Cosas a tener en cuenta si compartimos estructuras de carpetas en Google Drive

Ya aviso de entrada que lo que voy a contar no será sencillo de entender. Si no se está familiarizado con compartir estructuras de carpetas entre usuarios y se conocen los permisos que Google permite, no será sencillo que se pueda seguir la explicación. Si se está familiarizado, no prometo nada, pero intentaré ser claro.

Compartir una estructura de carpetas solo puede tener un inconveniente: que en algunas carpetas demos permiso de edición a muchos usuarios (normalmente a todo el claustro de profesores).
Si la estructura se utiliza en un solo sentido, es decir, unos pocos usuarios cuelgan información (normalmente el equipo directivo) y un grupo numeroso de usuarios sólo visualizan esta información (normalmente el profesorado), no hay ningún problema. Como los profesores sólo pueden ver las carpetas y ficheros, si el equipo directivo tiene claro el funcionamiento del Drive, todo funciona correctamente. Los profesores pueden arrastrarse la estructura de carpetas a su unidad o destacarla para encontrarla con facilidad.

El problema está cuando, en algunas carpetas, el profesorado tiene permiso de escritura, porque tendrá que subir archivos (programaciones, listas de alumnos, actas de reuniones…). En este caso hay que vigilar, ya que sin tener ninguna intención, los profesores pueden hacer que algunas carpetas desaparezcan del Drive de todos los demá profesores. Y que sólo la pueda encontrar el propietario, a través del buscador.

Vayamos por partes y explico un caso concreto de carpetas compartidas con edición que pueden desaparecer. Supongamos que el equipo directivo crea la siguiente estructura de carpetas para compartir con todos los profesores del centro. Supongamos también que tenemos cuatro grupos creados : profes , profes_eso , profes_batx y profes_ciclos.

Entre paréntesis indico el permiso que tienen los profesores (entiendo que el equipo directivo tiene permiso de edición en todas partes):

  • Organitzación general curso XX (profes visualización)
    • Evaluaciones (profes visualización)
      • ESO (profes_eso visualización)
      • BATX (profes_batx visualización)
      • Ciclos (profes_ciclos visualización)
    • Disciplina (profes visualización)
      • ESO (profes eso edición / profes visualización)
        • 1o ESO (profes eso edición / profes visualización)
        • 2o ESO (profes eso edición / profes visualización)
        • 3o ESO (profes eso edición / profes visualización)
        • 4o ESO (profes eso edición / profes visualización)
      • BATX (profes batx edición / profes visualización)
        • 1o Batx (profes batx edición / profes visualización)
        • 2o Batx (profes batx edición / profes visualización)
      • Ciclos (profes ciclos edición / profes visualización)
    • Guardias (profes visualización)
    • Horarios (profes visualización)
      • ESO (profes visualización)
      • BATX (profes visualización)
      • Ciclos (profes visualización)
    • Poyectos de centro (profes visualización)

Hay que fijarse que hay unas carpetas (Disciplina) donde los profesores pueden editar, así pueden colgar documentos explicando las incidencias que tienen en el aula o similar.

Si los profesores entras en el apartado Compartidos conmigo de su Google Drive verán las carpetas compartidas. Y, ojo, que no sólo verán la carpeta Organización general curso XX, sino que también verán las carpetas donde tienen permiso de edición.

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¿Qué debe hacer el profesor?

  • Primera opción: arrastrar toda la carpeta Organización general curso XX en su unidad de Drive. No hay problema, en esta carpeta solo tiene permiso de visualización. Una vez allí, podrá desplegar las carpetas y arrastrar archivos que ya tenga en otras carpetas de su unidad dentro de la estructura de carpetas (donde tiene edición).

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Inconveniente: si el profesor tiene instalada la aplicación Google Drive en su ordenador, de golpe se le empiezan a bajar un montón de documentos en su disco duro. Según sea el centro, estos documentos pueden tener un tamaño importante.

  • Segunda opción: destacar la carpeta Organización general curso XX (por encontrarla con facilidad) y arrastrar a su carpeta sólo aquellas carpetas donde deba poner documentos. Así evitamos que se le copien un montón de documentos en el disco duro.
    En el caso de un profe de ESO (pongamos de 1 º) sería la carpeta Disciplina/ESO/1r de ESO.
    Y aquí tenemos el problema.
    Como en la carpeta superior (Disciplina / ESO) tiene permiso de edición, si mueve esta carpeta, la está moviendo para todos los usuarios. O sea que está sacando la carpeta de la estructura de carpetas. Él la tendrá en su unidad, pero el resto de profesores dejarán de verla. Incluso el propietario dejará de verla (aunque utilizando el buscador podrá encontrarla y colocarla de nuevo en su sitio).
    Puesto que Google ya ve que esto es peligroso, al usuario le muestra un mensaje. Pero habitualmente los profesores dicen Mover y listos.

