Jun, 2013

¿Que se dice por la red de nuestro centro?

Una solución para estar al día, es que alguien del centro realice periódicamente búsquedas en internet con palabras clave (tipo el nombre del instituto). Pero hoy en dia esta forma manual es mejorable para ser más eficientes.

Una forma mucho más automática, es utilizar el servicio Google alerts, que nos enviará mails con las actualizaciones de las búsquedas que programamos. Si hemos iniciado sesión con nuestro usuario de google, de forma muy sencilla podemos poner las palabras a buscar, el tipo de resultados y la frecuencia.

Un forma automática de recibir correos con las nuevas informaciones que aparecen en la red sobre nuestro centro.

Usuarios específicos para cargos del instituto

Al principio, esto puede parecer un poco caótico, pero a la larga traerá mejoras en la organización, sobre todo por dos razones. La primera es que el cambio de personas en los cargos será mucho mejor. Y la segunda, es que la persona que tenga un cargo tendrá mucho más organizados sus documentos y su correo.

Y más teniendo en cuenta que estos correos no sirven sólo para el mail sino que se utilizan para todos los servios de Google.
Se deberá formar bien al profesorado para que sepa qué correo debe utilizar en cada momento. Insisto, no sólo para enviar mails sino también para compartir documentos. Pero si lo conseguimos, evitaremos un montón de cambios de permisos y de documentos perdidos.
Al iniciar el curso, se cambian las contraseñas de los usuarios de los cargos y se dan a los profesores que ese año ocuparán el cargo en cuestión. Sin tener que hacer nada más, automáticamente ese profesor podrá:
  • Acceder a todos los documentos creados anteriormente por el usuario del cargo.
  • Editar documentos que, como profesor, sólo tenía permiso para visualizar.
  • Modificar los grupos de Google donde el usuario del cargo sea el propietario.
  • Visualizar y modificar sites que se hayan creado con el usuario del cargo.
  • Modificar calendarios que como profesor sólo podía visualizar.
Es importante remarcar la formación del profesorado a la hora de compartir archivos. Hay que tener muy claro si se comparte con un profesor o con el cargo que ocupa un profesor, ya que si se mezcla, entonces el caos si que puede ser monumental.
Por ejemplo, si el director de un centro es profesor de Ciencias Naturales, deberemos utilizar su correo nominal (nombreprofesor@nombreinstituto.es) para aquellos correo y documentos internos del departamento. También sería buena idea utilizar el correo nominal del profesor para compartir información con los alumnos. En cambio, por correos y documentos de organización de centro habría que utilizar el usuario del cargo, direccion@nombreinstituto.es.
Teniendo Google Drive bien organizado (ver articulo Organitzando Google drive), utilizando los grupos para compartir documentación y calendarios (ver artícul Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google) y utilizando usuarios para cargos, el inicio de curso debería ser muy sencillo, y no deberíamos tener ningún problema con personas y cargos que no tienen permisos para ver documentos o calendarios que les hacen falta.

Planificación estratégica de las tecnologías

Antes de entrar en el tema, habría que hacer una aclaración. En los centros educativos se distingue muy claramente entre las TIC (Tecnologías de la información y la comunicación) y las TAC (Tecnologías para el aprendizaje y el conocimiento). Las dos usan las tecnologías, pero las primeras implican más bien software, hardware, infraestructuras … y las segundas tienen más que ver con metodologías. Lógicamente sin TIC no hay TAC, pero las dos tienen mucha vida independiente.

