Oct, 2013

Gestió de revisions al Google Drive

Aquesta eina s’utilitza teniu documents que no estiguin en format de gdrive (Words, Excel, LibreOffice…) i que vulgueu modificar.

Posem l’exemple que teniu un document Word al vostra Google Drive i voleu modificar-lo des d’un ordinador on no tingueu instal·lada l’aplicació del Google Drive, ja que si està instal·lada teniu el fitxer al vostre disc dur.

Per fer-ho, haureu de descarregar el fitxer Word, modificar-lo i després l’haureu de tornar a penjar.

Just en aquest moment, en el moment de penjar el document, entra l’eina de gestió de revisions. Si senzillament pugem el fitxer al Drive, veurem que ens apareixen dos fitxers amb el mateix nom però amb dates de modificacions diferents.

Google drive, malgrat els fitxers tinguin el mateix nom, no entendrà que sigui el mateix fitxer i mantindrà els dos.

Una solució seria eliminar l’antic i deixar la nova versió, però si aquest document estava compartit o enllaçat en algun lloc, tindreu un problema, ja que l’enllaç o la compartició deixaran de funcionar.

La forma més correcte és pujar la nova versió del fitxer utilitzant el gestor de revisions. Entreu al Drive, seleccioneu el fitxer que voleu substituir i amb el botó Més trieu l’opció Gestiona les revisions.

rev1

Us apareixerà un quadre de diàleg amb l’opció de pujar una nova revisió.

rev2

Un cop pujat el fitxer, veureu que el Google Drive manté les dues versions. Si esteu segurs que la vella ja no us cal, podeu alliberar espai eliminant-la amb la creueta del costat.

rev3

D’aquesta manera, el Google Drive sap que és el mateix fitxer i per tant si el teniu compartit o enllaçat en algun altre lloc no hi haurà problemes.

A més, si el vostre centre està amb temes de qualitat i ISO, es pot utilitzar el Google Drive com a magatzem de documents i controlar d’aquesta manera les revisions dels documents.

Use G Suite calendars to reserve classrooms and resources

The configuration process is not easy, but once the initial configuration is done, the subsequent use is simple.

Initial configuration


The G Suiet administrator must enter the control panel and access the calendar properties. There you will have the Resources tab where you can create a calendar for a resource. In the example, I have created a calendar for a computer classroom.

calendar2

Once created, the administrator is the one who must share it. To do this, you must first find it, a task that will not be easy.

You must access your calendars and select the arrow to the right of Other calendars. And choose the Navigate interesting calendars option:

calendar3

Now you must select the More tab and choose Interesting resources for domain name.

calendar4

Finally, you will see the list of resource calendars you have created. All you have to do is subscribe. If you do, you’ll already have the calendar added to your calendars, just like a regular calendar. If there are times when the room is already occupied by regular classes, the administrator can add them in the usual way as events are added.

Now it’s time to share it with all the teachers at the school. It must be done in the same way as any other calendar and permission will be given to view all event information.

If teachers are shared with teachers one by one, they will be shown directly on their calendars in the Other calendars section. If it is shared with a Google group, teachers will need to follow the same procedure as the administrator to view it (navigate through the interesting calendars, tab more…), although it is not necessary for teachers to add the calendar in order to reserve resources.

So far the initial configuration.

Use of resource calendars


When a teacher wants to book a classroom, he or she must create an event on his or her calendar, on the day and time when he or she wants to make the reservation.

If you edit the event, on the right side you can choose the Rooms option. If the classroom is free at that time, you can select it and when you save the event will be reserved.

calendar5

If the classroom was already booked by another teacher, the classroom would not appear.

As I said, using the calendar is very simple, although teacher training will be necessary. But it’s worth it, because I think it’s important to have the management tools centralized in the same platform. It simplifies things for teachers.

Rebre alertes quan es contestin formularis de Google

Primer veiem com crear aquestes notificacions.

Es crea un formulari i el seu full de respostes. Per crear aquest full de respostes cal seleccionar el botó Tria la destinació de les respostes.

googleform2

Després es tanca el formulari i s’obre el full de respostes. En el menú Eines, hi ha l’opció Regles de notificació.

googleform3

Podreu definir avisos per unes quantes situacions, i decidir si voleu un correu per cada situació o bé un resum diari.

googleform4

Un cop vist el seu funcionament, poso tres aplicacions dels formularis que sense aquests avisos per correu serien poc viables, ja que hauríem d’estar constantment mirant si algú ha contestat o no. Algunes d’elles es podrien fer directament per correu, però si s’utilitza un formulari ens assegurem que quin respon el formulari ens indica els camps obligatoris que nosaltres volem.

  • Comunicació d’incidències de manteniment: si tenim una site d’organització interna de centre (opció molt recomanable), hi podem incrustar un formulari per tal que els professors avisin d’incidències (ja siguin de manteniment informàtic, d’aules …). El responsable, que és qui haurà creat el formulari, rebrà un correu cada cop que algú contesti el formulari indicant una incidència.
  • Petició d’entrevistes dels pares: Els pares poden demanar entrevista amb els tutors amb un formulari. Així ja trien el dia i hora que els va bé, dins dels que els oferim. Si a més en el formulari hem usat formlimiter (un google script que explicaré en propers articles), podrem fer que els horaris on ja tenim entrevistes amb pares no surtin al formulari.
  • Faltes en contra la normativa de convivència: Si el centre utilitza faltes de disciplina per imposar sancions als alumnes que no compleixen la normativa de convivència, es poden utilitzar formularis per mantenir-ne un registre. El professor que imposi una falta només ha d’omplir un formulari amb les dades i automàticament queda registrat i s’avisa al tutor que correspon.

Només n’he posat tres a tall d’exemple però, evidentment, en un centre educatiu es poden trobar moltes més aplicacions. I no només en l’àmbit de gestió, sinó en activitats amb els alumnes. Si algú fa servir aquests avisos dels formularis per altres aplicacions, estaré content si ho compartiu en els comentaris.

Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.