Per què, de moment, no utilitzaré les unitats d’equip de Google Drive?

Fa unes setmanes, Google va incorporar les Unitats d’equip al Drive. La veritat és que feia molt bona pinta i vaig posar-me de seguida a provar-les. Passat tot aquest temps de prova, de moment he decidit no utilitzar-les al centre. En aquest article n’explico els motius.

Si voleu provar-les, heu de tenir un compte amb G Suite for education, o bé tenir un amic que en tingui un i us en comparteixi una amb un compte vostre de Gmail. Si teniu G Suite, el vostre administrador haurà d’activar-les, ja que de moment, per defecte, estan desactivades.

Per fer-ho, l’administrador ha d’anar al Panell de control de G Suite, apartat Aplicacions / Drive / Configuració d’ús compartit. En la unitat organitzativa on vulgui provar-ho, ha de desmarcar l’opció d’impedir que els usuaris creïn unitats d’equip.

Un cop activades, apareix sota de la meva unitat.

Quins avantatges tenen aquestes Unitats d’equip?

  • La principal és que els documents d’aquestes unitats no tenen propietari. Cada document pertany a la unitat. Per tant, si l’usuari que ha creat documents dins la Unitat d’equip es dóna de baixa i s’elimina del sistema, no hi haurà cap mena de problema.
    En les carpetes i els fitxers que hi ha a la Meva Unitat i que es comparteixen això no passa. Sempre tenen un propietari i, si aquest s’elimina, caldrà abans traspassar la propietat a un altre usuari per no perdre els fitxers (tot i que en el panell de G Suite hi ha una utilitat per fer-ho fàcilment).
  • Les unitats d’equip tenen un permís nou que no tenen els fitxers i carpetes de la Meva Unitat. Es pot afegir usuaris que tenen permís d’edició, però no d’eliminació. Per tant, podran modificar els fitxers que hi hagi a la unitat i afegir-ne de nou, però no podran eliminar cap fitxer ni subcarpeta.

Fins aquí feia molt bona pinta. Però també té una limitació molt important que fa que de moment les descarti:

  • Les carpetes d’una Unitat d’equip no es poden compartir, només es poden compartir fitxers. O dit d’una altra manera, els permisos que s’assignen a la Unitat d’equip són per a totes les subcarpetes de la Unitat. És a dir, si assignem a la Unitat que els professors només tenen permís de lectura, no podrem fer que en alguna carpeta de la Unitat hi tinguin permís d’edició.
    Com podeu veure a la imatge, l’opció de compartir està desactivada.

I només aquesta limitació ja em fa descarta-les? Doncs sí. Inicialment jo li veia dues aplicacions molt clares:

  • Estructura de carpetes d’un centre: passar tota l’estructura de carpetes del centre a una Unitat d’equip? En un centre és molt recomanable que la direcció creï una carpeta, que comparteix amb tot el professorat, i a partir d’aquí vagi creant subcarpetes per tenir tota la informació ben ordenada i estructurada (veure article Google Drive: compartir carpetes o documents?).
    Seria molt interessant que aquesta estructura pogués ser una Unitat, ja que els documents no tindrien un propietari i els professors no podrien eliminar res.
    El problema està en la limitació. Evidentment, els permisos de les subcarpetes d’aquesta estructura no poden ser els mateixos per tothom. En algunes carpetes els professors només poden llegir, en d’altres poden editar i, d’altres, no poden ni tan sols veure-les. I això no es pot fer amb les Unitats d’equip.
    I l’opció de crear moltes unitat d’equip (una per subcarpeta) es descarta sola. Si es perd l’estructura i organització de la informació, ningú trobarà res i serà un caos.
  • Treballs en grups dels alumnes: crear una unitat d’equip per cada treball en grup que facin els alumnes. Aquesta opció encara feia més bona pinta. De fet, és clarament pel que està pensada aquesta utilitat, per crear equips de treball. Quan un grup d’alumnes hagués de fer un treball, podrien crear una unitat d’equip. Només un alumne tindria permís per esborrar elements (el que ha creat la Unitat). Els altres només editarien i afegirien. Els documents no tindrien propietari. Tot perfecte… fins que comptem el nombre de treballs en grup que fan els alumnes del meu centre. Fàcilment, cada curs fan entre 15 i 20 treballs.
    Això vol dir que un alumne, quan surt del centre, pot tenir 80 Unitats d’equip. I perquè som un centre petit que només fa ESO, penseu amb els centres que tenen Cicles i/o Batxillerat. Un alumne pot tenir més de 100 Unitats d’equip. I no les pot agrupar ni estructurar. Només les pot ordenar alfabèticament en ordre ascendent i descendent.
    Una de les competències digitals que treballem molt al centre és l’ordre de la informació. Organització del Drive en carpetes, Gestió del correu i arxiu amb etiquetes… I treballar amb tantes unitats d’equip ho impedeix.

I al centre no hi ha equips de treball on sigui aplicable? La veritat és que sí. Podria crear una Unitat d’Equip només per a l’equip directiu. O cada Departament també podria crear la seva Unitat d’equip. Però tenir la informació del centre a dos llocs diferents (Estructura de carpetes a la Meva Unitat i a les Unitat d’Equip) no m’agrada. A més, tampoc m’aportaria cap gran avantatge, ja que el tema de la propietat dels documents la tinc solucionada amb usuaris de càrrecs (veure article Usuaris específics per a càrrecs de l’institut) i no utilitzaria el permís de edició sense eliminació. Tant si la Unitat és d’equip directiu com de Departament, tots els membres haurien de poder eliminar igualment.

Així doncs, i per aquests motiu, de moment, descarto les Unitats d’equip. Segur que Google anirà introduint millores. I, en algun moment, afegirà l’opció de poder tenir permisos diferents en les carpetes d’una Unitat d’Equip. Aquell dia, sense dubtar-ho, sí que les utilitzaré: hi passaré tota l’estructura de carpetes del centre i no hauré de patir perquè cap professor n’esborri alguna per error (veure article Coses a vigilar si compartim estructures de carpetes en Google Drive).

One Response to “Per què, de moment, no utilitzaré les unitats d’equip de Google Drive?”

  1. Jesús ha dit:

    Interessant, Jaume

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *