Organizando Google Drive

Cada uno ordena los archivos como le va mejor, pero si hay que tener en cuenta algunas normas básicas que nos pueden ayudar.

Los documentos que usamos, deben estar archivados en Mi unidad. Deben estar los que nosaotros hemos creado y los que nos han compartido.
Para poder hacerlo correctamente, primero debemos crear en Mi unidad un estructura lógica de carpetas y subcarpetas.

Para crear esta estructura hay infinidad de maneras. Las más habituales son dos. Hay quien lo hace por cursos, y dentro de cada curso subdivide en temas.

Y también hay quien directamente divide Mi unidad en carpetas para temas diferentes.
Sea como sea, lo más importante es tener una organización clara de cómo ordenamos los documentos y de qué guardaremos en cada carpeta.
Creamos los documentos a la carpeta/as correspondientes
Cuando creamos un nuevo documento lo podemos hacer directamente en la carpeta que tenga que ir, así encontrarlo no requerirá ningún esfuerzo. Si es un documento que tenemos en el ordenador y lo tenemos que subir al Drive, lo podemos hacer arrastrándolo directamente a la carpeta que le corresponde.
Movemos los documentos que nos comparten a la carpeta correspondiente.
Si nos comparten un documento (ya sea directamente o por grupos) recibiremos un correo avisándonos. Si quien comparte omite este envío, lo encontraremos en Compartido conmigo si nos lo han compartido directamente. Si nos lo han compartido a través de un grupo, recuerde que sin el mail no podremos encontrar el documento de ninguna manera (consulte el artículo Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google)
Sea como sea, una vez hemos localizado el documento y lo hemos abierto, tenemos que decidir si nos será necesario en un futuro. Si es así, conviene guardarlo en Mi unidad.
Con el documento abierto, utilice el botón carpeta que hay justo al lado del título.
Fácilmente podemos elegir en qué carpeta lo queremos guardar.
Si se sigue este procedimiento:
  • Recibimos el correo avisando que nos han compartido un documento.
  • Abrimos el documento.
  • Si es necesario utilizarlo en un futuro, movemos el documento a la carpeta de nuestra unidad que queramos, con el botón carpeta.

encontrar documentos en un futuro no será ningún problema.

Movemos carpetas compartidas.
De la misma manera que hemos movido archivos, también podemos mover carpetas compartidas. Si nos comparten una carpeta con subcarpetas y archivos dentro y lo tendremos que consultar más adelante, una muy buena idea es arrastrarla a nuestra unidad, dentro de la carpeta que tengamos creada que queramos.
ATENCIÓN que esto tiene un peligro para centros que ya estén funcionando con Drive. Si hasta ahora no hemos arrastrado carpetas a mi unidad, nos podemos encontrar con la situación que nos hayan compartido una carpeta y nosotros hayamos subido más archivos.
Si esta carpeta se mueve, como que dentro hay archivos que son nuestros, estos archivos se considera que cambian de lugar y por lo tanto el resto de usuarios no podrá verlos.
Por tanto, si no desea que desaparezcan archivos, NO mueva carpetas que tengan dentro ficheros creados por usted.
Si se encuentra en este caso, la mejor manera de localizar estas carpetas, es usar la opción Destacar.
Si destaca alguna carpeta le saldrá al hacer clic a la derecha, en destacados.
¿Y la aplicación de Google Drive que se instala en el ordenador?
Esta aplicación lo único que hace es sincronizar una carpeta del ordenador con Mi unidad. Por tanto, nos sirve como copia de seguridad de todo lo que tengamos en Google Drive (atención que los documentos que estén en formato Google Drive no los copia, sólo copia un enlace). Y nos permite hacer modificaciones a archivos cuando no tenemos internet en el ordenador que se sincronizarán automáticamente cuando el ordenador se conecte. Vaya, funciona como un Dropbox.

Compartinedo documentos y calendarios con grupos de Google

¿Qué son los google grupos?
Cualquier persona que tenga un usuario de google, ya sea general (un correo gmail) o ya sea de un dominio propio (un google apps for education), puede acceder a los grupos de Google https://groups.google.com
Allí podrá crearse grupos, que no son más que listas de usuarios. Por ejemplo, podríamos crear un grupo que fuera claustre@nombreinstituto.es con todos los profesores del claustro.
Estos grupos permiten varias funciones, pero las más usuales son dos: 1) Enviar correos a muchas personas poniendo sólo una dirección 2) Compartir documentos y calendarios con muchas personas con una sola dirección.
Esta segunda funcionalidad es la que trataré en este artículo.

Antes, un apunte. Si un usuario crea grupos, estos grupos sólo los ve él. Por tanto, cada profesor debería crearse sus propios grupos. Esto implicaría que trabajar con grupos fuera poco práctico, ya que cada vez que hay un incorporación todos los profesores deberían modificar los grupos.
Si tiene el Google apps for education, estos grupos los puede crear el administrador. De esta manera todos los usuarios de la organización los puede utilizar y sólo es necesario que una persona haga el mantenimiento. Además, el administrador puede designar para cada grupo un usuario propietario, que será el responsable de administrarlo.

Pero supongamos que ya están los grupos creados. Podemos tener grupos para muchas cosas: para todos los profesores de un claustro, para un equipo docente, para un grupo clase de alumnos, los jefes de departamento …

¿Qué peculiaridades tiene compartir con grupos?
Compartir con grupos es muy sencillo. Entramos en el documento que queremos compartir, elegimos el botón Compartir y añadimos la dirección electrónica del grupo. Todos los miembros recibirán el enlace por correo electrónico y tendrán acceso.
El problema aparece cuando se añade a alguien a un grupo. Supongamos que llega un alumno nuevo o un profesor sustituto de larga duración. El responsable correspondiente, entra al grupo que corresponde y añade el nuevo usuario.
El problema está en que, aunque el nuevo esté en el grupo y pese a que el grupo tenga documentos compartidos, el nuevo usuario no tiene acceso.

No sé cuál es la razón de hacerlo así, pero hablé con la gente de Google Irlanda y me lo confirmaron. Cuando se comparte un documento (igual ocurre con los calendarios) con un grupo, los miembros del grupo sólo tendrán acceso si la primera vez acceden a través del enlace.
Esto, la primera vez suele pasar, ya que se envía por mail el enlace del documento a todos. Pero si alguien borrara el mail sin haber seguido el enlace, estaría igual que los usuarios nuevos. Por más que quisiera no podría acceder al documento. Buscandolo con la herramienta de búsqueda no le saldría, ni tampoco buscándolo en la carpeta de Todos los documentos.
Una vez se sigue el enlace una vez, entonces ya aparece en el buscador y en la carpeta de Todos los documentos, pero antes no.

¿Qué soluciones tenemos?
Después de darle vueltas, la solución más sencilla que he encontrado es compartir carpetas en lugar de documentos. Se crea una carpeta, por ejemplo, con el nombre Documentos de curso. Y a partir de ahí se van creando las subcarpetas que se crea necesario. Guardias, Reuniones de equipo docente, Evaluaciones…

En lugar de compartir los documentos uno por uno, se comparten las carpetas. De hecho, compartiendo la carpeta de más alto nivel es suficiente. Y esta carpeta se comparte exclusivamente a grupos.
Cada subcarpeta se vuelve a compartir a grupos con los permisos específicos.

Ya podemos ir colgando todos los documentos que queramos dentro de las subcarpetas que cogerán los permisos de la carpeta donde están.

Con ello, conseguimos que cuando venga un usuario nuevo, sólo le tengamos que enviar un solo enlace. El de la carpeta de más alto nivel.
Siguiendo este enlace, ya podrá ver todas las subcarpetas y todos los documentos (que tenga permiso).

Si utiliza calendarios, aquí si que no nos quedará más remedio que enviarle un enlace para cada uno de los calendarios que tenga compartidos. Pero, habitualmente, un centro no tiene demasiado calendarios.

Para unirlo todo, en nuestro centro hemos acabado creando una Site de Google (que hemos llamado Escritorio del profesor) donde está toda la información que necesita un profesor. Hemos puesto enlaces a los calendarios, a las carpetas compartidas, hemos puesto las fechas del curso, enlaces directos a las plataformas digitales de las editoriales, las webs más usuales, informaciones de equipos docentes .. .

En la web del centro hemos puesto el enlace a este site y cuando llega un profesor nuevo, le damos un correo electrónico de nuestro dominio, lo ponemos en el grupo que le corresponde y le explicamos que entre a través de la web del centro al Escritorio. Y allí ya lo encuentra todo.