Accesos directos a ficheros de Google Drive

Català (Catalán) English (Inglés)

Hace un par de semanas que Google ha activado los accesos directos a archivos de Drive. Hasta entonces, Google tenía un poco escondida la posibilidad de tener un mismo archivo en dos o más carpetas diferentes. Digo algo escondido para que no aparecía en ningún menú, sólo se podía conseguir con una combinación de teclas o arrastrando con el ratón y pulsando al mismo tiempo una tecla.

Como todo, los que estábamos acostumbrados nos parecía una buena opción. Así en un carpeta personal podías tener un archivo y, al mismo tiempo, tenerlo también en una carpeta compartida. Como realmente era el mismo fichero, entraras por donde entraras siempre estaba la última versión del documento.

Es cierto que era una opción poco conocida y, por tanto, poco utilizada. Ahora Google la ha retirado y la ha cambiado por los accesos directos. Como todos los cambios, así de entrada no me encanta, pero como tampoco hay marcha atrás, habrá acostumbrarse y aprender su funcionamiento.

La idea es muy sencilla. Dentro de Drive, podemos hacer clic con el botón derecho del ratón y nos aparecerá la opción de crear un Acceso directo.

Nos aparecerá la opción de elegir en qué carpeta la queremos situar. Y aquí llega la primera novedad. Si se coloca en una carpeta compartida aparece un mensaje avisando que sólo el propietario de la carpeta podrá borrar el acceso directo. Y así es.

Si se sitúa el acceso directo en una carpeta compartida, aunque haya varias personas con permiso de edición en la carpeta, sólo podrá borrar el acceso directo el propietario de la carpeta donde se ha colocado.

Esto puede provocar alguna situación un poco extraña. Un editor de una carpeta coloca un acceso directo a algún archivo de otra carpeta. Se da cuenta que ha sido un error, pero no puede borrarlo, ya que sólo el propietario de la carpeta lo podrá borrar.

El acceso directo que se crea tiene el mismo nombre que el Documento orignal. Y aquí llega la segunda novedad. Si se cambia el nombre del archivo original, el nombre del acceso directo no cambia. Esto puede provocar alguna que otra confusión.

Y la tercera novedad. Los accesos directos no cambian los permisos del archivo original. ¿Qué significa esto? Que si ponemos el acceso directo en una carpeta que tiene varios usuarios lectores y editores, si en el archivo original no les hemos dado permiso, no podrán abrir el archivo.

De hecho, en la carpeta verán el acceso de la siguiente manera.

Y si solicitan acceso, el propietario recibirá el típico mensaje para dar permiso. Para mí, esta es la peor de las tres novedades, ya que nos obliga a comprobar quién tiene acceso en la carpeta donde queremos poner el acceso directo y añadirles permisos en el archivo original.

Si el archivo original se borra, el acceso directo sigue existiendo, pero aparece con el icono de la papelera para indicar que está allí. Lo curioso es que si se borra definitivamente de la papelera, el atajo sigue saliendo igual, aunque no se puede abrir.

En todo caso, así es como funciona y hay que acostumbrarse. Es cierto que conceptualmente es más sencillo de entender que tener un archivo en dos carpetas, ya que otros sistemas ya utilizan accesos directos.

Català (Catalán) English (Inglés)

5 thoughts on “Accesos directos a ficheros de Google Drive

    1. Google ya ha anunciado que esta opción desaparecerá después de verano y se convertiran todos en accesos directos. Así que mejor ir olvidándose de ella.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.