19 de juny de 2013

Usuaris específics per a càrrecs de l’institut

Al principi, això pot semblar una mica caòtic, però a la llarga portarà millores en l’organització, sobretot per dues raons. La primera és que el canvi de persones en els càrrecs serà molt millor. I la segona, és que la persona que tingui un càrrec tindrà molt més organitzats el seus documents i el seu correu.

I més tenint en compte que aquests correus no serveixen només per al mail sinó que s’utilitzen per a tots els servis de Google.
Caldrà formar bé el professorat per tal que sàpiga quin correu ha d’utilitzar en cada moment. Insisteixo, no només per enviar mails sinó també per compartir documents. Però si ho aconseguim, evitarem un munt de canvis de permisos i de documents perduts.
En iniciar el curs, es canvien les contrasenyes dels usuaris dels càrrecs i se’ls donen als professors que aquell any ocuparan el càrrec en qüestió. Sense haver de fer res més, automàticament aquell professor podrà:
  • Accedir a tots els documents creats anteriorment per l’usuari del càrrec.
  • Editar documents que, com a professor, només tenia permís per visualitzar.
  • Modificar els grups de Google on l’usuari del càrrec sigui el propietari.
  • Visualitzar i modificar sites que s’hagin creat amb l’usuari del càrrec.
  • Modificar calendaris que com a professor només podia visualitzar.
És important remarcar la formació del professorat a l’hora de compartir fitxers. Cal tenir molt clar si es comparteix amb un professor o amb el càrrec que ocupa un professor, ja que si es barreja, llavors el caos si que pot ser monumental.
Per exemple, si el director d’un centre és professor de Ciències Naturals, haurem d’utilitzar el seu correu nominal (nomprofessor@nominstitut.cat) per aquells correu i documents interns del departament. També seria bona idea utilitzar el correu nominal del professor per compartir informació amb els alumnes. En canvi, per correus i documents d’organització de centre caldria utilitzar l’usuari del càrrec, direccio@nominstitut.cat.
Tenint un Google drive ben organitzat (veure article Organitzant el Google drive), utilitzant els grups per compartir documentació i calendaris (veure article Compartint documents i calendaris amb grups de Google) i utilitzant usuaris per a càrrecs, l’inici de curs hauria de ser molt senzill, i no hauríem de tenir cap problema amb persones i càrrecs que no tenen permisos per veure documents o calendaris que els fan falta.