Direcció

Coses a vigilar si compartim estructures de carpetes en Google Drive

Ja aviso així d’entrada que el que explicaré no serà senzill d’entendre. Si no esteu avesats a compartir estructures de carpetes entre usuaris i als permisos que Google permet, no  serà senzill que pugueu seguir l’explicació. Si hi esteu avesats, no prometo res, però intentaré ser clar.

Compartir una estructura de carpetes només pot tenir un inconvenient: que en algunes carpetes donem permís d’edició a molts usuaris (normalment a tot el claustre de professors).
Si l’estructura s’utilitza en un sol sentit, és a dir, uns pocs usuaris pengen informació (normalment l’equip directiu) i un grup nombrós d’usuaris només visualitzen aquesta informació (normalment el professorat), no hi ha cap problema. Com que els professors només poden veure les carpetes i fitxers, si l’equip directiu té clar el funcionament del Drive, tot funciona correctament. Els professors poden arrossegar-se l’estructura de carpetes a la seva unitat o destacar-la per trobar-la amb facilitat.

El problema està quan, en algunes carpetes, el professorat té permís d’escriptura, perquè hi haurà de penjar fitxers (programacions, llistes d’alumnes, actes de reunions…). Llavors es més perillós, ja que sense tenir-ne cap intenció, els professors poden fer que algunes carpetes desapareguin del Drive de tothom. I que només les pugui trobar el propietari, a través del cercador.

Anem a pams i explico un cas concret de carpetes compartides amb edició que ens poden desaparèixer. Suposem que l’equip directiu crea la següent estructura de carpetes per compartir amb tots els professors del centre. Suposem també que tenim quatre grups creats: profes,  profes_eso, profes_batx i profes_cicles.

Entre parèntesis indico el permís que hi tenen els professors (entenc que l’equip directiu té permís d’edició a tot arreu):

  • Organització general curs XX (profes visualització)
    • Avaluacions (profes visualització)
      • ESO (profes_eso visualització)
      • BATX (profes_batx visualitació)
      • Cicles (profes_cicles visualització)
    • Disciplina (profes visualització)
      • ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 1r ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 2n ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 3r ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 4t ESO (profes eso edició / profes visualització)
      • BATX (profes batx edició / profes visualització)
        • 1r Batx (profes batx edició / profes visualització)
        • 2n Batx (profes batx edició / profes visualització)
      • Cicles (profes cicles edició / profes visualització)
    • Guàrdies (profes visualització)
    • Horaris (profes visualització)
      • ESO (profes visualització)
      • BATX (profes visualització)
      • Cicles (profes visualització)
    • Pojectes de centre (profes visualització)

Fixeu-vos que hi ha unes carpetes (Disciplina) on els professors poden editar, així poden posar documents explicant les incidències que tenen a l’aula o similar.

Si els professors entren a l’apartat Compartits amb mi del seu Google Drive veuran les carpetes compartides. I, compte, que no només veuran la carpeta Organització general curs XX, sinó que també veuran les carpetes on tenen permís d’edició.

gd2

Què ha de fer el professor?

  • Primera opció: arrossegar tota la carpeta Organització general curs XX a la seva unitat del Drive. Cap problema, en aquesta carpeta només té permís de visualització. Un cop allà, podrà desplegar les carpetes i arrossegar fitxers que ja tingui en altres carpetes de la seva unitat dins l’estructura de carpetes (allà on té edició).

gd1Inconvenient: si el professor té instal·lada l’aplicació Google Drive en el seu ordinador, de cop se li comencen a baixar un munt de documents al seu disc dur. Segons com sigui el centre, aquests documents poden tenir una mida important.

  • Segona opció: destacar la carpeta Organització general curs XX (per trobar-la amb facilitat) i arrossegar a la seva carpeta només aquelles carpetes on hagi de posar-hi documents. Així evitem que se li copiïn un munt de documents al disc dur.
    En el cas d’un profe d’ESO (posem de 1r) seria la carpeta Disciplina/ESO/1r d’ESO.
    I aquí tenim el problema. Com que en la carpeta superior (Disciplina/ESO) hi té permís d’edició, si mou aquesta carpeta, l’està movent per tothom. O sigui que està traient la carpeta de l’estructura de carpetes. Ell la tindrà a la seva unitat, però la resta de professors deixaran de veure-la. Fins i tot el propietari la deixarà de veure (tot i que utilitzant el cercador la podrà trobar i col·locar altre cop a lloc). Com que Google ja veu que això és perillós, a l’usuari li mostra un missatge, però habitualment els professors diuen Mou i llestos.

gd3

Fixeu-vos que és difícil formar als professors. Si el professor arrossega a la seva unitat una carpeta de l’estructura que està dins d’una carpeta on només té permís de visualització tot funciona bé.
El problema està en arrossegar a la seva unitat una carpeta de l’estructura que està dins d’una carpeta on té permís d’edició.

I, normalment, el professor no té ni idea si té permís d’edició o de visualització.

