{"id":1498,"date":"2013-06-03T09:27:00","date_gmt":"2013-06-03T09:27:00","guid":{"rendered":"http:\/\/tecnocentres.org\/compartinedo-documentos-y-calendarios-con-grupos-de-google\/"},"modified":"2013-06-03T09:27:00","modified_gmt":"2013-06-03T09:27:00","slug":"compartinedo-documentos-y-calendarios-con-grupos-de-google","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tecnocentres.org\/es\/blog\/2013\/06\/03\/compartinedo-documentos-y-calendarios-con-grupos-de-google\/","title":{"rendered":"Compartinedo documentos y calendarios con grupos de Google"},"content":{"rendered":"<p><b>\u00bfQu\u00e9 son los google grupos?<\/b><br \/>\nCualquier persona que tenga un usuario de google, ya sea general (un correo gmail) o ya sea de un dominio propio (un google apps for education), puede acceder a los grupos de Google <a href=\"https:\/\/groups.google.com\/\">https:\/\/groups.google.com<\/a><br \/>\nAll\u00ed podr\u00e1 crearse grupos, que no son m\u00e1s que listas de usuarios. Por ejemplo, podr\u00edamos crear un grupo que fuera claustre@nombreinstituto.es con todos los profesores del claustro.<br \/>\nEstos grupos permiten varias funciones, pero las m\u00e1s usuales son dos: 1) Enviar correos a muchas personas poniendo s\u00f3lo una direcci\u00f3n 2) Compartir documentos y calendarios con muchas personas con una sola direcci\u00f3n.<br \/>\nEsta segunda funcionalidad es la que tratar\u00e9 en este art\u00edculo.<\/p>\n<p>Antes, un apunte. Si un usuario crea grupos, estos grupos s\u00f3lo los ve \u00e9l. Por tanto, cada profesor deber\u00eda crearse sus propios grupos. Esto implicar\u00eda que trabajar con grupos fuera poco pr\u00e1ctico, ya que cada vez que hay un incorporaci\u00f3n todos los profesores deber\u00edan modificar los grupos.<br \/>\nSi tiene el Google apps for education, estos grupos los puede crear el administrador. De esta manera todos los usuarios de la organizaci\u00f3n los puede utilizar y s\u00f3lo es necesario que una persona haga el mantenimiento. Adem\u00e1s, el administrador puede designar para cada grupo un usuario propietario, que ser\u00e1 el responsable de administrarlo.<\/p>\n<p>Pero supongamos que ya est\u00e1n los grupos creados. Podemos tener grupos para muchas cosas: para todos los profesores de un claustro, para un equipo docente, para un grupo clase de alumnos, los jefes de departamento &#8230;<\/p>\n<p><b>\u00bfQu\u00e9 peculiaridades tiene compartir con grupos?<\/b><br \/>\nCompartir con grupos es muy sencillo. Entramos en el documento que queremos compartir, elegimos el bot\u00f3n <i>Compartir<\/i> y a\u00f1adimos la direcci\u00f3n electr\u00f3nica del grupo. Todos los miembros recibir\u00e1n el enlace por correo electr\u00f3nico y tendr\u00e1n acceso.<br \/>\nEl problema aparece cuando se a\u00f1ade a alguien a un grupo. Supongamos que llega un alumno nuevo o un profesor sustituto de larga duraci\u00f3n. El responsable correspondiente, entra al grupo que corresponde y a\u00f1ade el nuevo usuario.<br \/>\n<b>El problema est\u00e1 en que, aunque el nuevo est\u00e9 en el grupo y pese a que el grupo tenga documentos compartidos, el nuevo usuario no tiene acceso.<\/b><\/p>\n<p>No s\u00e9 cu\u00e1l es la raz\u00f3n de hacerlo as\u00ed, pero habl\u00e9 con la gente de Google Irlanda y me lo confirmaron. Cuando se comparte un documento (igual ocurre con los calendarios) con un grupo, los miembros del grupo s\u00f3lo tendr\u00e1n acceso si la primera vez acceden a trav\u00e9s del enlace.<br \/>\nEsto, la primera vez suele pasar, ya que se env\u00eda por mail el enlace del documento a todos. Pero si alguien borrara el mail sin haber seguido el enlace, estar\u00eda igual que los usuarios nuevos. Por m\u00e1s que quisiera no podr\u00eda acceder al documento. Buscandolo con la herramienta de b\u00fasqueda no le saldr\u00eda, ni tampoco busc\u00e1ndolo en la carpeta de Todos los documentos.<br \/>\n<b>Una vez se sigue el enlace una vez, entonces ya aparece en el buscador y en la carpeta de Todos los documentos, pero antes no.<\/b><\/p>\n<p><b>\u00bfQu\u00e9 soluciones tenemos?<\/b><br \/>\nDespu\u00e9s de darle vueltas, la soluci\u00f3n m\u00e1s sencilla que he encontrado es compartir carpetas en lugar de documentos. Se crea una carpeta, por ejemplo, con el nombre Documentos de curso. Y a partir de ah\u00ed se van creando las subcarpetas que se crea necesario. Guardias, Reuniones de equipo docente, Evaluaciones&#8230;<\/p>\n<p>En lugar de compartir los documentos uno por uno, se comparten las carpetas. De hecho, compartiendo la carpeta de m\u00e1s alto nivel es suficiente. Y esta carpeta se comparte exclusivamente a grupos.<br \/>\nCada subcarpeta se vuelve a compartir a grupos con los permisos espec\u00edficos.<\/p>\n<p>Ya podemos ir colgando todos los documentos que queramos dentro de las subcarpetas que coger\u00e1n los permisos de la carpeta donde est\u00e1n.<\/p>\n<p>Con ello, conseguimos que cuando venga un usuario nuevo, s\u00f3lo le tengamos que enviar un solo enlace. El de la carpeta de m\u00e1s alto nivel.<br \/>\nSiguiendo este enlace, ya podr\u00e1 ver todas las subcarpetas y todos los documentos (que tenga permiso).<\/p>\n<p>Si utiliza calendarios, aqu\u00ed si que no nos quedar\u00e1 m\u00e1s remedio que enviarle un enlace para cada uno de los calendarios que tenga compartidos. Pero, habitualmente, un centro no tiene demasiado calendarios.<\/p>\n<p>Para unirlo todo, en nuestro centro hemos acabado creando una Site de Google (que hemos llamado Escritorio del profesor) donde est\u00e1 toda la informaci\u00f3n que necesita un profesor. Hemos puesto enlaces a los calendarios, a las carpetas compartidas, hemos puesto las fechas del curso, enlaces directos a las plataformas digitales de las editoriales, las webs m\u00e1s usuales, informaciones de equipos docentes .. .<\/p>\n<p>En la web del centro hemos puesto el enlace a este site y cuando llega un profesor nuevo, le damos un correo electr\u00f3nico de nuestro dominio, lo ponemos en el grupo que le corresponde y le explicamos que entre a trav\u00e9s de la web del centro al <i>Escritorio.<\/i> Y all\u00ed ya lo encuentra todo.<\/p>\n<div><a href=\"http:\/\/2.bp.blogspot.com\/-dSGqUvwdmbY\/UaxhCu-x-PI\/AAAAAAAADQ4\/j4S615JCcIs\/s1600\/escriptori.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" alt=\"\" src=\"http:\/\/2.bp.blogspot.com\/-dSGqUvwdmbY\/UaxhCu-x-PI\/AAAAAAAADQ4\/j4S615JCcIs\/s400\/escriptori.png\" width=\"400\" height=\"253\" border=\"0\" \/><\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfQu\u00e9 son los google grupos? 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