Comunicació

Coses a vigilar si compartim estructures de carpetes en Google Drive

Ja aviso així d’entrada que el que explicaré no serà senzill d’entendre. Si no esteu avesats a compartir estructures de carpetes entre usuaris i als permisos que Google permet, no  serà senzill que pugueu seguir l’explicació. Si hi esteu avesats, no prometo res, però intentaré ser clar.

Compartir una estructura de carpetes només pot tenir un inconvenient: que en algunes carpetes donem permís d’edició a molts usuaris (normalment a tot el claustre de professors).
Si l’estructura s’utilitza en un sol sentit, és a dir, uns pocs usuaris pengen informació (normalment l’equip directiu) i un grup nombrós d’usuaris només visualitzen aquesta informació (normalment el professorat), no hi ha cap problema. Com que els professors només poden veure les carpetes i fitxers, si l’equip directiu té clar el funcionament del Drive, tot funciona correctament. Els professors poden arrossegar-se l’estructura de carpetes a la seva unitat o destacar-la per trobar-la amb facilitat.

El problema està quan, en algunes carpetes, el professorat té permís d’escriptura, perquè hi haurà de penjar fitxers (programacions, llistes d’alumnes, actes de reunions…). Llavors es més perillós, ja que sense tenir-ne cap intenció, els professors poden fer que algunes carpetes desapareguin del Drive de tothom. I que només les pugui trobar el propietari, a través del cercador.

Anem a pams i explico un cas concret de carpetes compartides amb edició que ens poden desaparèixer. Suposem que l’equip directiu crea la següent estructura de carpetes per compartir amb tots els professors del centre. Suposem també que tenim quatre grups creats: profes,  profes_eso, profes_batx i profes_cicles.

Entre parèntesis indico el permís que hi tenen els professors (entenc que l’equip directiu té permís d’edició a tot arreu):

  • Organització general curs XX (profes visualització)
    • Avaluacions (profes visualització)
      • ESO (profes_eso visualització)
      • BATX (profes_batx visualitació)
      • Cicles (profes_cicles visualització)
    • Disciplina (profes visualització)
      • ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 1r ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 2n ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 3r ESO (profes eso edició / profes visualització)
        • 4t ESO (profes eso edició / profes visualització)
      • BATX (profes batx edició / profes visualització)
        • 1r Batx (profes batx edició / profes visualització)
        • 2n Batx (profes batx edició / profes visualització)
      • Cicles (profes cicles edició / profes visualització)
    • Guàrdies (profes visualització)
    • Horaris (profes visualització)
      • ESO (profes visualització)
      • BATX (profes visualització)
      • Cicles (profes visualització)
    • Pojectes de centre (profes visualització)

Fixeu-vos que hi ha unes carpetes (Disciplina) on els professors poden editar, així poden posar documents explicant les incidències que tenen a l’aula o similar.

Si els professors entren a l’apartat Compartits amb mi del seu Google Drive veuran les carpetes compartides. I, compte, que no només veuran la carpeta Organització general curs XX, sinó que també veuran les carpetes on tenen permís d’edició.

gd2

Què ha de fer el professor?

  • Primera opció: arrossegar tota la carpeta Organització general curs XX a la seva unitat del Drive. Cap problema, en aquesta carpeta només té permís de visualització. Un cop allà, podrà desplegar les carpetes i arrossegar fitxers que ja tingui en altres carpetes de la seva unitat dins l’estructura de carpetes (allà on té edició).

gd1Inconvenient: si el professor té instal·lada l’aplicació Google Drive en el seu ordinador, de cop se li comencen a baixar un munt de documents al seu disc dur. Segons com sigui el centre, aquests documents poden tenir una mida important.

  • Segona opció: destacar la carpeta Organització general curs XX (per trobar-la amb facilitat) i arrossegar a la seva carpeta només aquelles carpetes on hagi de posar-hi documents. Així evitem que se li copiïn un munt de documents al disc dur.
    En el cas d’un profe d’ESO (posem de 1r) seria la carpeta Disciplina/ESO/1r d’ESO.
    I aquí tenim el problema. Com que en la carpeta superior (Disciplina/ESO) hi té permís d’edició, si mou aquesta carpeta, l’està movent per tothom. O sigui que està traient la carpeta de l’estructura de carpetes. Ell la tindrà a la seva unitat, però la resta de professors deixaran de veure-la. Fins i tot el propietari la deixarà de veure (tot i que utilitzant el cercador la podrà trobar i col·locar altre cop a lloc). Com que Google ja veu que això és perillós, a l’usuari li mostra un missatge, però habitualment els professors diuen Mou i llestos.

gd3

Fixeu-vos que és difícil formar als professors. Si el professor arrossega a la seva unitat una carpeta de l’estructura que està dins d’una carpeta on només té permís de visualització tot funciona bé.
El problema està en arrossegar a la seva unitat una carpeta de l’estructura que està dins d’una carpeta on té permís d’edició.

I, normalment, el professor no té ni idea si té permís d’edició o de visualització.

Solucions

  • Hi ha centres que opten per demanar al seu professorat que no arrossegui cap carpeta compartida a la seva unitat (a no ser que explícitament els ho indiquin). Però aquesta solució, des del punt de vista de la seguretat, no és acceptable. Sempre hi haurà algun professor que per ignorància arrossegui la carpeta que no toca i la faci desaparèixer.
  • Una altra solució és no compartir carpetes amb permís d’edició per als professors. Però així perdem un dels grans avantatges del Google Drive: poder compartir informació entre tots els membres del centre en totes direccions. I que tothom la pugui localitzar fàcilment.
  • La tercera solució és que les carpetes on els professors tinguin permís d’edició no tinguin subcarpetes. És a dir, només poden ser d’edició les darrers carpetes de l’estructura. D’aquesta manera no hi ha perill de fer desaparèixer carpetes.
    Algú em dirà que llavors el que es pot fer desaparèixer són els documents que hi hagi dins aquestes darreres carpetes. I tindrà raó. Però arrossegar documents solts ja és més difícil que es faci.
  • La darrera, la més complicada però més segura, és que primer es comparteixin amb permís d’edició les carpetes on els profes (o subgrups de profes) han de tenir-hi drets. Es comparteixen les carpetes, sense posar dins de l’estructura.
    Aquells amb qui hem compartit la carpeta, l’arrosseguen a la seva unitat.
    Un cop això ja ha estat fet, llavors el propietari ja pot arrossegar la carpeta dins l’estructura i donar permís de visualització a la resta.
    Com que els que la necessiten ja se l’han arrossegat, ja no ho tornen a fer i per tant no treuen la carpeta de l’estructura.
    I els altres, els que només l’han de visionar, la podran trobar dins l’estructura.
    Evidentment tampoc és una solució perfecte, ja que si durant el curs els permisos han de canviar, les coses se’ns compliquen.

No hi ha cap solució perfecte, almenys de moment. L’ideal seria que Google permetés compartir una carpeta amb permís d’edició, però sense permís de moure el seu contingut. Però, de moment, això no existeix.

Espero no haver avorrit massa i que s’hagi entès (cosa que no tinc gaire clara). Si el vostre centre utilitza alguna altra solució, estaré encantat de conèixer-la a través dels comentaris.

Crear vídeos com a recurs didàctic, en plataforma Windows

En el meu entorn , és molt habitual que els professors utilitzin les presentacions orals com a recurs. Un alumne o un grup d’alumnes preparen una exposició oral (ja sigui sobre un tema de classe, un projecte que han realitzat o un problema que han resolt) i l’exposen davant de tota la classe. No cal dir que em sembla una activitat excel·lent si els alumnes han après a realitzar-les. No és propòsit d’aquest article analitzar si els professors sabem realitzar un presentació oral de forma correcte i, per tant, si ho transmetem als alumnes. Seria un tema de massa debat, potser en un altre article.

En canvi, és menys utilitzat el recurs del vídeo. Jo ho trobo una eina fantàstica. Igual que l’exposició oral obliga als alumnes a sintetitzar, a argumentar… i sol ser una activitat molt motivadora per a ells. Suposo que si no s’utilitza més és per la dificultat tècnica.

Al meu institut encara utilitzem Windows (i no sembla que hagi de canviar aviat) i per tant el que explicaré a continuació serà en aquesta plataforma. Disculpeu-me els que utilitzeu programari lliure.

imagesPer treballar amb vídeo, inicialment ho faig amb el Windows Movie Maker (ja sigui amb la versió Live, com amb qualsevol altra). És un programa del que m’agrada molt la seva senzillesa. Sense saber-ne gaire, amb un tres i no res tens un vídeo editat, amb títols i crèdits i música de fons si et cal. El problema, i per mi força greu, és la incompatibilitat entre versions. L’alumne que té Windows XP, que encara n’hi ha un munt (de fet molts ordinadors del meu centre és el que tenen) no poden obrir projectes fets amb una versió superior. I entre alguns Windows Live tres quarts del mateix.
A més, té d’altres problemes (inestabilitat, exportació només a wmv…) però ens n’acabem sortint i acabem treballant-hi de manera prou decent.

