Centres

Utilitzar calendaris de GAFE (Google apps for education) per reservar aules i recursos

El procés de configuració no és senzill, però un cop feta la configuració inicial, la utilització posterior si que és senzilla.

Configuració inicial


L’administrador del GAFE ha d’entrar al panell de control i accedir a les propietats dels calendaris. Allà tindrà la pestanya Recursos (Resources) on podrà crear un calendari per un recurs. En l’exemple, he creat un calendari per a una aula d’informàtica.

calendar2

Un cop creat, l’administrador és qui l’ha de compartir. Per fer-ho, primer l’ha de trobar, cosa que no serà senzilla.

Ha d’accedir als seus calendaris i seleccionar la fletxa de la dreta d’Altres calendaris. I triar l’opció Navega per calendaris interessants:

calendar3

Ara ha de seleccionar la pestanya Més i triar Recursos interessants per nom del domini

calendar4

Finalment li apareixerà la llista de calendaris de recursos que hagi creat. Només ha de subscriure’s. Si ho fa, ja tindrà el calendari afegit al seus calendaris, com un calendari qualsevol. Si hi ha hores en que la sala ja està ocupada per classes ordinàries, l’administrador les podrà afegir de la forma habitual que s’afegeixen esdeveniments.

Ara toca compartir-lo amb tots els professors del centre. S’ha de fer igual que qualsevol altra calendari i s’ha de donar permís per veure tota la informació dels esdeveniments.

Si es comparteix professors per professors, a aquests els apareixerà directament dins els seus calendaris, en l’apartat Altres calendaris. Si es comparteix a un grup de Google, per veure’l els professors hauran de fer el mateix procediment que l’administrador (Navegar pels calendaris interessants, pestanya més…), tot i que per poder reservar recursos no és necessari que els professors s’afegeixin el calendari.

Fins aquí la configuració inicial.

Utilització dels calendaris de recursos


Quan un professor vol reservar una aula, ha de crear un esdeveniment al seu calendari el dia i hora en que vol fer la reserva.

Si edita l’esdeveniment, a la part dreta pot triar l’opció Sales. Si l’aula està lliure en aquella hora, podrà seleccionar-la i quan desi l’esdeveniment quedarà reservada.

calendar5

Si l’aula ja estigués reservada per algun altre professor, l’aula no apareixeria.

Com deia, la utilització del calendari és molt senzilla, tot i que serà necessària una formació pel professorat. Però val la pena, ja que crec important tenir les eines de gestió centralitzades en una mateixa plataforma. Simplifica les coses al professorat.

Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.

Eines 2.0: unificació dins del centre

La idea és senzilla. Mirar quines tasques fan als alumnes a diverses assignatures (presentacions, documents online, diagrames, mapes conceptuals, edició d’àudio i de vídeo…). I un cop feta la llista, triar quina eina 2.0 o eina d’escriptori farem servir tot el professorat.

Hi haurà professors que no els agradarà la idea i els semblarà que això uniformitza i els treu autonomia, però simplifiquem la vida als alumnes. I, curiosament, el rebuig acostuma a ser per dificultat del professorat d’acostumar-se a eines que no ha utilitzat. Si ja s’està acostumat a una, és difícil canviar. I és exactament el que fem fer als alumnes, a cada assignatura haver d’aprendre una eina diferent.

Pensant sempre que la tecnologia, i en aquest cas les eina 2.0, és un mitjà i mai una finalitat (exceptuant les assignatures d’informàtica), val la pena posar-se d’acord. I no només en un equip docent, sinó a tot el centre. A part de la simplificació pels alumnes a nivell d’ús, també els ajudem a nivell de recordar noms d’usuari i de contrasenyes.

Pot semblar una cosa òbvia i lògica, però la veritat és que no és una cosa massa estesa en els centres docents, on massa vegades “cada maestrillo tiene su librillo“. I posar-se d’acord, no sempre és senzill. Així que paciència.

En propers articles explicaré les eines que jo utilitzo per a tasques comunes, pensant en facilitat pels alumnes, en els objectius que volem aconseguir amb el seu ús i també amb la integració amb d’altres serveis (xarxes socials, Google apps…).

Google apps for education

En més d’una ocasió he parlat amb professors que m’han defensat que és millor no complicar-se i fer servir comptes de Gmail igualment gratuïts. Però tot i que porti una mica més de feina de gestió, és molt millor tenir un Google apps propi. La llista és llarga, però els principals avantatges són:
  • Si teniu un domini propi, tipus nominstitut.cat, podeu configurar el DNS per tal que els correus de tots els professors i de tots els alumnes sigui del tipus nomalumne@nominstitut.cat. Configurar això és força senzill i és massa espacífic per dedicar-hi un article, però si algú té dubtes resto a la vostra disposició.
  • Tots els alumnes hi poden tenir accés.
  • Si un alumne oblida la contrasenya com a administrador li podem restaurar en un moment.
  • Se’ns ofereix la possibilitat de crear grups: per tant podrem enviar ràpidament correus a una classe, a un equip docent…
  • El Google drive permet compartir documents amb els grups que hem creat. Per tant és molt ràpid compartir un document amb una classe o amb un equip docent. Això si, la compartició amb grups té les seves dificultats, ja que té un funcionament poc intuïtiu. Però això serà motiu d’un altre article.
  • Si el vostre centre té Moodle, podeu connectar el Moodle i el Google app de forma força senzilla, i els alumnes només tindran un sol usuari per entrar als dos llocs. Quan vulguin entrar al Moodle se’ls redirigirà a la identificació de Google. Per tant menys usuaris i contrasenyes aprendre’s. Això també serà motiu d’un altre article més endavant.
  • Com que podem anar demanat augment d’usuaris sense problemes (almenys de moment Google no hi posa inconveninent), quan els alumnes marxen de l’institut els podem mantenir el correu. Així segueixen tenint accés a tot el material digital que han creat mentre estaven a l’institut i a més tenim una manera senzilla de connectar amb ells.
  • Els alumnes tenen un munt de serveis (Google+, Google Drive, Gmail, Sites…) però sempre sota la supervisió del professorat, que en tot moment pot canviar la contrasenya d’un compte i entrar-hi si algun alumne en fa un ús indegut.
Per tant, tots els centres que encara no heu demanat Google apps for aplications, sigueu centres amb projecte educat1x1 o sense, tingueu llibres en paper o digitals, jo ho faria ara mateix. No fos cas que Google ho comencés a fer pagar.