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Hay que tener en cuenta que es difícil formar a los profesores. Si el profesor arrastra a su unidad una carpeta de la estructura que está dentro de una carpeta donde sólo tiene permiso de visualización, todo funciona bien.
El problema está en arrastrar a su unidad una carpeta de la estructura que está dentro de una carpeta donde tiene permiso de edición.

Y, normalmente, el profesor no tiene ni idea si tiene permiso de edición o de visualización.

Soluciones

  • Hay centros que optan por pedir a su profesorado que no arrastre una carpeta compartida a su unidad (a no ser que explícitamente se lo indiquen). Pero esta solución, desde el punto de vista de la seguridad, no es aceptable. Siempre puede haber algún profesor que por ignorancia arrastre la carpeta que no toca y la haga desaparecer.
  • Otra solución es no compartir carpetas con permiso de edición para los profesores. Pero así perdemos uno de los grandes ventajas de Google Drive: poder compartir información entre todos los miembros del centro en todas direcciones. Y que todo el mundo la pueda localizar fácilmente.
  • La tercera solución es que las carpetas donde los profesores tengan permiso de edición no tengan subcarpetas. Es decir, sólo pueden ser de edición las últimas carpetas de la estructura . De esta manera no hay peligro de hacer desaparecer carpetas.
    Alguien me dirá que entonces lo que se puede hacer desaparecer son los documentos que haya en estas últimas carpetas. Y tendrá razón. Pero arrastrar documentos sueltos ya es más difícil que se realice.
  • La última, y la más complicada pero más segura, es que primero se compartan con permiso de edición las carpetas donde los profesores (o subgrupos de profesores) deben tener derecho. Se comparten las carpetas, sin ponerlas dentro de la estructura.
    Aquellos con quienes hemos compartido la carpeta, la arrastran a su unidad.
    Una vez esto ya ha sido hecho, entonces el propietario ya puede arrastrar la carpeta dentro de la estructura y dar permiso de visualización al resto.
    Como los que la necesitan ya se la han arrastrado, ya no lo vuelven a hacer y por lo tanto, no sacan la carpeta de la estructura.
    Y los otros, los que solo deben visionar, la podrán encontrar dentro de la estructura.
    Evidentemente tampoco es una solución perfecta, ya que si durante el curso los permisos deben cambiar, las cosas se nos complican.

No hay ninguna solución perfecta, al menos de momento. Lo ideal sería que Google permitiera compartir una carpeta con permiso de edición, pero sin permiso de mover su contenido. Pero, de momento, eso no existe.

Espero no haber aburrido demasiado y que se haya entendido (cosa que no tengo muy clara) . Si alguien en su centro utiliza alguna otra solución, estaré encantado de conocerla a través de los comentarios.

Utilización de redes sociales como instituto

Para empezar, los medios de comunicación electrónicos que utilizamos en nuestro centro para comunicar con el exterior (familias y población en general): Web, SMS, correo electrónico, twitter, facebook y instagram. El SMS se utiliza únicamente para informar de las ausencias de los alumnos, así que no diré nada más .

La web: en la web del centro se debe intentar colgar información de interés para las familias . Está muy bien poner el proyecto de centro, los proyectos que se realizan… pero esta información las familias ya la conocen . Por tanto , hay que añadir información que pueda ser útil a las familias que ya tienen hijos en el centro: horarios de los grupos, tutores, horarios de tutoría …
Además, la web es un buen instrumento para mostrar actividades que ya se han hecho ( salidas, actividades de aula, reuniones informativas … ) .
Nuestra experiencia nos dice que la web no es un buen lugar para poner avisos. Las familias y población en general, solo consulta la web para consultas muy concretas. La mayoría no lo hace de forma periódica, por lo tanto los avisos tienen poca difusión.

La web acaba siendo un archivo de actividades que realizan los alumnos del centro, un archivo de documentación para conocer el estilo del centro y un archivo de la información útil del curso para las familias.

