Oct, 2013

Gestión de revisiones en Google Drive

Esta herramienta se utiliza si se tienen documentos que no están en formato de GDrive ( Words , Excel , LibreOffice … ) y se desean modificar .

Pongamos el ejemplo que tiene un documento Word en su Google Drive y desea modificarlo desde un ordenador que no tenga instalada la aplicación del Google Drive , ya que si está instalada tiene el archivo en su disco duro .

Para hacerlo, tendrá que descargar el archivo Word , modificarlo y luego lo tendrá que volver a colgar .

Justo en ese momento, en el momento de colgar el documento, entra en acción la herramienta de gestión de revisiones. Si simplemente subimos el archivo en Drive , veremos que nos aparecen dos archivos con el mismo nombre pero con fechas de modificaciones diferentes .

Google drive, a pesar de que los archivos tengan el mismo nombre, no entenderá que sean el mismo archivo y mantendrá los dos .

Una solución sería eliminar el antiguo y dejar la nueva versión, pero si este documento estaba compartido o enlazado en algún lugar, tendremos un problema, ya que el enlace o la compartición dejarán de funcionar.

La forma más correcto es subir la nueva versión del archivo utilizando el gestor de revisiones. Entre en el Drive , seleccione el archivo que desea sustituir y con el botón Más elija la opción Administrar revisiones.

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Aparecerá un cuadro de diálogo con la opción de subir una nueva revisión.

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Una vez subido el archivo, verá que el Google Drive mantiene las dos versiones. Si está seguro de que la vieja ya no la necesita, puede liberar espacio eliminando con la cruz del lado.

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De esta manera, Google Drive sabe que es el mismo fichero y por lo tanto si lo tiene compartido o enlazado en algún otro lugar no habrá problemas.

Además, si su centro está con temas de calidad e ISO, se puede utilizar el Google Drive como almacén de documentos y controlar de esta manera las revisiones de los documentos.

Utilizar calendarios de GAFE (Google apps for education) para reservar aulas y recursos

El proceso de configuración no es sencillo, pero una vez hecha la configuración inicial, la utilización posterior si que es sencilla.

Configuración inicial


El administrador del GAFE debe entrar al panel de control y acceder a las propiedades de los calendarios. Allí tendrá la pestaña Recursos (Resources) donde podrá crear un calendario para un recurso. En el ejemplo, he creado un calendario para un aula de informática.

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Una vez creado, el administrador es quien debe compartirlo. Para hacerlo, primero debe encontrarlo, tarea que no será sencilla.

Debe acceder a sus calendarios y seleccionar la flecha de la derecha de Otros calendarios. Y elegir la opción Navegar por calendarios interesantes:

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Ahora debe seleccionar la pestaña Más y elegir Recursos interesantes para nombre del dominio.

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Finalmente le aparecerá la lista de calendarios de recursos que haya creado. Sólo tiene que suscribirse. Si lo hace, ya tendrá el calendario añadido a sus calendarios, como un calendario cualquiera. Si hay horas en que la sala ya está ocupada por clases ordinarias, el administrador las podrá añadir de la forma habitual en que se añaden eventos.

Ahora toca compartirlo con todos los profesores del centro. Se debe hacer igual que cualquier otra calendario y se dará permiso para ver toda la información de los eventos.

Si se comparte profesores con profesores una a uno, a estos les aparecerá directamente dentro de sus calendarios, en el apartado Otros calendarios. Si se comparte con un grupo de Google, para verlo los profesores deberán seguir el mismo procedimiento que el administrador (Navegar por los calendarios interesantes, pestaña más …), aunque para poder reservar recursos no es necesario que los profesores añadan el calendario.

Hasta aquí la configuración inicial.

Utilitzación de los calendarios de recursos


Cuando un profesor quiere reservar un aula, debe crear un evento en su calendario, en el día y hora en que quiere hacer la reserva.

Si edita el evento, en la parte derecha puede elegir la opción Salas. Si el aula está libre en esa hora, podrá seleccionarla y cuando guarde el evento quedará reservada.

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Si el aula ya estuviera reservada por algún otro profesor, el aula no aparecería.

Como decía, la utilización del calendario es muy sencilla, aunque será necesaria una formación para el profesorado. Pero vale la pena, ya que creo importante tener las herramientas de gestión centralizadas en una misma plataforma. Simplifica las cosas al profesorado.

Recibir avisos cuando se contesten formularios de Google

Primero vemos cómo crear estas notificaciones.

Se crea un formulario y su hoja de respuestas. Para crear esta hoja de respuestas hay que seleccionar el botón Elijir el destino de las respuestas.

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Después se cierra el formulario y se abre la hoja de respuestas. En el menú Herramientas, existe la opción Reglas de notificación.

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Se pueden configurar avisos para varias situaciones, y decidir si se desea un correo para cada situación o bien un resumen diario.

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Una vez visto su funcionamiento, muestro tres aplicaciones de los formularios que sin estos avisos por correo serían poco viables, ya que deberíamos estar constantemente mirando si alguien ha contestado o no. Algunas de ellas se podrían hacer directamente por correo, pero si se utiliza un formulario nos aseguramos de que quien responde el formulario nos indica los campos obligatorios que nosotros queremos.

  • Comunicación de incidencias de mantenimiento: si tenemos una site de organización interna de centro (opción muy recomendable) , podemos incrustar un formulario para que los profesores avisen de incidencias (ya sean de mantenimiento informático , de aulas …) . El responsable , que es quien habrá creado el formulario , recibirá un correo cada vez que alguien conteste el formulario indicando una incidencia.

  • Petición de entrevistas de los padres: Los padres pueden pedir entrevista con los tutores con un formulario . Así pueden eligir el día y hora que prefieren , dentro de las que les ofrecemos . Si además en el formulario hemos usado formlimiter (un google script que explicaré en próximos artículos) , podremos hacer que los horarios donde ya tenemos entrevistas con padres no salgan en el formulario.

  • Faltas en contra la normativa de convivencia: Si el centro se utilizan faltas de disciplina para imponer sanciones a los alumnos que no cumplen la normativa de convivencia, se pueden utilizar formularios para mantener un registro. El profesor que imponga una falta sólo tiene que rellenar un formulario con los datos y automáticamente queda registrado y se avisa al tutor que corresponde .

Solo he puesto tres aplicaciones a modo de ejemplo pero, evidentemente, en un centro educativo se pueden encontrar muchas más aplicaciones. Y no solo en el ámbito de gestión, sino en actividades con los alumnos. Si alguien usa estos avisos de los formularios para otras aplicaciones, estaré contento si lo comparte en los comentarios.

Monotorizar Google Drive

Esta herramienta nos da varios gráficos con información sobre el uso. En la siguiente imagen, a modo de ejemplo, nos indica los tipos de documento que hay almacenado en el Drive de nuestro dominio. Se puede ver que los documentos en formato Drive empiezan a ser bastante numerosos, aunque todavía no son mayoritarios.

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Podemos ver lo mismo, pero con los ficheros que nuestros usuarios tienen almacenados en su ordenador, en la carpeta de Google Drive.

spannig3

La aplicación ofrece otros gráficos interesantes: número de documentos, últimos creados, usuarios con más cuota ocupada …

Para instalar la aplicación, basta con ir a Google Marketplace y instalarla:

https://www.google.com/enterprise/marketplace/interstitialRedirect?domain=&productListingId=68+8583513728344480563&login=true

Una vez instalada, accediendo a la dirección https://freetools.spanning.com/stats/ se podrán consultar todos los gráficos.