Sep, 2013

Combinar documentos de Drive, con Google apps script

scriptGoogle ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados ​​en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.
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Google Drive: ¿compartir carpetas o documentos?

La idea es muy senzilla. Dirección, por ejemplo, crea una estructura de carpetas y asigna permisos a cada una (empezando por la carpeta superior, ya que los permisos se heredan de la carpeta superior). Un ejemplo sería:

  • Curos 2013-2014
    • Grupos
    • Horarios
    • RED (reuniones de equipos docentes)
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
      • 4t ESO
    • Guardias
    • Creditos de síntesis
      • 1r ESO
      • 2n ESO
      • 3r ESO
    •  …

La carpeta que hay que compartir es Curso 2013-2014 y, si se han asignado los permisos, las demás carpetas serán accesibles automáticamente. Si la carpeta Curso 2013-2014 se comparte con todos los profesores, mejor a través de un grupo (Compartiendo documentos y calendario con grupos de Google), todos recibirán un correo con el enlace. Al abrir la carpeta, veurán su contenido y un botón que les permite añadir esta carpeta a su unidad, para tenerla localizada siempre fácilmente. gdrive1Ya no será necesario compartir los documents individualmente. Poniéndolos en la carpeta correspondiente todos tendrá acceso inmediato y de forma organizada.

Eso si, cuando se cuelga un documento no se envía ningún correo. Si se quiere avisar, habrá que utilizar la opción Manda un correo a los colaboradores, que se encuentra dentro del botón Más (si se ha seleccionado el documento). gdrive2De la misma forma, se pueden crear carpetas para Departamentos, para Grupos de alumnos, etc.

Además, si un profesor nuevo se incorpora al centro, solo hay que proporcionarle el enlace de la carpeta inicial y automáticamente tendrá todos los documents anteriores ordenados perfectamente.

Me parece una manera senzilla de que todo el mundo tenga ordenados los documentos compartidos.