Però quan els alumnes són una mica més grans (els de 15 i 16 anys que ja han editat vídeos altres vegades), de seguida se’ls queda curt. La seva senzillesa i facilitat d’ús és també una limitació per a fer coses més complicades.

images2És en aquest moment que introdueixo el VSDC Free Video Editor. Com diu el nom és un editor gratuït que funciona bé amb qualsevol versió de Windows (inclòs el Windows 8) i que no té incompatibilitats entre versions de Windows.

A més, permet un grau més d’edició. És cert que al principi als alumnes els costa una mica entendre el seu funcionament. A diferència de l’anterior, aquí no hi ha un vídeo base, sinó que hi ha objectes (vídeos, àudios, fotografies…) que es poden barrejar i sobreposar sense problemes. Així, per exemple, es pot dividir la pantalla i ensenyar simultàniament dos o més vídeos i alguna foto.

Un cop entenen la idea i aprenen a no perdre’s entre totes les propietats que ofereix, el fan servir amb molta eficàcia. I poden fer vídeos una mica més elaborats.

Entre alguna característica interessant hi destaco la possibilitat de fer vídeos amb fons transparents (croma) i, per tant, afegir una fotografia de fons (o un altre vídeo). A més, incorpora un capturador de vídeo de pantalla ideal per a fer videotutorials.

Pels títols i els crèdits és més empipador. Es pot fer quasi de tot, però cal fer-ho manualment, no hi ha efectes preconfigurats. És per això que molts cops anem passant del Movie Maker al VSDC per anar fent el que cal. Preparen els crèdits amb el Movie Maker, exporten el vídeo i l’importen al VSDC per afegir-hi la resta.

memplaiPer últim, també utilitzo algun cop el web Memplai.com. És un editor molt semblant al Windows Movie Maker. Té més o menys les mateixes possibilitats (o limitacions), però amb un avantatge important: és una eina col·laborativa. Si els alumnes s’hi registren de forma gratuïta (ja sabem que res no és gratuït del tot i alguna cosa deuen fer amb la informació que els facilitem), poden pujar vídeos i compartir-los amb companys. A partir d’aquí diversos alumnes podran editar-los simultàniament.

L’inconvenient més gran d’aquest editor online no és pas un problema de l’editor, sinó dels centres. Almenys en el meu centre, és força impensable fer que 30 alumnes pugin simultàniament un vídeo, posem de 40 MB. En el meu cas, ens podríem passar l’hora sencera i potser no acabaríem. 🙁
Si teniu un bona connexió a internet, és una bona opció. Almenys amb alumnes novells amb edició de vídeo.

De tots tres editors que he anomenat, podeu trobar un munt de tutorials a internet. Així que si sou professors i encara no utilitzeu la creació de vídeo a l’aula, us animo que remeneu una mica i ho proveu. Veureu que la resposta de l’alumnat és molt positiva. I començar amb motivació de l’alumnat sempre facilita molt l’aprenentatge.

Utilització de les xarxes socials per part de l’institut

Per començar, els mitjans de comunicació electrònics que utilitzem al nostre centre per comunicar a l’exterior (famílies i població en general): Web, SMS, correu electrònic, twitter, facebook i instagram. L’SMS s’utilitza únicament per informar de les absències dels alumnes, així que no en diré res més.

El web: en el web del centre s’ha d’intentar posar informació d’interès per a les famílies. Està molt bé posar-hi el projecte de centre, els projectes que es fan… però aquesta informació les famílies ja la coneixen. Per tant, cal afegir informació que pugui ser útil a les famílies que ja tenen fills al centre: horaris dels grups, tutors, horaris de tutoria…
A més, el web és un bon instrument per mostrar activitats que ja s’han fet (sortides, activitats d’aula, reunions informatives…).
La nostra experiència ens diu que el web no és un bon lloc per a posar avisos. Les famílies i població en general, només consulta el web per a dutes concrets. La majoria no ho fa de forma periòdica, per tant els avisos tenen poca difusió.
Per tant, el web acaba sent un arxiu d’activitats que realitzen els alumnes del centre, un arxiu de documentació per conèixer l’estil del centre i un arxiu de la informació útil del curs per a les famílies.

