¿Documentos de texto para consultarlos en pantalla?

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Es curioso como vamos evolucionando, pero, en el fondo, somos personas de costumbres y cuesta que cambiemos. ¿Por qué hacemos las cosas de una manera determinada? Muchas veces simplemente por costumbre. Y por el cambio de mentalidad que deberíamos hacer para realizarlas de manera diferente.

A pesar de esta introducción tan filosófica, quiero hablar de una cuestión muy sencilla, concreta y de la vida diaria: los documentos de texto. Considerese Word, documentos de Google o PDF.

Ya entiendo que, cuando hace unos años se hacía un documento de texto, se estaba pensando en imprimir. De hecho, en todos los procesadores de textos hay una vista donde ves la hoja de papel con sus márgenes. El procesador de textos se creó para sustituir la máquina de escribir y, por tanto, se pensó para hacer documentos que acabarían impresos.

En el siglo XXI y con internet prácticamente en todas partes, ya nos hemos dado cuenta de que imprimir tiene poco sentido. Cuando imprimes un documento, aparte del impacto ambiental que produce, queda automáticamente desactualizado. Cualquier cambio requerirá una nueva impresión y se tendrá que tener un buen sistema de numeración para controlar las versiones y saber cuál es la última.

Poco a poco, las empresas, las entidades y las organizaciones (y los centros educativos) se van dando cuenta y, por suerte, cada vez se imprime menos. Si lo puedes consultar en cualquier momento porque está accesible desde cualquier dispositivo, ¿por qué imprimirlo? Si además le sumamos que el documento se puede modificar directamente sin descargar (con documentos de Google, Word on-line o similar) ya cerramos el centro.

Pero entonces me sale la gran pregunta. ¿Por qué seguimos utilizando el formato documento de texto? Tenemos un montón de documentos que sabemos que no imprimiremos. ¿Por qué los hacemos con un procesador de textos? En los centros educativos es muy, muy habitual. Si no, pensad en vuestros centros: ¿cómo se hacen las actas de las reuniones? ¿En qué formato está el proyecto educativo? ¿Y las normas de funcionamiento? Si desea presentar algún proyecto a un concurso o se desea solicitar una subvención al ayuntamiento, ¿en qué formato se pide? Hay centros (pocos espero) que las informaciones a las familias se mandan por correo electrónico, pero el contenido está en una circular informativa en un documneto en texto adjunto o enlazada al correo. Y ya no digo la Administración. ¿Cómo publica la consejería las normas de inicio de curso? ¿Cómo se publican las resoluciones o las leyes? ¿En qué formato se hacen los manuales? Todo sea dicho que ahora hay una moda que no acabo de entender de usar las presentaciones (de Google o de Power Point) para hacer documentos. Pero estamos exactamente igual. Si se acaba convirtiendo en pdf, no deja de ser un documento con la hoja apaisada.

¿Y qué formato deberíamos utilizar? Creo que la respuesta viene sola. Algún formato pensado para consultar en pantalla. Como mínimo, que se adapte al dispositivo desde el que se consulta y que permita una organización óptima para facilitar la localización de la información. Lógicamente, el formato web es mucho más adecuado. Pero decir formato web tampoco es decir nada, ya que en el fondo, un documento de Google, también se consultas a través del navegador web. Yo siempre pienso en Google sites, aunque sería igualmente válido un web hecho con WordPress, con Wix o con Adobe Spark.

Nos imaginamos que el proyecto de centro o la normativa del centro no fuera un documento, sino que fuera una web? Algunos centros han comenzado a cambiarlo, pero son una minoría. ¿Y si las instrucciones de inicio de curso se pudieran consultar en una web bien organizado o no tener que ir bajando pdf? Yo solo veo ventajas. Siempre actualizado, estructurado, accesible desde cualquier lugar, adaptable a la pantalla del dispositivo con el que lo consultas.

Cierto que, según qué documentos, también se pueden hacer con otros formatos más visuales. Una infografía con Genially también es un gran formato según la información que se quiera transmitir. Y seguro que encontraríamos más formatos que nos pueden ser útiles.

No hace muchos años, centros que tenían revista de centro realizada por los alumnos y que repartían impresa entre alumnos y familias, por conciencia ecológica y economía, decidieron dejar de imprimirla. Algunos centros, simplemente siguieron haciendo la revista exactamente igual y enviando un pdf a alumnos y familias. Otros, sin embargo, se dieron cuenta que si no se imprimía, había que cambiar el formato y decidieron crear un blog centro. ¿Qué haríamos nosotros?

Y si dejamos de hacer documentos de texto para ser consultados únicamente en pantalla y buscamos formatos mucho más útiles?

 

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