Rebre alertes quan es contestin formularis de Google

Primer veiem com crear aquestes notificacions.

Es crea un formulari i el seu full de respostes. Per crear aquest full de respostes cal seleccionar el botó Tria la destinació de les respostes.

googleform2

Després es tanca el formulari i s’obre el full de respostes. En el menú Eines, hi ha l’opció Regles de notificació.

googleform3

Podreu definir avisos per unes quantes situacions, i decidir si voleu un correu per cada situació o bé un resum diari.

googleform4

Un cop vist el seu funcionament, poso tres aplicacions dels formularis que sense aquests avisos per correu serien poc viables, ja que hauríem d’estar constantment mirant si algú ha contestat o no. Algunes d’elles es podrien fer directament per correu, però si s’utilitza un formulari ens assegurem que quin respon el formulari ens indica els camps obligatoris que nosaltres volem.

  • Comunicació d’incidències de manteniment: si tenim una site d’organització interna de centre (opció molt recomanable), hi podem incrustar un formulari per tal que els professors avisin d’incidències (ja siguin de manteniment informàtic, d’aules …). El responsable, que és qui haurà creat el formulari, rebrà un correu cada cop que algú contesti el formulari indicant una incidència.
  • Petició d’entrevistes dels pares: Els pares poden demanar entrevista amb els tutors amb un formulari. Així ja trien el dia i hora que els va bé, dins dels que els oferim. Si a més en el formulari hem usat formlimiter (un google script que explicaré en propers articles), podrem fer que els horaris on ja tenim entrevistes amb pares no surtin al formulari.
  • Faltes en contra la normativa de convivència: Si el centre utilitza faltes de disciplina per imposar sancions als alumnes que no compleixen la normativa de convivència, es poden utilitzar formularis per mantenir-ne un registre. El professor que imposi una falta només ha d’omplir un formulari amb les dades i automàticament queda registrat i s’avisa al tutor que correspon.

Només n’he posat tres a tall d’exemple però, evidentment, en un centre educatiu es poden trobar moltes més aplicacions. I no només en l’àmbit de gestió, sinó en activitats amb els alumnes. Si algú fa servir aquests avisos dels formularis per altres aplicacions, estaré content si ho compartiu en els comentaris.

Monotoritzar el Google Drive

Aquesta eina ens dóna diversos gràfics amb informació sobre l’ús. En la següent imatge, a tall d’exemple, ens indica els tipus de document que hi ha emmagatzemat al Drive del nostre domini. Es pot veure que els documents en format Drive comencen a ser bastant nombrosos, malgrat encara no ser majoritaris.

spannig2

Podem veure el mateix, però amb els fitxers que els nostres usuaris tenen emmagatzemats en el seu ordinador, dins la carpeta Google Drive.

spannig3

L’aplicació ofereix altres gràfics interessants: nombre de documents, últims creats, usuaris amb més quota ocupada…

Per instal·lar l’aplicació, només cal anar al Google Marketplace i instal·lar-la:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Un cop instal·lada, accedint a l’adreça https://freetools.spanning.com/stats/ es podran consultar tots els gràfics.

Combinar documents del Drive, amb Google apps script

scriptGoogle ofereix a tots el que utilitzem els seus serveis (Drive, Gmail, Formularis…) un plataforma molt potent per complementar-los. És el Google apps scripts. Petits programes basats en Javascript que permeten afegir funcionalitats. L’exemple que avui vull presentar és força habitual organitzant un centre: crear cartes personalitzades agafant dades d’un full de càlcul. El que en Word es diu Combinar correspondència. Continue reading “Combinar documents del Drive, amb Google apps script”

Google Drive: compartir carpetes o documents?

La idea és molt senzilla. Direcció, per exemple, crea una estructura de carpetes i assigna permisos a cadascuna (sempre començant per la carpeta principal i després les subcarpetes, ja que les permisos s’hereten de la carpeta superior). Un exemple seria:

  • Curs 2013-2014
    • Grups
    • Horaris
    • RED (reunions d’equip docent)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guàrdies
    • Crèdits de síntesi
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que s’ha de compartir és Curs 2013-2014 i, si s’han assignat els permisos, la resta de carpetes seran accessibles automàticament. Si la carpeta Curs 2013-2014 es comparteix amb tots els professors, millor a través d’un grup (Compartint documents i calendaris amb grups de Google), tots rebran un correu amb l’enllaç. En obrir la carpeta, veuran el contingut i un botó que els permet afegir aquesta carpeta a la seva unitat, per tenir-la localitzada sempre fàcilment. gdrive1Ja no caldrà anar compartint els documents individualment. Posant-los a la carpeta corresponen tothom hi té accés immediat i de forma organitzada.

Això si, quan es penja un document no s’envia un correu a tothom immediatament. Si es vol avisar a tothom, només cal utilitzar l’opció Envia un correu als col·laboradors, que es troba din el botó Més (havent seleccionat el document). gdrive2De la mateixa manera, es poden crear carpetes per Departaments, per Grups d’alumnes, etc.

A més, si ve un professor nou, només se li ha de donar l’enllaç de la carpeta inicial i automàticament tindrà tots els documents anteriors i, a més, ordenats perfectament.

Em sembla una manera senzilla de que tothom tingui ordenats els documents compartits.

Usuaris específics per a càrrecs de l’institut

Al principi, això pot semblar una mica caòtic, però a la llarga portarà millores en l’organització, sobretot per dues raons. La primera és que el canvi de persones en els càrrecs serà molt millor. I la segona, és que la persona que tingui un càrrec tindrà molt més organitzats el seus documents i el seu correu.

I més tenint en compte que aquests correus no serveixen només per al mail sinó que s’utilitzen per a tots els servis de Google.
Caldrà formar bé el professorat per tal que sàpiga quin correu ha d’utilitzar en cada moment. Insisteixo, no només per enviar mails sinó també per compartir documents. Però si ho aconseguim, evitarem un munt de canvis de permisos i de documents perduts.
En iniciar el curs, es canvien les contrasenyes dels usuaris dels càrrecs i se’ls donen als professors que aquell any ocuparan el càrrec en qüestió. Sense haver de fer res més, automàticament aquell professor podrà:
  • Accedir a tots els documents creats anteriorment per l’usuari del càrrec.
  • Editar documents que, com a professor, només tenia permís per visualitzar.
  • Modificar els grups de Google on l’usuari del càrrec sigui el propietari.
  • Visualitzar i modificar sites que s’hagin creat amb l’usuari del càrrec.
  • Modificar calendaris que com a professor només podia visualitzar.
És important remarcar la formació del professorat a l’hora de compartir fitxers. Cal tenir molt clar si es comparteix amb un professor o amb el càrrec que ocupa un professor, ja que si es barreja, llavors el caos si que pot ser monumental.
Per exemple, si el director d’un centre és professor de Ciències Naturals, haurem d’utilitzar el seu correu nominal (nomprofessor@nominstitut.cat) per aquells correu i documents interns del departament. També seria bona idea utilitzar el correu nominal del professor per compartir informació amb els alumnes. En canvi, per correus i documents d’organització de centre caldria utilitzar l’usuari del càrrec, direccio@nominstitut.cat.
Tenint un Google drive ben organitzat (veure article Organitzant el Google drive), utilitzant els grups per compartir documentació i calendaris (veure article Compartint documents i calendaris amb grups de Google) i utilitzant usuaris per a càrrecs, l’inici de curs hauria de ser molt senzill, i no hauríem de tenir cap problema amb persones i càrrecs que no tenen permisos per veure documents o calendaris que els fan falta.