¿Por qué de momento no utilizaré las Unidades de equipo de Google Drive?

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Hace unas semanas, Google incorporó las Unidades de equipo al Drive. La verdad es que hacían muy buena pinta y me puse enseguida a probarlas. Pasado todo este tiempo de prueba, de momento he decidido no utilizarlas en el centro. En este artículo explico los motivos.

Si alguién desea probarlas, debe tener una cuenta con G Suite for education, o bien tener un amigo que tenga una y le comparta una con su cuenta de Gmail. Si tiene G Suite, el administrador deberá activarlas, ya que de momento, por defecto, están desactivadas.

Para ello, el administrador tiene que ir al Panel de control de G Suite, apartado Aplicaciones / Drive / Configuración de uso compartido. En la unidad organizativa donde quiera probarlo, debe desmarcar la opción de impedir que los usuarios creen unidades de equipo.

Una vez activadas, aparece debajo de mi unidad.

¿Qué ventaja tienen estas Unidades de equipo?

• La principal es que los documentos de estas unidades no tienen propietario. Cada documento pertenece a la unidad. Por lo tanto, si un usuario que ha creado documentos en la unidad de equipo se da de baja y se elimina del sistema, no habrá ningún tipo de problema.
  En las carpetas y los archivos que hay en mi unidad y que se comparten esto no ocurre. Siempre tienen un propietario y, si éste se elimina, habrá antes que traspasar la propiedad a otro usuario para no perder los archivos (aunque en el panel de G Suite hay una utilidad para hacerlo fácilmente).
• Las unidades de equipo tienen un permiso nuevo que no tienen los archivos y carpetas de Mi unidad. Se puede añadir usuarios que tienen permiso de edición, pero no de eliminación. Por lo tanto, podrán modificar los archivos que haya en la unidad y añadir de nuevos, pero no podrán eliminar ningún archivo ni subcarpeta.

Hasta aquí hacía muy buena pinta. Pero también tiene una limitación muy importante que hace que de momento las descarte:

• Las carpetas de una Unidad de equipo no se pueden compartir, sólo se pueden compartir archivos. O dicho de otro modo, los permisos que se asignan a la Unidad de equipo son para todas las subcarpetas de la Unidad. Es decir, si asignamos a la Unidad que los profesores sólo tienen permiso de lectura, no podremos hacer que en alguna carpeta de la Unidad tengan permiso de edición. Como se ve en la imagen, la opción Compartir está desactivada.

¿Y sólo esta limitación ya me hace descarta las Unidades? Pues sí. Inicialmente yo le veía dos aplicaciones muy claras:

• Estructura de carpetas de un centro: ¿pasar toda la estructura de carpetas del centro a una Unidad de equipo? En un centro es muy recomendable que la dirección cree una carpeta, que la comparte con todo el profesorado, y a partir de ahí, vaya creando subcarpetas para tener toda la información bien ordenada y estructurada (ver artículo Google Drive: ¿compartir carpetas o documentos?).
  Sería muy interesante que esta estructura pudiera ser una Unidad, ya que los documentos no tendrían un propietario y los profesores no podrían eliminar nada.
  El problema está en la limitación. Evidentemente, los permisos de las subcarpetas de esta estructura no pueden ser los mismos para todas. En algunas carpetas los profesores sólo pueden leer, en otros pueden editar y, en otras, no pueden ni siquiera verlas. Y esto no se puede hacer con las Unidades de equipo.
  Y la opción de crear muchas unidad de equipo (una por subcarpeta) se descarta sola. Si se pierde la estructura y organización de la información, nadie encontrará nada y será un caos.
• Trabajos en grupos de los alumnos: crear una unidad de equipo para cada trabajo en grupo que hagan los alumnos. Esta opción aún hacía mejor pinta. De hecho, es claramente para lo que está pensada esta utilidad, para crear equipos de trabajo. Cuando un grupo de alumnos tuviera que hacer un trabajo, podrían crear una unidad de equipo. Sólo un alumno tendría permiso para borrar elementos (el que crea la Unidad). Los demás sólo editarían y añadirían. Los documentos no tendrían propietario. Todo perfecto… hasta que contamos el número de trabajos en grupo que hacen los alumnos de mi centro. Así a ojo, cada curso hacen entre 15 y 20 trabajos.
  Esto significa que un alumno, cuando sale del centro, podría tener 80 Unidades de equipo. Y porque somos un centro pequeño que sólo impartimos ESO, En centros que imparten también Ciclos y/o Bachillerato un alumno podría tener más de 100 Unidades de equipo. Y no las podría agrupar ni estructurar. Sólo las podría ordenar alfabéticamente en orden ascendente y descendente.
  Una de las competencias digitales que trabajamos más en el centro es el orden de la información. Organización del Drive en carpetas, Gestión del correo y archivo con etiquetas … Y trabajar con tantas unidades de equipo lo impide.

¿Y en el centro no hay equipos de trabajo donde sea aplicable? La verdad es que sí. Podría crear una Unidad de Equipo sólo para el equipo directivo. O cada Departamento también podría crear su Unidad de equipo. Pero tener la información del centro en dos sitios diferentes (Estructura de carpetas en Mi Unidad y en las Unidades de Equipo) no me gusta. Además, tampoco me aporta ninguna gran ventaja, ya que el tema de la propiedad de los documentos la tengo solucionada con usuarios de cargos (ver artículo Usuarios específicos para cargos del instituto) y no utilizaría el permiso de edición sin eliminación. Tanto si la Unidad es de equipo directivo como del Departamento, todos los miembros deberían poder eliminar igualmente.

Así pues, y por estos motivos, de momento, descarto las Unidades de equipo. Seguro que Google irá introduciendo mejoras. Y, en algún momento, añadirá la opción de poder tener permisos diferentes en las carpetas de una Unidad de Equipo. Ese día, sin dudarlo, sí las utilizaré: pasaré toda la estructura de carpetas del centro y no tendré que sufrir para que ningún profesor borre alguna por error (ver artículo Cosas a tener en cuenta si compartimos estructuras de carpetas en Google Drive).

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