Cosas a tener en cuenta con Google groups for business

caCatalà (Catalán)

Si se tiene un dominio de G Suite (antiguo Google apps) for education, se tiene acceso a un panel de control muy potente, donde se pueden configurar muchas opciones. A veces, por desconocimiento, hacemos pruebas, activamos opciones y podemos tener alguna sorpresa. Es el caso del Google group for business que, si se activa, se debe vigilar con la configuración de los grupos para no tener problemas de privacidad.

Si accedemos a nuestro panel de control de G Suite, apartado Aplicaciones / G Suite, podremos ver las aplicaciones que están activas. Por defecto, Groups for Business no está. Si se quiere añadir, hay que hacer clic en el signo + que hay en la parte superior derecha. Una vez añadido, aparecerá ya en la lista.

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Para qué sirve?

Si se activa, los usuarios pueden acceder a la dirección groups.google.com como dominio. Cada usuario verá los grupos a los que pertenece y podrán recuperar cualquier mensaje que se hubiera enviado al grupo. Además, cualquier propietario del grupo podrá, desde esta dirección, gestionar los miembros del grupo. De tal modo que el administrador se libera de la pesada tarea de ir actualizando los miembros del grupo.

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¿Qué problema tiene?

El problema está en la configuración por defecto de los grupos. Cuando un administrador crea un grupo desde el panel de control

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por defecto, el tipo de grupo que crea en EQUIPO (Dominio)

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Y eso, ¿qué quiere decir? Que todos los usuarios del dominio (profesores, alumnos, familias …), aunque no reciban los correos de este grupo por que no formen parte, pueden acceder a la web del grupo y ver todos los mensajes.

En realidad es muy sencillo. Sólo tiene que acceder a la siguiente dirección, y verá el grupo que quiera:

https://groups.google.com/a/NOMBRE_DEL_DOMINIO/forum/#!forum/NOMBRE_DEL_GRUPO

donde NOMBRE_DEL_DOMINIO es el dominio de internet (en mi caso salasixandri.cat) y el NOMBRE_DEL_GRUPO es el nombre que sale cuando le escribimos un correo. Así que fácilmente se pueden saber los dos datos para cualquier grupo de cualquier dominio.

Se puede imaginar los problemas que puede causar. Algún alumno un poco adelantado se da cuenta y ve todos los correos del grupo de profesores.

Soluciones

La más fácil es no utilizar Groups for business. Pero, al tener utilidades bastante útiles, veamos alguna otra. No sirve quitarlo sólo para los alumnos, ya que algun profesor podría ver correos de dirección, por ejemplo.

La solución ideal es revisar el tipo de grupos que tenemos y cambiarlos todos para que no sean del tipo EQUIPO.

Accediendo a la configuración del grupo, encontraremos la opción Configuración de acceso

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Una vez dentro, podemos seleccionar qué usuarios pueden ver los temas, los miembros … Sólo hay que eliminar Todos los miembros de la organización de las visualizaciones.

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Desconozco porque el tipo por defecto lleva activada la visualización por todos. Parece más lógico asegurar la privacidad evitándolo. Pero, en todo caso, hemos visto que de forma bastante sencilla se puede limitar.

caCatalà (Catalán)

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