Twitter y Faebook : Estas dos redes sociales sí son muy útiles para dar avisos a familias, alumnos, exalumnos, a medios de comunicación locales o población en general. De momento, facebook es mucho más utilizada por alumnos y exalumnos, y twitter por organizaciones y medios de comunicación . En todo caso, las dos redes son ideales para dar información «en tiempo» real de lo que ocurre en el centro .
Además, Facebook tiene una ventaja que se puede aprovechar para aumentar la comunicación. La facilidad que tiene de permitir comentarios facilita la bidireccionalidad. Con twitter también es posible , pero es un poco más complicado seguir las conversaciones y en nuestro caso no se utiliza tanto.
Nosotros también utilizamos estas redes sociales para avisar de artículos que colgamos en la web.
Así pues, twitter y facebook nos permiten una comunicación en tiempo real, para dar avisos, para explicar lo que está pasando y nos permiten feedback de la comunidad educativa .

Alguien podría echar de menos en este artículo la red Google+. Actualmente no la utilizamos porque en nuestro entorno tiene un uso muy limitado. Los alumnos del centro no la pueden utilizar con el correo del centro porque hay limitaciones de edad. Y las familias no parece que de momento la utilizan demasiado . No descartamos añadirla, pero en todo caso tendría el mismo uso que el Facebook.

Instagram: para terminar, una red para mostrar imágenes . Como nos gusta la fotografía y la educación artística, el centro tiene una cuenta en esta red donde colgamos imágenes del centro y su entorno. Tenemos la suerte de estar ubicados en un entorno de naturaleza bastante privilegiado y animamos a los alumnos a que se den cuenta y hagan fotografías que colgamos en esta cuenta.

Es cierto que el centro podría estar en mas redes que serían interesantes (Pinterest, Delicious …), pero también hay que tener en cuenta que sin una actualización periódica de estas redes pierden todo su sentido .

Las publicaciones se hacen de forma distribuida y en algunos casos de forma automática (como el anuncio de nuevos artículos en la web a través de facebook y twitter ) pero se necesita alguien que vele por impulsarlo y por mantener una cierta coherencia estética y de contenidos.

Me parece que no podemos tener centros que educan alumnos que constantemente viven rodeados de redes sociales y al mismo tiempo dejar el centro fuera. Muchas veces el día a día de los centros hace que esta comunicación se olvide, pero debería ser un punto estratégico de todo centro. Tan importante es hacer bien las cosas , cómo explicar lo que se hace .

Monotorizar Google Drive

Esta herramienta nos da varios gráficos con información sobre el uso. En la siguiente imagen, a modo de ejemplo, nos indica los tipos de documento que hay almacenado en el Drive de nuestro dominio. Se puede ver que los documentos en formato Drive empiezan a ser bastante numerosos, aunque todavía no son mayoritarios.

spannig2

Podemos ver lo mismo, pero con los ficheros que nuestros usuarios tienen almacenados en su ordenador, en la carpeta de Google Drive.

spannig3

La aplicación ofrece otros gráficos interesantes: número de documentos, últimos creados, usuarios con más cuota ocupada …

Para instalar la aplicación, basta con ir a Google Marketplace y instalarla:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Una vez instalada, accediendo a la dirección https://freetools.spanning.com/stats/ se podrán consultar todos los gráficos.

Combinar documentos de Drive, con Google apps script

scriptGoogle ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados ​​en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.
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Google Drive: ¿compartir carpetas o documentos?

La idea es muy senzilla. Dirección, por ejemplo, crea una estructura de carpetas y asigna permisos a cada una (empezando por la carpeta superior, ya que los permisos se heredan de la carpeta superior). Un ejemplo sería:

  • Curos 2013-2014
    • Grupos
    • Horarios
    • RED (reuniones de equipos docentes)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guardias
    • Creditos de síntesis
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que hay que compartir es Curso 2013-2014 y, si se han asignado los permisos, las demás carpetas serán accesibles automáticamente. Si la carpeta Curso 2013-2014 se comparte con todos los profesores, mejor a través de un grupo (Compartiendo documentos y calendario con grupos de Google), todos recibirán un correo con el enlace. Al abrir la carpeta, veurán su contenido y un botón que les permite añadir esta carpeta a su unidad, para tenerla localizada siempre fácilmente. gdrive1Ya no será necesario compartir los documents individualmente. Poniéndolos en la carpeta correspondiente todos tendrá acceso inmediato y de forma organizada.

Eso si, cuando se cuelga un documento no se envía ningún correo. Si se quiere avisar, habrá que utilizar la opción Manda un correo a los colaboradores, que se encuentra dentro del botón Más (si se ha seleccionado el documento). gdrive2De la misma forma, se pueden crear carpetas para Departamentos, para Grupos de alumnos, etc.

Además, si un profesor nuevo se incorpora al centro, solo hay que proporcionarle el enlace de la carpeta inicial y automáticamente tendrá todos los documents anteriores ordenados perfectamente.

Me parece una manera senzilla de que todo el mundo tenga ordenados los documentos compartidos.