Me centro ahora en las TIC, que tienen relación directa con la entrevista que os comentaba. Como introducimos los TAC en los planes estratégicos merecerá, seguramente, un artículo más adelante
En los centros públicos de Catalunya, el Departamento de Educación es quien monta toda la infraestructura básica. En los centros se nombra un coordinador TIC que no es más que un profesor (normalmente de Tecnología, de Ciencias o de Matemáticas) que es el responsable de un montón de cosas ajenas totalmente a su trabajo de profesor. Y, en la mayoría de los casos, ajenas a su formación.
El coordinador TIC tiene tareas donde recibe apoyo de empresas externas, como mantener los ordenadores y mantener la red interna, pero también tiene tareas que yo creo estratégicas en las que normalmente no recibe asesoramiento de un especialista, como gestionar el sitio web del centro, las redes sociales, el Entorno virtual de aprendizaje (Moodle o similar), el control de las faltas de los alumnos … Este coordinador tiene unas horas de reducción, pero sigue dando clases.
En las concertadas, el panorama está un poco mejor. Normalmente se contrata a una persona especialista en el tema para que lo gestione.
Pero, independientemente de la persona designada y de las cualidades que tenga, si que me parece que habitualmente no se le da la visión estratégica que debería tener. A mi juicio, sería necesario que en los planes estratégicos las TIC tuvieran más presencia, para tener muy claros los objetivos que se quieren conseguir.
Un poco la sensación que tengo, viendo como muchos centros utilizan las redes sociales, es que se hace a trompicones. Algún profesor encuentra interesante que el instituto tenga página en facebook y durante dos meses colgamos un montón de información. Esto suponiendo que el profesor en cuestión no cometa el error de crear un perfil de facebook en lugar de una página, lo que pasa demasiado a menudo.
Después, alguien piensa que deberíamos abrir también perfil en twitter y hacemos lo mismo, pero a la vez recordamos que teníamos una web que está un poco descuidada y la actualizamos. Más adelante alguien hace la observación que las familias no están suficientemente informadas y todos a correr a ver cómo lo arreglamos, sms? mails?
Sinceramente, me parece que todos los centros, concertados (que en general un paso por delante en este sentido) y públicos, deberíamos repensar el uso de las TIC. Diseñar un plan de comunicación, diseñar una organización de las TIC, asignar responsables e implantar indicadores para poder hacer un seguimiento del cumplimiento de los objetivos marcados.
Cada vez se dedican más esfuerzos y más horas a las TIC de un centro, y hay que tener muy claro que estos esfuerzos valen realmente la pena.

Organizando Google Drive

Cada uno ordena los archivos como le va mejor, pero si hay que tener en cuenta algunas normas básicas que nos pueden ayudar.

Los documentos que usamos, deben estar archivados en Mi unidad. Deben estar los que nosaotros hemos creado y los que nos han compartido.
Para poder hacerlo correctamente, primero debemos crear en Mi unidad un estructura lógica de carpetas y subcarpetas.

Para crear esta estructura hay infinidad de maneras. Las más habituales son dos. Hay quien lo hace por cursos, y dentro de cada curso subdivide en temas.

Y también hay quien directamente divide Mi unidad en carpetas para temas diferentes.
Sea como sea, lo más importante es tener una organización clara de cómo ordenamos los documentos y de qué guardaremos en cada carpeta.
Creamos los documentos a la carpeta/as correspondientes
Cuando creamos un nuevo documento lo podemos hacer directamente en la carpeta que tenga que ir, así encontrarlo no requerirá ningún esfuerzo. Si es un documento que tenemos en el ordenador y lo tenemos que subir al Drive, lo podemos hacer arrastrándolo directamente a la carpeta que le corresponde.
Movemos los documentos que nos comparten a la carpeta correspondiente.
Si nos comparten un documento (ya sea directamente o por grupos) recibiremos un correo avisándonos. Si quien comparte omite este envío, lo encontraremos en Compartido conmigo si nos lo han compartido directamente. Si nos lo han compartido a través de un grupo, recuerde que sin el mail no podremos encontrar el documento de ninguna manera (consulte el artículo Compartiendo documentos y calendarios con grupos de Google)
Sea como sea, una vez hemos localizado el documento y lo hemos abierto, tenemos que decidir si nos será necesario en un futuro. Si es así, conviene guardarlo en Mi unidad.
Con el documento abierto, utilice el botón carpeta que hay justo al lado del título.
Fácilmente podemos elegir en qué carpeta lo queremos guardar.
Si se sigue este procedimiento:
  • Recibimos el correo avisando que nos han compartido un documento.
  • Abrimos el documento.
  • Si es necesario utilizarlo en un futuro, movemos el documento a la carpeta de nuestra unidad que queramos, con el botón carpeta.

encontrar documentos en un futuro no será ningún problema.