El Twitter i el Faebook: Aquestes dues xarxes socials si són molt útils per donar avisos a famílies, a alumnes, a exalumnes, a mitjans de comunicació locals o a població en general. De moment, facebook és molt més utilitzada per alumnes i exalumnes, i el twitter per a organitzacions i mitjans de comunicació. En tot cas, les dues xarxes són ideals per donar informació “en temps” real del que passa al centre.
A més, Facebook té un avantatge que es pot aprofitar per augmentar la comunicació. La facilitat que té de permetre comentaris produeix que hi hagi bidireccionalitat. Amb twitter també és possible, però és una mica més complicat seguir les converses i en el nostre cas no s’utilitza tant.
Nosaltres també utilitzem aquestes xarxes socials per avisar d’articles que pengem al web.
Així doncs, twitter i facebook ens permeten una comunicació en temps real, per donar avisos, per explicar el que està passant i ens permeten feedback de la comunitat educativa.

Algú podria trobar a faltar en aquest article la xarxa Google+. Actualment no la utilitzem perquè en el nostre entorn té un ús molt limitat. Els alumnes del centre no la poden utilitzar amb el correu del centre perquè hi ha limitacions d’edat. I les famílies no sembla que de moment la utilitzin massa. No descartem afegir-la, però en tot cas tindria el mateix ús que el Facebook.

L’Instagram: per acabar, una xarxa per mostrar imatges. Com que ens agrada la fotografia, el centre té un compte en aquesta xarxa on pengem imatges del centre i el seu entorn. Tenim la sort de tenir un entorn de natura força privilegiat i animem als alumnes a que se n’adonin i en facin fotografies que pengem en aquest compte.

És cert que el centre podria estar en mes xarxes que serien interessants (Pinterest, Delicious…), però també cal tenir en compte que cal una actualització periòdica d’aquestes xarxes, sinó perden tot el seu sentit.

Les publicacions es fan de forma distribuïda i en alguns casos de forma automàtica (com ara l’anunci de nous articles al web a través de facebook i twitter) però es necessita algú que vetlli per impulsar-ho i per mantenir una certa coherència estètica i de continguts.

Em sembla que no podem tenir centres que eduquen alumnes que constantment viuen envoltats de xarxes socials i alhora deixar-ne el centre fora. Moltes cops el dia a dia dels centres fa que aquesta comunicació s’oblidi, però hauria de ser un punt estratègic de tot centre. Tant important és fer bé les coses, com explicar el que es fa.

Permetre comentar a Google Sites sense permís d’edició amb DISQUS

DISQUS és un servei de comentaris. Permet crear converses de comentaris, definir l’aspecte que han de tenir, la manera d’ordenar-se, si s’han de moderar, etc.

Qualsevol usuari que arribi al nostre Google Site, si té un compte de Google, de Facebook o de Twitter, ens podrà deixar un comentari. I si no té cap d’aquests usuaris, podrà crear-se un usuari de Disqus per fer-ho.

Per començar, us deixo un enllaç a un Site on he afegit aquests cometaris perquè en pugueu veure l’aspecte: https://sites.google.com/a/insestatut.cat/corubrics/comentaris

disqus1

De moment DISQUS encara no està en català, però la traducció està en camí, així que ben aviat ja hi estarà.
Anem a veure el procés per afegir aquests comentaris, que no es gaire complicat:

1- Crear un compte a DISQUS

Si és el primer cop que s’afegeixen comentaris a un lloc, la persona que ha creat el Site s’haurà de crear un compte a DISQUS. Si és un Site que creen els alumnes, són ells qui se l’hauran de crear. Si és un Site de professor, és el professor qui l’haurà de crear. Si ja tenim un compte creat, podem saltar al pas 2.

DISQUS permet accedir des d’un usuari de Google (o de  Fcebook o Twitter). Així que si hem fet un Google Site vol dir que tenim un usuari de Google, per tant no caldrà ni crear-se un nou usuari. Podrem identificar-nos amb el nostre usuari de Google.

Accedim a http://disqus.com i triem l’opció Log in

disqus2Ens creem un compte nou o bé ens identifiquem amb un de Google:

disqus3

Si ens identifiquem amb l’usuari de Google haurem de donar permís a l’aplicació perquè consulti la nostra adreça de correu.

