Combinar documentos de Drive, con Google apps script

scriptGoogle ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados ​​en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.

En este bloque intento dar herramientas TIC que no requieran conocimientos muy profundos de informática. En este caso de los Google script, para crearlos de cero serían necesarios conocimientos de programación en JavaScript, pero aquí veremos cómo aprovecharlos sin tenerlos, aprovechando scripts creados por terceras personas.

Como decía, la idea es simple. Crear una plantilla en un documento de texto, indicando que algunos datos las recoja de una hoja de cálculo. De esta manera prepararemos una carta modelo y el script nos creará automáticamente una carta personalizada para cada alumno (o familia).
Además, los documentos resultantes se pueden enviar por correo electrónico automáticamente.

Para poder realizarlo utilizaremos un Google script que se llama autoCrat.

Los pasos son muy sencillos:

  • Primero de todo vamos a crear un documento de texto en Google Drive que servirá de plantilla, poniendo los campos que queramos personalizar entre signos << >>.
    Por ejemplo:

combinar1_es

  • Después crearemos una hoja de cálculo de Google Drive, donde pondremos en columnas los campos insertados en el documento de texto.

combinar2_es

  • En esta hoja de cálculo, insertaremos el script. Para realizar-lo, seleccionemos el menú Herramientas, y elegimos Galeria de scripts. Buscaremos el script autoCrat V1-Espanol

combinar3

  • Instalaremos el script (tendremos que dar permisos al script para que pueda acceder a nuestro Drive y en nuestro correo).
  • Una vez instalado, veremos que en la hoja de cálculo ha aparecido un nuevo menú, de nombre autocrat.
  • Utilizarlo es muy sencillo, ya que está guiado y en castellano. Primero se indicará el nombre del documento de texto que nos hace de modelo, después la hoja de cálculo donde están los datos, luego nos permitirá poner alguna condición para filtrar qué datos se combinarán, asignaremos cada campo a una columna de la hoja y finalmente indicaremos si se envía por correo o no y si se crean documentos Drive o PDF.

Al final del proceso, se habrán creado tantos documentos como alumnos tengamos en la lista, con el siguiente aspecto:

combinar4_es

Scripts de Google interesantes para el mundo de la educación hay muchos. En próximos artículos intentaré comentar en otros que yo utilizo.

9 Responses to “Combinar documentos de Drive, con Google apps script”

  1. No uses autocrat en español. Es una versión antigua y funciona mucho mejor el autocrat original.
    Yo también he usado este script Y he contado mis experiencias en este blog:http://ticieso.blogspot.com.es/search/label/autocrat?m=0

    • A dice:

      Lo mismo si lo pones en cristiano, te puede entender, responder e incluso ayudar a mejorar unos cuantos cientos de miles de personas más; pero como sois tontos del culo o sea: catalanistas, pues os jodeis y os perdéis todas esas aportaciones y difusión del saber, que por otra parte pienso que debe ser la prioridad absoluta para un docente. Pero no hay caso. Allá vosotros y vuestra “ínsula”

      • Jaume Feliu dice:

        Lástima que en lugar de insultar no se te haya ocurrido ver que en la parte superior derecha hay un menú que permite cambiar el idioma.
        Cada artículo lo hago en catalán y en castellano.
        Y teniendo en cuenta que no obtengo ningún beneficio económico y que me lleva un tiempo, un agradecimiento no hubiera estada de más.

        • Beba Lago dice:

          Muchas gracias. Es cierto, a partir del tercer punto cambia a En aquest full de càlcul…y ya no se entiende, por más que pinches la versión de idioma correspondiente. Es una lástima, porque iba muy bien encaminado, sencillo y claro.

          • Jaume Feliu dice:

            Ah! Ahora lo entiendo. No me había fijado que me salté una parte de la traducción. Menos mal que tu tienes más educación. No hay problema, lo arreglo ahora mismo.

          • Jaume Feliu dice:

            Arreglado, pero del artículo hace dos años y Google ha realizado algunos cambios en los scripts, ahora llamados Add-on.

  2. Jaume Feliu dice:

    Yo suelo utilizar la versión en inglés que, como dices, tiene versión más actual. Aun así, la versió en español siempre me ha funcinado perfectamente. Y muchos profesores poco ágiles con las TIC (o sea muchos) agradecen mucho que esté en español. De aquí que haya recimendado la versión antigua.
    Eso si, hubiese faltado un apunte recomendando la versión inglesa para las personas que no les supone una dificultad añadida.
    Gracias por el apunte.

  3. germinal dice:

    Hola soy nuevo en esto y me haría falta un código para crear en drive documento con el adjunto de gmail.
    Muchas gracias

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