Movemos carpetas compartidas.
De la misma manera que hemos movido archivos, también podemos mover carpetas compartidas. Si nos comparten una carpeta con subcarpetas y archivos dentro y lo tendremos que consultar más adelante, una muy buena idea es arrastrarla a nuestra unidad, dentro de la carpeta que tengamos creada que queramos.
ATENCIÓN que esto tiene un peligro para centros que ya estén funcionando con Drive. Si hasta ahora no hemos arrastrado carpetas a mi unidad, nos podemos encontrar con la situación que nos hayan compartido una carpeta y nosotros hayamos subido más archivos.
Si esta carpeta se mueve, como que dentro hay archivos que son nuestros, estos archivos se considera que cambian de lugar y por lo tanto el resto de usuarios no podrá verlos.
Por tanto, si no desea que desaparezcan archivos, NO mueva carpetas que tengan dentro ficheros creados por usted.
Si se encuentra en este caso, la mejor manera de localizar estas carpetas, es usar la opción Destacar.
Si destaca alguna carpeta le saldrá al hacer clic a la derecha, en destacados.
¿Y la aplicación de Google Drive que se instala en el ordenador?
Esta aplicación lo único que hace es sincronizar una carpeta del ordenador con Mi unidad. Por tanto, nos sirve como copia de seguridad de todo lo que tengamos en Google Drive (atención que los documentos que estén en formato Google Drive no los copia, sólo copia un enlace). Y nos permite hacer modificaciones a archivos cuando no tenemos internet en el ordenador que se sincronizarán automáticamente cuando el ordenador se conecte. Vaya, funciona como un Dropbox.

Rúbricas con el nuevo formato de Google Forms

Con el nuevo formato esto cambia. Se crea un archivo para el formulario y otro independiente para las respuestas. Así la reutilización es inmediata.

En la configuración del formulario, se indica qué hoja de cálculo de Google Drive servirá para las respuestas (puede ser una existente o una nueva). Cuando los usuarios respondan el formulario, en la hoja de cálculo aparecerán las respuestas.
Cuando se quiera volver a utilizar el formulario, sólo habrá que entrar e indicar que las respuestas vayan a otra hoja de cálculo.
Esto es aplicable, entre otras muchas cosas, la evaluación por rúbricas. Por la experiencia que tengo de los últimos cursos, entre el profesorado la evaluación por rúbricas es muy bien acogida, pero su utilización se ve frenada por la complicación de utilizar herramientas informáticas para recoger datos y gestionarlos de forma eficiente.

Con este nuevo formato de Google Forms, crear plantillas para los profesores es bastante sencillo.

  • Se pueden crear formularios que sean las rúbricas consensuadas por el claustro, para las puedan utilizar los alumnos para coevaluar o el profesor para evaluar a los alumnos.
  • Se pueden crear hojas de cálculos donde se haga el análisis de estas rúbricas: que se pueda ver qué respuestas ha recibido cada alumno, si ha mejorado respecto a una evaluación anterior, ver agrupaciones por grupo clase, calcular una nota de aquella rúbrica (aunque esto presenta muchas dificultades, ya que pasar de la evaluación cualitativa en la cuantitativa no es nada sencillo) …
Si el centro tiene estas plantillas creadas, el profesor sólo tiene que hacerse una copia del formulario rúbrica que quiere utilizar, hacerse una copia de la hoja de cálculo de análisis de respuestas y configurarlo para que las respuestas vayan a la hoja correcta.
La idea es prepararlo todo para que el profesorado no tenga que perder tiempo (y motivación) preparando hojas de cálculo y formularios, sino que realmente invierta el tiempo en aplicarlo en el aula.