2- Afegir el Site a DISQUS

Un cop identificats, tornarem a la pantalla inicial, però enlloc del botó de Log in hi ha la nostra fotografia (si en tenim al compte de Google), amb una fletxa per accedir a un menú.

Seleccionem l’opció Dashboard:

disqus4I afegim un Site:

disqus5

Se’ns demana un nom de lloc i automàticament es crea un nom curt que haurem de recordar.

disqus7

Després ens demana a quin plataforma ho volem instal·lar, però podem saltar-ho seleccionant la pestanya General que teniu a la part superior esquerra.

disqus8

En aquesta pantalla podreu configurar l’aparença, si els comentaris es moderaran, etc.

Ja podem sortir del DISQUS i anar al nostre Google Sites on volem afegir la possibilitat de fer comentaris.

3- Configurar el Google Sites perquè usi DISQUS

Un cop al nostre Google Site, anem a la pàgina on volem posar els comentaris (pot ser una pàgina nova) i l’editem.

Un cop en edició, situem el cursos al lloc exacte on aniran els comentaris i seleccionem el menú Insereix i triem Més gadgets…

disqus9

Tirarem Afegeix un gadget per URL i posarem la següent adreça
https://google-sites-disqus.googlecode.com/git/disqus-gadget.xml

disqus10

Ja només queda ompir dos paràmetres: Disqus Shortname (el nom que havíem de recordar quan hem creat el Site a DISQUS) i la URL del nostre lloc.

disqus11Un cop desat, a la pàgina ja apareix una caixa perquè qualsevol persona que s’identifiqui amb Facebook, Twitter o Google pugui deixar comentaris.

disqus12

En cas que haguem posat que els comentaris siguin moderats, per la pàgina de DISQUS podrem acceptar-los i que es publiquin o rebutjar-los i que s’eliminin sense haver aparegut al nostre Site.

Aquest sistema, que un cop es té creat un usuari de DISQUS és molt ràpid d’implementar, permet que els alumnes lliurin feines i els professors els puguem fer comentaris per tal de destacar les coses a millorar o els aspectes més positius o negatius. O que els mateixos alumnes comentin treballs d’altres companys.

Evidentment, si el Site només està compartit amb nosaltres, ningú més el podrà veure i, per tant, ningú més podrà ni comentar ni veure els nostres comentaris.

Google scripts per facilitar la gestió de documents amb els alumnes

La idea sempre és la mateixa, qui crea les coses (documents o carpetes) i les comparteix és el professor (vaja, l’script que el professor utilitza). Així evitem que l’alumne ho pugui esborrar i ens queda tot ben organitzat.

Primer script: gClassFolders

Si instal·lem aquest script en un full de càlcul on hi hagi les adreces de correu dels alumnes d’un curs, ens crearà automàticament una carpeta per cada alumne dins la carpeta que nosaltres li indiquem. A més, cada carpeta la compartirà amb l’alumne corresponent.

D’aquesta manera, l’alumne podrà desar aquesta carpeta a la seva unitat i posar-nos allà tots els documents que li demanem. Ja no caldrà que ens vagi compartint document per document, només caldrà que anem a la seva carpeta i hi trobarem tots els seus documents.

Si voleu seguir pas a pas com s’utilitza, aquí en teniu un bon article:

Gestionas las carpetas de tus alumnos

Segon script: Doctopus

La idea d’aquest script és semblant a l’anterior, però treballant amb documents enlloc de carpetes. El professor crearà un document model i, a partir d’un full de càlcul amb l’adreça dels alumnes, l’script ens crearà dins la carpeta que triem un document per cada alumne idèntic al model. I, a més, li compartirà.

D’aquest forma, enlloc de tenir tots els documents d’un alumne en un carpeta com en l’anterior script, aquí tindrem una carpeta amb tots els documents dels alumnes d’una tasca que hem encomanat.

L’alumne rebrà un correu avisant-lo que li hem compartit un document i se’l podrà desar a la carpeta de la seva unitat que cregui convenient.

El gran avantatge d’aquest script és que els propietaris dels documents som els professors i per tant, l’alumne no els podrà esborrar mai.

Si voleu seguir pas a pas com s’utilitza, aquí en teniu un bon article amb dos vídeos inserits molt clarificadors: