin permiso de mover su contenido. Pero, de momento, eso no existe.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Espero no haber aburrido demasiado y que se haya entendido (cosa que no tengo muy clara) . Si alguien en su centro utiliza alguna otra soluci\u00f3n, estar\u00e9 encantado de conocerla a trav\u00e9s de los comentarios.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ya aviso de entrada que lo que voy a contar no ser\u00e1 sencillo de entender. 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