Assistatut: afegida la funcionalitat perquè les famílies consultin dades

Compartiu!

zfTal i como anunciava en el darrer article, ja he acabat de desenvolupar un complement per tal que les famílies puguin consultar les dades d’assistència i les incidències dels seus alumnes. Si en un centre tots els professors utilitzen el Quadern Virtual del professor i té també implementat l’Assistatut, amb les instruccions següents es podrà crear un web per tal que les famílies puguin consultar les dades del seu alumnes, d’una forma senzilla.

El primer que cal és que el centre tingui l’Assistatut funcionant, per tant, tots els professors utilitzin el Quadern Virtual, almenys per la assistència i les incidències.

El segon és que cada alumne tingui un usuari del Google apps del centre i cada família també tingui un usuari del Google apps del centre (o dos, un per pare i un per mare).

Després, cal que el centre utilitzi un llibre de càlcul de Google Drive per relacionar alumnes i famílies. Aquest llibre, és el mateix que s’utilitza per tenir centralitzades totes les fotografies dels alumnes. Aquest full, ha de tenir les següents característiques:

  • S’ha de compartir amb tot el domini, només amb qui tingui l’enllaç i només amb permís de visualització.
  • El primer full del llibre, s’ha d’anomenar INFO.
  • Les columnes del primer full han de ser:
    • Alumne: mail de l’alumnes
    • Foto: URL de la foto de l’alumne
    • Mail 1: Mail de la família (per exemple de la mare)
    • Mail 2: Mail de la família (per exemple del pare)
    • Curs: curs que fa l’alume (ESO1A, ESO3B…)
    • Assistatut: Full assistatut on estan les dades d’aquest alumne.

zf2

Per omplir la darrera columna, jo utilitzo un segon full dins del llibre. Allà relaciono Curs i Full de l’Assistatut. Així per la columna F poso una fórmula i no cal anar copiant a cada alumne el full d’Assistatut, el troba sol a partir del Curs.

Aquí teniu l’enllaç a un Llibre de càlcul d’exemple: Llibre Famílies i alumnes.


A partir d’aquí, ja podem crear un web per les famílies amb Google Sites. Es pot crear tan complex o senzill com es vulgui, i només es compartirà amb les famílies. Es pot aprofitar per posar enllaços, dades de curs, fotografies que només veuran les famílies…

En tot cas, pel que nosaltres volem, haurem de crear una pàgina, que serà on cada família veurà les dades del seu alumnes. La idea és molt senzilla. Utilitzarem un script que, en executar-se, comprova l’usuari que l’executa, el busca al llibre famílies i alumnes, troba l’alumne (o alumnes en cas de germans) que correspon, obre l’Assistatut, cerca les dades d’assistència i incidències d’aquest alumne i les mostra.

IMPORTANT: Per tal que tot funcioni, caldrà que les famílies tinguin accés als fulls Assistatut. Per evitar que puguin trobar els llibres Assistatut i veure les dades d’alumnes amb qui no tenen relació, cal compartir tots els llibres Assistatut amb tot el domini, però només per qui tingui l’enllaç. Si es compartís amb els usuaris, aquests el podrien trobar en l’opció Compartits amb mi. Com que l’enllaç no és públic, cap família el té i, per tant, cap família pot accedir al llibre. En canvi, quan accedeixi el web, l’script sí té l’enllaç i, per tant, podrà accedir-hi per mostrar les dades.

Lloc web i script

Anem a pams i comencem pel web de les famílies.

  • Creeu una web amb Google Sites i compartiu-la amb les famílies. Hi podeu posar tota la informació i menús que vulgueu.
  • Entreu a la Gestió del Lloc, i aneu al menú Script Google apps

zf9

  • Feu clic al botó Afegeix un nou script.
  • S’obrirà un editor de codi. Esborreu la funció que hi ha per defecte i copieu tot el codi del següent script: script informe_alum
  • Us quedarà de la següent manera:

zf3

  • Canvieu-li el nom a l’script (fent clic al nom Projecte sense títol) i poseu-li un nom que vosaltres conegueu (per exemple informe_alum).
  • Modifiqueu l’adreça de llibre de Famílies i alumnes de la segona línia de codi. Copieu i enganxeu la del vostre llibre.

zf4

  • Deseu l’script.
  • Seleccioneu el menú Publica i dins l’opció Implementa com aplicació web.

 zf5

  • En la següent pantalla, poseu com a versió la 1.0, feu que l’execució de l’aplicació sigui amb l’usuari que obté accés i, finalment, poseu que tingui accés a l’aplicació qualsevol usuari del vostre domini.

fam

  • Per poder clicar el botó implementa, primer us caldrà prémer el botó Desa una versió nova. Un cop desada ja podeu clicar el botó Implementa.
  • Us apareixerà una finestra amb l’URL del vostre script publicat. No cal que hi feu cas, que no us caldrà

Pàgina de resum de l’alumne

  • En la pàgina on vulgueu que aparegui les dades de l’alumne, tireu l’opció Insereix, App script.

zf7

  • Seleccioneu l’script que heu publicat.

zf10

  • Deseu la pàgina, i ja ho podeu provar.  El primer cop, demanarà permís per executar-se (a les famílies els passarà el mateix). Un cop donat, si al llibre de famílies i alumnes el vostre usuari té algun alumne assignat, veureu el seu quadre resum.
  • Per tal que les famílies puguin veure-ho, lògicament haureu de compartir aquest web amb els seus usuaris.

Un cop configurat, ja no cal tocar més l’script ni el web. Simplement actualitzant els fulls de càlcul, ja s’actualitzarà. Els profes actualitzen el Quadern Virtual, a la tarda automàticament s’actualitzen els llibre Assistatut i quan les famílies ho consulten tenen les dades reals.

Compartiu!

12 Responses to “Assistatut: afegida la funcionalitat perquè les famílies consultin dades”

  1. joan ha dit:

    Cal que sigui necessáriament googe apps del centre o pot ser amb comptes normals de gmail?

    • Jaume Feliu ha dit:

      Es podria fer amb comptes de gmail, però tindràs alguna dificultat afegida. Com que cada alumne ha de tenir un compte de Gmail, els menors de 14 anys et portaran problemes (o haurà de mentir en la seva edat).
      I cada família també haurà de tenir un compte de Gmail. Controlar quin usuari té cadascú pot ser complicat, ja que entenc que no els crees tu ja que són Gmail. Si són del google apps del centre, com que l’administrador ho crea tot, és molt senzill saber quin és l’exacte de cada usuari.
      Però de funcionar, si s’indiquen tots els correus bé, també funcionarà.

  2. Jaume ha dit:

    Hola Jaume, es possible que no funcioni si l’únic que te accès a l’script és el que l’ha creat? He posat el que dius a l’hora de implementar l’script com a aplicació web i el resultat només el puc veure jo. Però si en lloc de “Només per a mi” ( a l’opció de l’accès a l’aplicació) poso “Qualsevol usuari a Centre” aleshores ja funciona per als demès.

    Es això correcte?

    • Jaume Feliu ha dit:

      Tens tota la raó Jaume, s’ha de configurar com a Qualsevol usuari del Centre”, ja que sinó només tu pots executar-ho. Ara ho canviaré a les instruccions. Moltes gràcies per detectar l’errada en l’explicació.
      Per cert, utilitzeu aquest sistema al teu centre? És que, a part del meu centre, no tinc constància que es faci servir en cap més centre.

      • Jaume ha dit:

        Moltes gràcies per la resposta i per la teva feina.

        Estem a google for education des del curs passat (Classroom, drive, sites, ..). Aquest any estic preparant un espai privat per a que cada familia pugui consultar informació diversa relacionat amb els seus fills.

        Per cert, si l’script el poso com a “Qualsevol usuari de centre”, hi ha cap perill que puguin veure el codi de l’script? Es que a l’script hi ha l’enllaç al llibre.

        Moltes gràcies de nou.

        • Jaume Feliu ha dit:

          Només el creador de l’script pot veure el codi font. Si accedeixes al codi font amb l’usuari creador, copies l’adreça URL i l’enganxes en un altre usuari, veuràs que no té permís per accedir-hi.

          • Jaume ha dit:

            Gràcies.
            Una qüestió més: Hi ha cap forma d’aconseguir que els menús es creen als spreadsheets (amb l’activació d’scrips) siguin visibles a les aplicacions mòbils de drive?

          • Jaume Feliu ha dit:

            Jo no he trobat la manera d’aconseguir-ho, diria que de moment no és possible 🙁

      • Virgilio Gonzalo Edesa ha dit:

        Hola Jaume, he trucat al teu centre i no he aconseguit parlar amb tú. He trobat el teu treball fa uns dies, me l’he mirat i estic intentant implantar-lo al meu centre. Estic al Ferran Casablancas i em dic Virgili. M’agradaria poder parlar amb tu.
        Moltes gràcies per compartir la teva feina tan fantàstica.

  3. Pere Serrano ha dit:

    Hola Jaume. Em sembla què hi ha més centres utilitzant les teves aplicacions. Nosaltres (INS L?ESTATUT) fem ús de quadern virtual, assistatut i ara obrirem l’aplicació web per a famílies (en les proves que em fet, funciona perfecte).
    Només hem tingut problemes amb el tema fotografies. Vam crear col·leccions de prova al plus per a alguns grups. Vam enllaçar la url de les fotos directament al qv, però només mostraven l’adreça i no imatge.
    Pot ser una qüestió de format d’adreça de les fotos?? o cal necessàriament compartir el llibre de families amb tot el professorat i llegir la url des d’allà??
    De moment al full de famílies hem ficat el logo del centre la columna d’url de la fotografia, i és el que veuen els pares quan obren el web.
    Tret d’aquest detall, la funcionalitat de totes les aplicacions és perfecta.

    • Jaume Feliu ha dit:

      Si noi, google ha fet canvis a les fotos de Google+ i ja no serveix 🙁
      Ara, la única manera de que funcionin les fotos és posar-les en un URL pública, és a dir, en una carpeta del vostre espai web. Però. malgrat es pot afegir un fitxer (robots.txt) per tal que els cercadors no mostrin aquestes fotos en els resultats de la cerca, no deixen d’estar a internet i algú les podria trobar. Si algun alumne no hagués signat el tema dels drets d’imatge, tindríeu un problema.
      Però de moment no he trobat cap manera que els fulls de càlcul de Google acceptin una imatge a través de la fórmula IMAGE d’un lloc que no sigui visible per tothom. Seguirem buscant la manera 😉

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *