20 d'octubre de 2013

Utilitzar calendaris de GAFE (Google apps for education) per reservar aules i recursos

El procés de configuració no és senzill, però un cop feta la configuració inicial, la utilització posterior si que és senzilla.

Configuració inicial


L’administrador del GAFE ha d’entrar al panell de control i accedir a les propietats dels calendaris. Allà tindrà la pestanya Recursos (Resources) on podrà crear un calendari per un recurs. En l’exemple, he creat un calendari per a una aula d’informàtica.

calendar2

Un cop creat, l’administrador és qui l’ha de compartir. Per fer-ho, primer l’ha de trobar, cosa que no serà senzilla.

Ha d’accedir als seus calendaris i seleccionar la fletxa de la dreta d’Altres calendaris. I triar l’opció Navega per calendaris interessants:

calendar3

Ara ha de seleccionar la pestanya Més i triar Recursos interessants per nom del domini

calendar4

Finalment li apareixerà la llista de calendaris de recursos que hagi creat. Només ha de subscriure’s. Si ho fa, ja tindrà el calendari afegit al seus calendaris, com un calendari qualsevol. Si hi ha hores en que la sala ja està ocupada per classes ordinàries, l’administrador les podrà afegir de la forma habitual que s’afegeixen esdeveniments.

Ara toca compartir-lo amb tots els professors del centre. S’ha de fer igual que qualsevol altra calendari i s’ha de donar permís per veure tota la informació dels esdeveniments.

Si es comparteix professors per professors, a aquests els apareixerà directament dins els seus calendaris, en l’apartat Altres calendaris. Si es comparteix a un grup de Google, per veure’l els professors hauran de fer el mateix procediment que l’administrador (Navegar pels calendaris interessants, pestanya més…), tot i que per poder reservar recursos no és necessari que els professors s’afegeixin el calendari.

Fins aquí la configuració inicial.

Utilització dels calendaris de recursos


Quan un professor vol reservar una aula, ha de crear un esdeveniment al seu calendari el dia i hora en que vol fer la reserva.

Si edita l’esdeveniment, a la part dreta pot triar l’opció Sales. Si l’aula està lliure en aquella hora, podrà seleccionar-la i quan desi l’esdeveniment quedarà reservada.

calendar5

Si l’aula ja estigués reservada per algun altre professor, l’aula no apareixeria.

Com deia, la utilització del calendari és molt senzilla, tot i que serà necessària una formació pel professorat. Però val la pena, ja que crec important tenir les eines de gestió centralitzades en una mateixa plataforma. Simplifica les coses al professorat.