Mejorar el uso del correo electrónico en un centro

caCatalà (Catalán)

Hace ya muchos años que todos los centros educativos utilizamos el correo electrónico. Para mí, un gran avance en la comunicación interna de un centro. Pero como ocurre con todas las cosas, se puede acabar haciendo un uso poco adecuado. No sé si en todos los centros, pero en los que yo conozco, se acaban enviando correos a todas horas del día. Y es lógico, ya que los profesores tenemos una parte de la jornada laboral que se hace en casa, a la hora que quieres o que puedes.

Pero somos muchos los que tenemos el correo del centro configurado en el móvil y recibir correo de trabajo, por ejemplo, un sábado a las 9 de la noche, no favorece precisamente la desconexión.

El problema no está en instalar el correo en el móvil, ya que a veces hay cosas urgentes y es muy útil. El problema está en enviar correos que no son urgentes fuera de horas de trabajo. Y cuento como horas de trabajo las horas de presencia en el centro, habitualmente de 8 a 15h.

En el centro donde actualmente estoy hemos adoptado dos soluciones sencillas y que nos funcionan.

  • Instalar el complemento Boomerang per al Gmail. Una vez instalado, el complemento hace aparecer un botón Send Later en la parte inferior de la ventana de redacción de mensajes.boomerang1
    Si redactamos el correo y pulsamos el botón, aparecen las opciones de envío. Se puede elegir una fecha y una hora determinada.
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De esta manera, cuando un profesor trabaja en casa y redacta un correo que no es urgente, lo puede programar para que se envíe al día siguiente a las 8 de la mañana. Si el correo es urgente, lo envía con el botón habitual.

La versión gratuita de Boomerang, que es la que utilizo tiene una limitación importante. Sólo permite programar el envío de 10 correos al mes. Para mi uso, es límite un poco justo pero, si es necesario, siempre se puede adquirir la versión de pago.
Hay que tener en cuenta aquí el tema de la privacidad. Lo que hace este complemento es enviar el correo a un servidor fuera de Gmail (propio de los autores del complemento) y, llegada la hora y el día programados, es el servidor externo que lo envía. El contrato de uso de la herramienta garantiza la confidencialidad, pero es bueno tenerlo en cuenta si se envían datos muy privados.

  • Creación de una site de noticias. En un centro siempre hay noticias no urgentes que se han de comunicar. Previsión de salidas, cambios de listas, compañeros que están de baja, formación que se dará… Para no sobrecargar el correo, una buena opción es crear una site que los profesores visiten a menudo con estas noticias.
    De hecho, en mi centro no es que hayamos creado una site nueva. Tenemos una site privada para profesores donde hay información general del centra, enlaces a aplicaciones y recursos del centro … y hemos añadido a la primera página el apartado noticias. Básicamente es el equipo directivo y los coordinadores quienes pueden publicar. Cuando los profesores abren su ordenador, esta site es la que se carga por defecto. Así los profesores están informados y pueden acceder a los recursos que necesitan.
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Seguro que hay muchas otras opciones para racionalizar el uso del correo. Aquí sólo he querido presentar dos que yo utilizo y que me funcionan bien.

caCatalà (Catalán)

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