Combinar documentos de Drive, con Google apps script

scriptGoogle ofrece a todos los que utilizamos sus servicios (Drive, Gmail, Formularios …) un plataforma muy potente para complementarlos. Es el Google apps scripts. Pequeños programas basados ​​en JavaScript que permiten añadir funcionalidades. El ejemplo que hoy quiero presentar es bastante habitual organizando un centro: crear cartas personalizadas tomando datos de una hoja de cálculo. Lo que en Word se llama Combinar correspondencia.

En este bloque intento dar herramientas TIC que no requieran conocimientos muy profundos de informática. En este caso de los Google script, para crearlos de cero serían necesarios conocimientos de programación en JavaScript, pero aquí veremos cómo aprovecharlos sin tenerlos, aprovechando scripts creados por terceras personas.

Como decía, la idea es simple. Crear una plantilla en un documento de texto, indicando que algunos datos las recoja de una hoja de cálculo. De esta manera prepararemos una carta modelo y el script nos creará automáticamente una carta personalizada para cada alumno (o familia).
Además, los documentos resultantes se pueden enviar por correo electrónico automáticamente.

Para poder realizarlo utilizaremos un Google script que se llama autoCrat.

Los pasos son muy sencillos:

  • Primero de todo vamos a crear un documento de texto en Google Drive que servirá de plantilla, poniendo los campos que queramos personalizar entre signos << >>.
    Por ejemplo:

combinar1_es

  • Después crearemos una hoja de cálculo de Google Drive, donde pondremos en columnas los campos insertados en el documento de texto.

combinar2_es

  • En aquest full de càlcul, inserirem l’script. Per fer-ho, seleccionem el menú Eines, i triem Galeria de scripts. Cercarem l’script autoCrat V1-Espanol

combinar3

  • Instal·larem l’script (haurem de donar permisos a l’script perquè pugui accedir al nostre Drive i al nostre correu).
  • Un cop instal·lat, veurem que en el full de càlcul ha aparegut un nou menú, de nom autoCrat.
  • Utilitzar-lo és molt senzill, ja que està tot guiat i en castellà. Primer s’indicarà el nom del document de text que ens fa de model, després el full de càlcul on estan les dades, després ens permetrà posar alguna condició per filtrar quines dades es combinaran, assignarem cada camp a una columna del full i finalment indicarem si s’envia per correu o no i si es creen documents Drive o PDF.

Al final del procés, se’ns hauran creat tants documents com alumnes tinguem a la llista, amb el següent aspecte:

combinar4_es

Scripts de Google interesantes para el mundo de la educación hay muchos. En próximos artículos intentaré comentar a otros que yo utilizo.

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2 respuestas a Combinar documentos de Drive, con Google apps script

  1. No uses autocrat en español. Es una versión antigua y funciona mucho mejor el autocrat original.
    Yo también he usado este script Y he contado mis experiencias en este blog:http://ticieso.blogspot.com.es/search/label/autocrat?m=0

  2. Jaume Feliu dijo:

    Yo suelo utilizar la versión en inglés que, como dices, tiene versión más actual. Aun así, la versió en español siempre me ha funcinado perfectamente. Y muchos profesores poco ágiles con las TIC (o sea muchos) agradecen mucho que esté en español. De aquí que haya recimendado la versión antigua.
    Eso si, hubiese faltado un apunte recomendando la versión inglesa para las personas que no les supone una dificultad añadida.
    Gracias por el apunte.

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