Solucions

  • Hi ha centres que opten per demanar al seu professorat que no arrossegui cap carpeta compartida a la seva unitat (a no ser que explícitament els ho indiquin). Però aquesta solució, des del punt de vista de la seguretat, no és acceptable. Sempre hi haurà algun professor que per ignorància arrossegui la carpeta que no toca i la faci desaparèixer.
  • Una altra solució és no compartir carpetes amb permís d’edició per als professors. Però així perdem un dels grans avantatges del Google Drive: poder compartir informació entre tots els membres del centre en totes direccions. I que tothom la pugui localitzar fàcilment.
  • La tercera solució és que les carpetes on els professors tinguin permís d’edició no tinguin subcarpetes. És a dir, només poden ser d’edició les darrers carpetes de l’estructura. D’aquesta manera no hi ha perill de fer desaparèixer carpetes.
    Algú em dirà que llavors el que es pot fer desaparèixer són els documents que hi hagi dins aquestes darreres carpetes. I tindrà raó. Però arrossegar documents solts ja és més difícil que es faci.
  • La darrera, la més complicada però més segura, és que primer es comparteixin amb permís d’edició les carpetes on els profes (o subgrups de profes) han de tenir-hi drets. Es comparteixen les carpetes, sense posar dins de l’estructura.
    Aquells amb qui hem compartit la carpeta, l’arrosseguen a la seva unitat.
    Un cop això ja ha estat fet, llavors el propietari ja pot arrossegar la carpeta dins l’estructura i donar permís de visualització a la resta.
    Com que els que la necessiten ja se l’han arrossegat, ja no ho tornen a fer i per tant no treuen la carpeta de l’estructura.
    I els altres, els que només l’han de visionar, la podran trobar dins l’estructura.
    Evidentment tampoc és una solució perfecte, ja que si durant el curs els permisos han de canviar, les coses se’ns compliquen.

No hi ha cap solució perfecte, almenys de moment. L’ideal seria que Google permetés compartir una carpeta amb permís d’edició, però sense permís de moure el seu contingut. Però, de moment, això no existeix.

Espero no haver avorrit massa i que s’hagi entès (cosa que no tinc gaire clara). Si el vostre centre utilitza alguna altra solució, estaré encantat de conèixer-la a través dels comentaris.

Utilització de les xarxes socials per part de l’institut

Per començar, els mitjans de comunicació electrònics que utilitzem al nostre centre per comunicar a l’exterior (famílies i població en general): Web, SMS, correu electrònic, twitter, facebook i instagram. L’SMS s’utilitza únicament per informar de les absències dels alumnes, així que no en diré res més.

El web: en el web del centre s’ha d’intentar posar informació d’interès per a les famílies. Està molt bé posar-hi el projecte de centre, els projectes que es fan… però aquesta informació les famílies ja la coneixen. Per tant, cal afegir informació que pugui ser útil a les famílies que ja tenen fills al centre: horaris dels grups, tutors, horaris de tutoria…
A més, el web és un bon instrument per mostrar activitats que ja s’han fet (sortides, activitats d’aula, reunions informatives…).
La nostra experiència ens diu que el web no és un bon lloc per a posar avisos. Les famílies i població en general, només consulta el web per a dutes concrets. La majoria no ho fa de forma periòdica, per tant els avisos tenen poca difusió.
Per tant, el web acaba sent un arxiu d’activitats que realitzen els alumnes del centre, un arxiu de documentació per conèixer l’estil del centre i un arxiu de la informació útil del curs per a les famílies.

El Twitter i el Faebook: Aquestes dues xarxes socials si són molt útils per donar avisos a famílies, a alumnes, a exalumnes, a mitjans de comunicació locals o a població en general. De moment, facebook és molt més utilitzada per alumnes i exalumnes, i el twitter per a organitzacions i mitjans de comunicació. En tot cas, les dues xarxes són ideals per donar informació “en temps” real del que passa al centre.
A més, Facebook té un avantatge que es pot aprofitar per augmentar la comunicació. La facilitat que té de permetre comentaris produeix que hi hagi bidireccionalitat. Amb twitter també és possible, però és una mica més complicat seguir les converses i en el nostre cas no s’utilitza tant.
Nosaltres també utilitzem aquestes xarxes socials per avisar d’articles que pengem al web.
Així doncs, twitter i facebook ens permeten una comunicació en temps real, per donar avisos, per explicar el que està passant i ens permeten feedback de la comunitat educativa.

Algú podria trobar a faltar en aquest article la xarxa Google+. Actualment no la utilitzem perquè en el nostre entorn té un ús molt limitat. Els alumnes del centre no la poden utilitzar amb el correu del centre perquè hi ha limitacions d’edat. I les famílies no sembla que de moment la utilitzin massa. No descartem afegir-la, però en tot cas tindria el mateix ús que el Facebook.

L’Instagram: per acabar, una xarxa per mostrar imatges. Com que ens agrada la fotografia, el centre té un compte en aquesta xarxa on pengem imatges del centre i el seu entorn. Tenim la sort de tenir un entorn de natura força privilegiat i animem als alumnes a que se n’adonin i en facin fotografies que pengem en aquest compte.

És cert que el centre podria estar en mes xarxes que serien interessants (Pinterest, Delicious…), però també cal tenir en compte que cal una actualització periòdica d’aquestes xarxes, sinó perden tot el seu sentit.

Les publicacions es fan de forma distribuïda i en alguns casos de forma automàtica (com ara l’anunci de nous articles al web a través de facebook i twitter) però es necessita algú que vetlli per impulsar-ho i per mantenir una certa coherència estètica i de continguts.

Em sembla que no podem tenir centres que eduquen alumnes que constantment viuen envoltats de xarxes socials i alhora deixar-ne el centre fora. Moltes cops el dia a dia dels centres fa que aquesta comunicació s’oblidi, però hauria de ser un punt estratègic de tot centre. Tant important és fer bé les coses, com explicar el que es fa.

Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.

Combinar documents del Drive, amb Google apps script

scriptGoogle ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència. (més…)

Google Drive: compartir carpetes o documents?

La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:

  • Curs 2013-2014
    • Grups
    • Horaris
    • RED (reunions d’equip docent)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guàrdies
    • Crèdits de síntesi
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. gdrive1Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.

Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). gdrive2De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.

A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.

Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.